Robotik Süreç Otomasyonu (RPA), iş dünyasında devrim yaratan ve işletmelerin daha az iş gücü ile daha fazlasını yapmasını sağlayan bir teknolojidir. RPA; finans, BT, İK vb. departmanlarda çalışanların yoğun emek gerektiren manuel görevleri otomatikleştirmelerini sağlar, hata oranını en aza indirir ve zamandan tasarruf etmenize olanak tanır. RPA, en hızlı büyüyen otomasyon çözümlerinden biridir.
Robotik Süreç Otomasyonu Nedir?
Basit bir ifadeyle RPA, iş kurallarına dayalı olarak manuel ve tekrarlayan insan faaliyetlerini otomatikleştirmek için yapay zeka ve makine öğrenimi gibi gelişmiş yeteneklere sahip yazılım robotları olarak bilinen bilgisayar programlarının kullanılmasıdır. Bu teknoloji, yapılandırılmış verilere dayanır ve bir insanın iş akışını taklit edecek şekilde programlanır.
Çalışanlar, robotik süreç otomasyon araçlarıyla manuel ve rutin süreçleri otomatikleştirerek daha kritik günlük operasyonlara odaklanabilir. Bu, verimlilik ve beceri seti geliştirmede önemli artışlarla sonuçlanır.
Kurallara dayalı iş süreçlerini yönetmek için RPA botları dağıtılabilir. Bir bota ne yapacağını gösterdiğinizde, görevden uzaklaşabilir ve botun adımları doğru ve verimli bir şekilde yerine getireceğinden emin olabilirsiniz.
PWC’ye göre, iş faaliyetlerinin %45’i otomatikleştirilebilir ve bu, küresel işgücü maliyetlerinde 2 trilyon dolar tasarruf sağlar.
Tüm bu süreçler; daha fazla verimlilik sağlar, süreçlerde hızı artırır, hataları ortadan kaldırır ve departmanlarına personel eklemekten kaçınan şirketler için önemli avantajlar sağlar.
RPA, ekibinizin daha iyi müşteri ilişkileri geliştirmek ve daha büyük ölçekli görevlere odaklanmak için daha fazla zamana sahip olabilmesi için doğru ve zamanında sonuçlar üretir.
Küçük ve orta ölçekli işletmelerde en yaygın RPA kullanımlarından biri sohbet robotlarıdır.
İşletmeler Neden RPA Kullanmalıdır?
İşletmeler; toplu e-posta’lar oluşturma, PDF’ler ve taranmış belgeler gibi ortamlardan veri çıkarma, fatura oluşturma ve gönderme, çalışan geçmişi doğrulama ve bordro otomasyonu gibi çeşitli görevlerde RPA’yı kullanabilir.
Bir işletmenin tüm amacı gelir elde etmek olduğu için RPA, satış işlemlerini otomatikleştirerek tekliften nakit paraya geçmenize yardımcı olabilir. Böylece işlemleri sadece daha hızlı yürütmekle kalmaz, aynı zamanda daha yüksek bir doğruluk derecesiyle de gerçekleştirir. Satış odaklı operasyonel faaliyetlerin tamamı RPA tarafından devralınabilir ve bu da daha yüksek müşteri memnuniyeti sağlar.
RPA, veri yönetimi alanında da avantajlar sağlar. Dışarıdaki veri hacmi göz önüne alındığında, günümüzün ticari dünyasında üretilen verileri toplamak, entegre etmek, analiz etmek ve işlemek için RPA’ya sahip olmak muazzam bir avantajdır.
Son olarak, müşteri hizmetleri operasyonlarını iyileştirmek için de RPA’yı kullanabilirsiniz. RPA, müşteri hizmetlerinde tekrarlayan ve kolay görevlerin üstesinden gelmek için kullanılabilir. Böylece müşteri hizmetleri temsilcilerine müşterilere daha iyi bir deneyim sağlaması için daha fazla zaman bırakır. RPA; müşteri profillerini güncelleyebilir, fatura verilerini çekebilir, müşteri hizmetleri temsilcilerinin zamanını tüketecek diğer sıradan görevleri yapabilir.
