Toplantılarda Yaşadığımız Sorunlar ve Öneriler

Bu yazımda sizlere toplantılarda karşılaşılabilecek sorunlar ve bunlara dair neler yapabiliriz aktarmaya çalışacağım. Konuyu anlatırken belirli bir toplantı ile sınırlamak istemediğim için genel olarak bir çok yere değindim. Burada anlattıklarım kendi hayatımda karşılaştığım tecrübelerdir. Bu sebeple bazı konular sizde tam karşılık bulamayabilir veya farklı düşündüğünüz noktalarda olabilir.

Konuya tam giriş yapmadan önce istişare konusunu ele almak lazım. Çünkü toplantı dediğimiz şey özünde istişarenin yapıldığı yerdir.

İstişare

İstişare, yapılacak bir işte, tecrübeli, emin ve bilgili kimselerle her yönden konuşmak, meşveret etmek (danışmak), sormak demektir. Bu anlam bağlamında konuya bakacak olursak yapılacak işin veya projenin durumuna göre ilgili ehil kişileri bulup proje veya fikirlerimizi bunlar ile çalışarak geliştirmemiz veya sorunlara çözüm üretmemiz daha yerinde ve doğru olacaktır. Bu tanım şimdilik aklımızın bir köşesinde kalsın.

Günümüzde ne yazık ki, bizim istişare yaptık diye düşündüğümüz konuların geneli bu kavramın anlamını karşılamamaktadır. Konu hakkında bilgisi olmayan toplantı üyeleri ile yaptığımız görüşmeleri ve neticesinde alınan kararları istişare ile aldığımızı sanıyoruz. Oysaki bir konu toplantıya gelmeden önce sahibi tarafından teferruatlıca araştırılmış, ehil kişiler ile görüşülmüş, istişare edilmiş ve o şekilde gelmiş olması gerekiyor.

Uzun zamanlarımızı alan toplantıların olması gerektiği gibi yapılmaması zaman ve performans kaybına neden olmakta ve zaman israfının önünü açmaktadır. Şimdi gelin bir toplantıda ne gibi sorunlar olabilir ve bunların üstesinden nasıl gelebiliriz bakalım.

Sorunlar

1. Genellikle kurumun işleyişi sırasında karşılaşılan sorunlar gündem olarak ele alınıp, toplantıya taşınmaktadır. İlgili kişiler ile bu sorunun çözülmesi yoluna gitmeyip bu sorunların toplantıda çözülmesini beklemektedir.
2. Fikir ve öneriler çalışılmadan gündem edilmektedir. Ortaya konulacak fikrin olumlu ve olumsuz yönleri, nasıl yapılacağı, bütçesi vb. aşamaları üzerine çalışılmamaktadır.
3. Toplantı süreleri haddinden fazla uzun olmakta, bu da toplantıların verimsiz geçmesine ve verimli sonuç elde edilmemesine neden olmaktadır.
4. Toplantıya gelmemesi gereken, birebirde çözülmesi gereken konuların toplantıya getirilmesi ve bunun neticesinde toplantının amacının değişmesi.
5. Toplantılarda söz almadan konuşulmakta, toplantı dışı konuların konuşulması konuların başka yere çekilmesine neden olmaktadır.
6. Çoğu karar ve konular müşterek olarak değil, baskın olan üyelerin kararına göre şekillenmektedir. Diğer üyeler (pasif üyeler) bu kararlara inanmamasına rağmen itiraz etmemektedir. Bu itiraz uygulamada karşımıza işin yapılmaması veya üzerine ehemmiyet verilmemesi olarak çıkmaktadır.
7. Toplantı öncesinde gündemlerin içeriği hakkında üyelere paylaşım yapılmamaktadır. Toplantıda öne sürülen gündemlerin içeriğinden üyeler bihaber olmaktadır. Bu da toplantı esnasında bu gündemler için üyelerden gelecek fikirlerin önceden düşünülmemesi, üzerine çalışılmamış olmasından kaynaklı ani ve sağlıksız fikirlerin ortaya çıkmasına sebebiyet vermektedir.
8. Kararı alınan konular uygulamaya geçmemekte ve ilerleyen zamanlarda tekrar gündem olarak gelmektedir.
9. Bir kişinin görüşünü benimsemeyerek söylediklerinin duygusal, hissi, alakasız, önemsiz veya saçma olduğunu ima etmek veya hissettirmek.
10. Toplantı sürelerini belirli kişilerin gündemleri ile harcayıp geriye kalan kısa vakitte diğer üyelerin gündemlerinin geçiştirilerek görüşülmeye çalışılmaktadır.

