SharePoint Online toplam depolama alanı “SharePoint depolama alanı + Lisanslı kullanıcı sayısı x 10 GB” formulünü temel alır. Genellikle site kotalarını manual olarak ayarlarken varsayılan değer olan 25TB kullanıcıları yanıltır ve toplam kapasitenin 25TB olduğu sanılır. Aşağıdaki tabloda görebileceğiniz üzere F1 ve F3 dışındaki tüm lisanslarda az önce bahsettiğimiz 1TB + kullanıcı sayısı x 10GB kuralı geçerli. Bir sitenin ise maximum ulaşabileceği kapasite 25 TB’dır.
Bu sitelerin kullandığı depolama alanını kısıtlamak için ise SharePoint Yönetim Merkezi’nde Ayarlar>Site Depolama alanı sınırları seçeneklerine tıklayın. Burada “El ile” seçeneğini seçerek kaydedin.
Ardından depolama alanını sınırlamak istediğiniz sitenin üzerine tıklayın. Açılan pencereden Depolama alanı sınırı – Düzenle seçeneği ile sitenin kotasını belirleyebilirsiniz.
enant genelinde kullanabileceğiniz toplam alanı görüntülemek için ise Sharepoint Yönetim Paneli’ne giriş yaptığınızda Etkin Siteler menüsüne tıklayın. Ekranın sağ üstünde toplam Sharepoint kapasitesini göreceksiniz. Benim 25 kullanıcım bulunmakta. Bu nedenle varsayılan 1 TB SharePoint kapasiteme 25×10 GB daha ekleniyor ve toplam 1.24 TB kapasite elde ediyorum.
Ayrıca SharePoint depolama alanınızın dolduğuna dair bir uyarı alırsanız aşağıdaki adımları uygulayarak kullanılabilir alanı artırabilirsiniz.
1- Geri dönüşüm kutusunu temizleyin
SharePoint üzerinde silinen öğelerin bulunduğu dizindir. Buradaki içerikleri temizleyerek kotanızdan yer kazanabilirsiniz.
2- İkinci geri dönüşüm kutusunu temizleyin.
SharePoint’te silinen öğelerin 93 gün boyunca saklandığı ikinci bir geri dönüşüm kutusu bulunmaktadır. Geri dönüşüm kutusu altında minik bir uyarı şeklinde bu ikinci geri dönüşüm kutusuna bir erişim linki göreceksiniz.
Yine buradaki öğeleri silerek kotanızda yer açabilirsiniz.
3- Eğer gereksizse dosyaların versiyon geçmişlerini temizleyin. Bu işlem de kotanızda yer açmanız sağlar.
Bu işlemlere rağmen yeterli alan açamadıysanız geriye ekstra alan satin almak kalıyor. Yalnızca depolama alanı dolan kullanıcılara, Microsoft 365 Yönetim Merkezi’nde Faturalama>Hizmet Satın alın menüsü altında “Office 365 Extra File Storage” adında bir uzantı sunuluyor. Bu uzantıyı satin alarak ekstra depolama alanına sahip olabilirsiniz.
Ekstra depolama alanı ekleme ile ilgili aşağıdaki dökümana da göz atabilrsiniz.
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/commerce/add-storage-space?view=o365-worldwide