Özetle diyebiliriz ki, RPA, aşağıdakiler gibi çeşitli amaçlar için kullanılır:
- Yüksek değerli, yüksek hacimli, kural tabanlı ve oldukça tekrarlayan görevler otomatikleştirme
- İş operasyonlarını basitleştirme ve optimize etme
- İş süreçlerinin yürütülmesini hızlandırma
- Hatasız bir çalışma ortamını kolaylaştırmak
- Rutin görevler için insan zekasına olan güveni azaltmak
- Maliyet verimliliğini yeniden ön plana çıkarmak
- İşletmelerin uyumluluğunu ve dayanıklılığını artırmak
- Ürün kalitesini iyileştirmek
- Müşteri deneyimini geliştirmek
- Çalışan katılımını artırma
Robotik Süreç Otomasyonu Nasıl Çalışır?
- İlk olarak, yazılıma, sistemlere ve uygulamalara giriş yaparlar.
- Sistem API’lerine bağlanırlar.
- Klasör ve belgeleri aktarırlar.
- Verileri kopyalayıp yapıştırırlar.
- Formları doldururlar.
- E-postalar, PDF’ler, belgeler vb. gibi çeşitli kaynaklardan yapılandırılmış ve yarı yapılandırılmış içeriği çıkarır ve analiz ederler.
- Veri tabanlarını okur ve yeniden yazarlar.
- E-posta’ları ve ekleri açarlar.
- İnternetten veri toplarlar.
- Hesaplamalar yaparlar.
RPA Ne Zaman Kullanılabilir?
RPA, çalışanlar tarafından gerçekleştirilen tekrarlayan manuel görevleri otomatikleştirmek için kullanılabilir. Veri girişi, veri çıkarma, e-posta işleme, ERP veri girişi, bordro işleme, çalışan katılımı, veri analitiği, müşteri hizmetleri yönetimi, veri yönetimi ve fatura işleme otomasyonu, bazı yaygın RPA örnekleridir.
RPA’yı Kimler Kullanır?
Farklı departmanlar kendi işlevleri için RPA’yı kullanabilir. RPA, veri yönetimi, insan kaynakları, çağrı merkezleri, BT hizmetleri, finans ekipleri ve daha fazlası için kullanılabilir.
Örnek vermek gerekirse:
Veri yönetimi: RPA botları, görevleri yürütmek için çeşitli kaynaklardan veri alabilir ve kullanabilir.
Talep işleme: Talepleri incelemek, onay veya ret bildiriminde bulunmak ve ödeme yapmak için botları kullanarak insan hatasını azaltabilir ve talep işlemeyi hızlandırabilirsiniz.
Ödenecek hesaplar: RPA, faturaları varışta kontrol etme ve işleme gibi sıkıcı görevleri üstlenebilir. Hesapların her zaman zamanında ödenmesini sağlayabilir ve satıcı ilişkilerini iyileştirebilir.
Robotik Süreç Otomasyonu RPA Türleri Nelerdir?
3 ana robotik süreç otomasyonu türü vardır: Katılımlı otomasyon, katılımsız otomasyon ve hibrit RPA. Her RPA türünün kendi avantajları ve dezavantajları vardır.
Katılımlı otomasyon: Bot veya aracının pasif olarak kullanıcının makinesinde bulunduğu ve kullanıcı tarafından belirli zamanlarda çağrıldığı bir otomasyon türüdür.
Katılımsız otomasyon: Arka ofis çalışanlarının iş yükünü azaltmanın harika bir yoludur. Yazılımın AI yeteneklerine ve karar vermenin gerçekleşmesine izin veren zekaya sahip olması nedeniyle bu tür insan müdahalesi gerektirmez.
Hibrit RPA: Hem katılımlı hem de katılımsız RPA botları, hem arka hem de ön ofis faaliyetleri için otomasyon sağlamak üzere birleştirilir. Bu, baştan sona süreç otomasyonunu sağlar.