Öneriler

1. İşleyişte karşılaşılan, ekibi veya kişileri ilgilendiren sorunlar ilk önce birebirde çözülmeye çalışılmalıdır. İşin durumuna göre çözülemeyen konular bir üst amire aktarılmalı o da çözemez ise kendi bir üstüne aktarmak suretiyle hiyerarşi olarak soruna çözüm bulunana kadar bir üst amire konu aktarılmalıdır. Eğer konu en üst amire gelmiş ise son kararı o verir.
2. Toplantılara gündem olarak sunulmak istenen sorun, fikir ve öneriler gündeme sunulmadan önce proje olarak ele alınmalıdır. Bu bağlamda projenin amacı, içeriği, süreci, maliyeti, artı ve eksi yönleri yukarıdaki istişare usulüne göre çalışılmalı ve yazılı rapor haline getirilerek toplantıya gündem olarak sunulmalıdır. Projeye, üyelerden gelebilecek tüm sorulara cevap verebilecek şekilde çalışılmalıdır.
3. Toplantıların, içeriğine göre başlangıç ve bitiş süresi olmalıdır. Ortalama olarak bu süre toplantının verimi açısından bir-bir buçuk saati geçmemelidir.
4. Birebirde çözülmesi gereken konular toplantı başkanı tarafından gündem edilmemelidir. Eğer ki edilirse toplantının içeriği değişeceğinden üyelerin motivasyonu bozulacak ve zamanla o toplantı amaca hizmet etmediğinden dolayı üyeler isteksiz bir şekilde toplantıya katılacaktır.
5. Toplantıda söz alarak konuşulmalı ve herkese fikirlerini ve düşüncelerini aktarabilecekleri imkân verilmelidir. Aynı anda birden fazla kişinin konuşması toplantı başkanı tarafından engellenmelidir. Toplantıda, toplantı amacı dışındaki konuların konuşulmamasına özen gösterilmelidir. Bir iki dakikalık hal hatır sorma ya da o gün herkesin ilgilendiği bir konu hakkında konuşmak kabul edilebilir ama toplantı gündemi dışındaki konular konuşulmamalıdır.
6. Müşterek olarak alınması gereken bir karar var ise ve üyelerin geneli konuya sıcak bakmamasına karşın baskın karakterli olan kişilerin etkisinden dolayı alınan karar, karar değildir. İstişare de değildir. Bu sebeple zorumuza dahi gitse eğer ortak karar alınması gerekiyor ise çoğunluğun baskı altında kalmadan gönül hoşnutluğu ile oylaması çok önemlidir. Zaten bu şekilde olmayan konular üyeler tarafından benimsenmediğinden uygulamada sorunlar çıkmaktadır.
7. Toplantı öncesinde kurula sunulması düşünülen gündemlerin içeriği toplantı üyeleri ile paylaşılmalı ve fikirleri alınmalıdır. Bu paylaşım söz ile veya elektronik ortam ile olabilir. Buradaki en önemli nokta toplantıya gelecek olan kişilerin gündemler hakkında sağlıklı fikir sunmaları adına düşünme fırsatı vermektir. Aksi takdirde toplantı esnasında öğrenilen gündemlere ani, düşünülmemiş fikirlerin sunulması sağlıklı olmayacaktır.
8. Kararı alınan konular uygulamaya konulmamasından kaynaklı tekrardan gündem olarak gelmektedir. Bu tip durumlarda bu konu gündem edilmemeli ve takip edilmemesinin hesabı ilgili kişilere sorulmalıdır. Bu alışkanlık haline gelmiş ise yaptırım uygulanmalıdır.
9. Toplantıya katılan her üyenin görüş bildirme hakkı vardır. Hepimizin meşrebi ve yaşları bir birimizden farklı olmasından dolayı konulara bakış açılarımız da farklılık göstermektedir. Bizim, fikir beyan eden kişinin aklını, kalbini okumak gibi bir düşüncemiz olmamalıdır. Söylediği görüş belki bizi tatmin etmeyebilir ama ona saygı duymak zorundayız. Kimisi toplantıda gür sesle veya bağırarak konuşabilir, bu onun itiraz ettiği veya karşı çıktığı anlamına gelmez, başkalarından bizim meşrebimize saygı duymasını beklediğimiz gibi bizlerde başkasının meşrebine saygı duymalı onu anlamaya çalışmalıyız. Kişinin değinmek istediği noktaya odaklanmalıyız, onu susturmaya çalışmamalıyız. Unutmamak lazım ki susturulan kişi görüşü kabul ettiğinden değil, toplantıda ikili tartışmanın ve çatışmanın önüne geçmek için susar. Bu susma eylemi konu ile ilgili çalışmalarda işe özenmeme, zorluk çıkarma vb. sorunlar olarak karşımıza çıkacaktır.
10. Toplantı süresinin yönetiminden toplantı başkanı sorumludur. Toplantı başkanı herkese konusunu anlatacak adil süreler vermelidir. Özellikle belirli konulara vakit ayırıp geriye kalan konular geçiştirilmeye çalışılmamalıdır. Eğer buna devam edilir ise gündem getiren kişi kendisini değersiz hissedeceğinden gündem getirmekten vazgeçecektir veya getirse bile toplantıya gerekli ehemmiyeti vermeyecektir.

Bu sorunları ve maddeleri belki dahada çoğaltabiliriz. Toparlayacak olursak;

1. Karşımızdaki kişilerin insan olduğunu unutmamak ve insanca davranmak. Unutmayın! İşler bir şekilde yapılır önemli olan gönüller köprüsünü kurabilmektir.
2. Kişilerin konularını iyi çalışmış olmasını sağlamak, yol göstermek ve imkan sunmak. Unutmayın! Bir çalışanın işiyle ilgili performansını doğru tespit edebilmek istiyorsanız ona tam yetki vermeniz, hata yaptığınca usulünce uyarmanız ve yol göstermeniz gerekir. Diğer türlü yanılma ihtimaliniz yüksek olacaktır.
3. Yetki devrinden korkmamak ve ekibe inisiyatif verebilmek. Unutmayın! Güvene dayalı ilişki güven, kaosa dayalı ilişki kaos oluşturur.
4. Su gibi akıp geçen zamanı iyi değerlendirmek. Unutmayın! Zamanı geri getiren kimseyi gösteremezsiniz.

Sizlerde tecrübelerinizi paylaşırsanız bizlerde yeni şeyler öğrenmiş oluruz. Faydalı olması ümidiyle hayırla kalınız.