Robotik Proses Otomasyonunun Avantajları Nelerdir?
Robotik Proses Otomasyonu, çeşitli avantajları olan büyüyen bir teknolojidir ve işletmelere birçok avantaj sağlar. Bu avantajlardan en önemlileri aşağıdaki şekildedir:
1. Kod bilgisi gerektirmez
RPA, herhangi bir kodlama veya programlama bilgisi gerektirmez. Çalışanların sadece RPA’nın nasıl çalıştığı konusunda eğitilmeleri gerekir. Bu sayede GUI (Grafik Kullanıcı Arayüzü) ve farklı sezgisel araçlar aracılığıyla kolayca bot oluşturabilirler.
2. Basit ve anlaşılırdır
BT’nin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, büyük işletmelerin çalışan sistemi yeniden tasarlamasını, değiştirmesini veya geliştirmesini engelleyen riskli veya karmaşık dönüşüm sürecidir. Ancak, RPA’daki dönüşüm süreci çok basit ve anlaşılırdır. RPA yazılım robotları, son kullanıcı sistemine insanlarla aynı şekilde erişmek için mevcut güvenlik, kalite ve veri bütünlüğü standartlarını takip eder. Bu yazılım robotları ayrıca her türlü kesintiyi önler, işlevsellik ve koruma sağlar.
3. Kullanıcı dostudur
RPA; kodlama, programlama veya derin BT becerileri gibi özel bilgiler gerektirmez. RPA yazılımı kullanıcı dostudur, anlaşılması ve kullanımı kolaydır. RPA araçları, yerleşik bir ekran kaydedici bileşeniyle fare tıklamalarını ve tuş vuruşlarını yakalayarak kullanıcıların hızlı ve zahmetsizce bot oluşturmasına olanak tanır. RPA yazılımlarından bazıları, “Görev Düzenleyici” yi kullanarak manuel olarak bot oluşturma ve düzenleme seçeneğini içerir.
3. Zengin bir analitiğe sahiptir
RPA yazılımı, robot iş akışlarının performansını değerlendiren yerleşik bir analitik paketi içerir. RPA analitik paketi ayrıca, her yerden erişilebilen merkezi bir konsoldan otomatikleştirilmiş işlevlerin izlenmesine veya yönetilmesine yardımcı olur. Robotlar, iş akışları ve daha fazlası hakkında temel ölçümler sunar. Analitik paket tarafından gerçekleştirilen analiz, kullanıcıların işlemleri izlemesine ve sorunları belirlemesine yardımcı olur. Her şey yerleşik olduğundan ve kutudan çıktığı gibi ayarlandığından herhangi bir entegrasyona gerek yoktur.
4. Yüksek güvenlik sağlar
Bir işletme otomasyon üzerinde çalışırken, daha fazla kullanıcı RPA ürünlerine erişim talep eder. Bu nedenle, sağlam kullanıcı erişim yönetimi özelliklerine sahip olmak önemlidir. RPA araçları, eyleme özel izinler sağlamak için rol tabanlı güvenlik yetenekleri atamak için seçenekler sunar. Ayrıca, botlar tarafından erişilebilen tüm otomatik veriler, denetimler ve talimatlar, herhangi bir kötü niyetli faaliyeti önlemek için şifrelenir. Kurumsal RPA araçları ayrıca, kullanıcıların eylemlerinin ve yürütülen her görevin ayrıntılı istatistiklerini sunar. Böylece iç güvenlik ve endüstri yönetmeliklerine uyumu sağlar.
5. Geliştirilmiş hız sağlar
RPA botları, belirli bir adım dizisini gerçekleştirmede oldukça verimli olduğundan, bir çalışanın tüm iş gününü tamamlaması gereken bir görev, bot tarafından beş dakikada yapılabilir. Kearney tarafından yapılan bir analize göre, botlar operasyonları ortalama bir çalışandan 20 kat daha hızlı işler.
6. Geliştirilmiş doğruluk sunar
Tekrarlayan mekanik işleri tamamlamak için döngüde bir insan olması her zaman bir risktir. Formları doldurmak veya verileri manuel olarak aktarmak gibi görevler, hataya açıktır.
Çalışanların bir Excel elektronik tablosundaki verileri kopyalayıp başka bir elektronik tabloya doldurmaları gerektiğinde, bazen bir şeyi iki kez yapıştırabilir veya yanlış elektronik tabloyu düzenlemeye başlayabilirler. İlk veriler temiz olsa bile, bu tür yoğun işlemlerden sonra hatalar görünebilir. RPA’nın en büyük avantajlarından biri, veri tutarsızlıklarını ortadan kaldırması ve hata sayısını azaltmasıdır.
7. Daha iyi uyumluluk sağlar
RPA faaliyetleri iyi planlandığından şeffaflık sunar. Tüm işlemler kolayca kaydedilebilir ve gözden geçirilebilir. Değişiklik günlüğüne her zaman erişim sağlar, süreçleri izlemek ve denetlemek için size daha iyi fırsatlar sunar. Herhangi bir sorun varsa, analizler yaparak sorunun ne olduğunu öğrenebilirsiniz.
8. Tasarruf elde etmenize olanak tanır
Bir görev için birkaç saat ayırmak, ilk bakışta o kadar da önemli görünmeyebilir. Ancak bu durum yüzlerce çalışan arasında ölçeklenirse, genel verimlilik düşer ve zaman kaybı yaşanır. RPA ile çalışanlar tarafından belki de günlerce yapılamayacak manuel işlemler kısa sürede halledilir.
RPA’nın Dezavantajları Nelerdir?
Aşağıda RPA’nın dezavantajlarından bazılarını bulabilirsiniz:
- RPA, verimsiz süreçleri düzeltmez. RPA’nın yapacağı tek şey kötü bir süreci hızlandırmaktır.
- Birisi RPA’ya ne yapacağını söylemelidir. RPA kendi kararlarını veremez. Örneğin, hangi tedarikçinin yeniden sipariş vermek için en uygun maliyetli tedarikçi olduğunu belirleyemez; bilgi bir kişiden veya yapay zekadan gelmelidir.
- Robotlar kırılgandır ve arayüz biraz değiştirilirse çökebilir.
- Yenilikçi düşünce yoktur.
- Diğer teknolojilerle karşılaştırıldığında maliyetli bir teknolojidir. Ancak, işçilik maliyetlerinin yüksek olduğu bir ülkede yaşıyorsanız, bu yararlı olabilir.
RPA’da Kaç Tür Robot Vardır?
RPA; görevler botları, meta botlar ve IQ botları dahil olmak üzere farklı türde botlar kullanır. Bu tip botların her biri otomasyon ihtiyaçlarına göre kullanılır. Görev botları, kural tabanlı görevlerin çoğaltılmasını ve yapılandırılmış verilerin işlenmesini otomatikleştirir. Meta botlar, front-end otomasyonu için kullanılan görsel yakalamaları gerçekleştirebilir. IQ botları, yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış verilerden bilgi çıkarır.
Robotik Proses Otomasyonu Kullanım Örnekleri
RPA; sağlıktan pazarlamaya, üretimden bankacılığa kadar çeşitli endüstrilerde kullanılabilir. Aşağıda robotik süreç otomasyonunun kullanıldığı sektörlerle ilgili bazı örnekler bulabilirsiniz:
Sağlık Sektörü
Sağlık sektörü, günlük operasyonlarında doğruluk, verimlilik ve ölçeklenebilirliğe güvenir. Hasta planlamasından faturalandırmaya kadar sağlık hizmetlerinin otomasyonu hasta memnuniyetini artırır, maliyetleri düşürür ve kaliteli bakımı iyileştirir. RPA, çevrimiçi zamanlama ve veri geçişi gibi kritik görevleri otomatikleştirebilir. Bu da üretkenliği artırırken ekibinize zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlayabilir.
Bankacılık
RPA, kredi işlemeden rapor oluşturmaya kadar, bankacılık ekipleri için rutin süreçleri kolaylaştırır. RPA, ekibinizin günlük görevleri tamamlayarak zamandan tasarruf etmesini sağlar. Bankacılıkta bir RPA kullanım durumu uzun bir süreçtir, genellikle manuel olarak tamamlanabilecek birden fazla adım gerektirir. En çok zaman alan adımları otomatikleştirmek için RPA kullanarak kapatma sürecini hızlandırabilirsiniz.
Finans
Finans sektörü; fatura göndermek, geç ödemeleri takip etmek ve müşteri verilerini ve fatura kayıtlarını güncelleme gibi işlevlerini tamamlamak için RPA’yı kullanır. Bu süreçler RPA ile kolayca otomatikleştirilebilir ve ekiplerin diğer önceliklere odaklanması için zamandan tasarruf etmesini sağlar. RPA, fatura işleme, vergi raporlama ve alacak hesapları gibi görevler için daha kesin bilgiler sağlamak üzere doğruluğu ve verimliliği artırabilir.
İnsan Kaynakları
RPA ile İK uzmanları, toplu e-posta’lar göndermek, veri ve kayıtları güncellemek, ekip üyelerini işe almak ve bordroyu yönetmek gibi günlük görevleri otomatikleştirebilir.
Örneğin, yeni bir çalışan işe alındığında, İK, bir günde olduğundan daha fazla zaman alabilen işe alım görevleri ve evrak işleriyle karşı karşıya kalır. RPA, karşılama e-posta’ları gönderme, yeni işe alma bilgilerini girme ve yeni çalışanı bordroya ekleme görevini otomatikleştirebilir. Bu otomasyon, zamandan tasarruf sağlamanıza neden olur.
BT
Birçok BT departmanı, insan müdahalesi gerektirmeyen rutin görevleri otomatikleştirmek için RPA’ya geçer. Siz de parola sıfırlama, yazılım yükleme veya güncelleme gibi görevler ile BT departmanına zaman kazandırmak için otomatikleştirmeye gidebilirsiniz.
İmalat
İmalat endüstrisi genellikle manuel görevleri otomatikleştirmek için RPA’ya geçer. Önceden, imalat departmanında çalışanlar günlerini envanter yönetimi için evrakları doldurmakla geçirirdi. Artık RPA yazılımı, faturaları ve evrakları otomatik olarak yönetebilir. Profesyoneller gerçek zamanlı envanter raporları alabilir ve ellerinde hangi ürünler olduğunu anlayabilir.
Müşteri Hizmetleri
Müşteri hizmetlerinde RPA, çok fazla zaman alan rutin görevlerde size yardımcı olabilir ve çalışanların daha iyi müşteri ilişkileri geliştirmeye odaklanmasına olanak tanır.
Ayrıca RPA destekli sohbet robotları, müşteri sorularını gerçek zamanlı olarak yanıtlamaya yardımcı olabilir. Müşterilerin artık bir temsilcinin sorularını yanıtlamasını beklemeleri gerekmez.
Perakende
Perakende şirketleri, doğru ve zamanında sonuçlar için süreçleri otomatikleştirmek için RPA kullanır. Sipariş işlemeden envanter yönetimine kadar, RPA zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlarken günlük görevleri kolaylaştırır.
Satış analitiği gibi genellikle daha çok zaman alan görevler, RPA aracılığıyla otomatikleştirilebilir ve geliştirilebilir. Bu otomasyon yazılımını kullanarak manuel veri girişini ortadan kaldırabilir ve mağazanızın satışları hakkında daha doğru raporlar alabilirsiniz.
Pazarlama
Sosyal medya izlemeden performans izlemeye kadar, RPA verileri analiz edebilir ve pazarlama kararları için raporlar oluşturabilir.
Yukarıdaki sizin için RPA ile ilgili merak ettiğiniz tüm soruların yanıtlarını vermeye çalıştık. Siz şirketinizde RPA’dan yararlanıyor musunuz? Yorumlarda bize yazın, bir sonraki güncellememizde içeriğimizi geliştirmek için kullanalım.
Eline sağlık.