Otomasyonla Hızlı Belge Oluşturarak zaman kazanın.
Birçok kuruluş için standart belge şablonlarını doldurmak insanların çok fazla zamanını alabilir. Bilgileri farklı sistemlerden bir Word belgesine kopyalamak birçok firma için manuel bir işlemdir. Zaman alıcı olmasının yanı sıra, bu manuel veri kopyalaması hataya da açık olabilir.
Microsoft 365’teki Power Automate’te sevdiğim şeylerden biri bu manuel süreçlere yardımcı olmak için ne kadar esnek olduğudur. Örneğin, Power Automate’in belge şablonlarını doldurma konusunda sizin için çok fazla iş yapabileceğini biliyor muydunuz?
Bu makalede, Power Automate’i kullanarak belge şablonlarınızı nasıl çoğaltabileceğinizi ve bu tekrarlayan görevlerden kaynaklanan manuel çabayı nasıl ortadan kaldırabileceğinizi ele alıyorum.
Not: Bu makalede yer alan adımlar, Power Automate Premium Lisansı gerektiren “Microsoft Word şablonunu doldur” Premium Bağlayıcısını kullanır.
Örnek Gereksinimler
Bu makalenin amaçları doğrultusunda çözümü aşağıdaki gereksinimlere dayandıracağım:
- Kuruluşumuzda personel için yeni dizüstü bilgisayarlar talep etme süreci vardır. Bu süreç, bir Word belge şablonunun doldurulmasını gerektirir. (Örneğin zimmet formu)
- Belgenin basılması ve yönetimden bir üye tarafından imzalanması gerekir.
Word’deki Belge Şablonları
Başlamadan önce, Word belgemizi Power Automate’in kullanabileceği bir şablona dönüştürmemiz gerekiyor. Şekil 1’de gösterildiği gibi örnek bir Word belgesi alırsak, ihtiyaç duyduğumuz yerlere yer tutucular eklemek için bunu nasıl güncelleyebileceğimize bakalım.
PowerAutomate’in doldurmasını istediğimiz formdaki her alanın bir içerik denetimine dönüştürülmesi gerekir. Bu, Word geliştirici menüsü kullanılarak yapılır. Word şeridinizde geliştirici menüsünü görmüyorsanız, Microsoft Word seçenekleri sayfasını açın ve “Şeridi Özelleştir” bölümünden kutuyu işaretleyerek Geliştirici öğesini şeride ekleyin (Şekil 2).
Şeridimizdeki Geliştirici seçenekleriyle, Power Automate’in bizim için güncellemesini istediğimiz metni vurgulayalım ve Şekil 3’te gösterildiği gibi geliştirici menüsünden “Düz Metin İçerik Kontrolü” seçeneğini seçelim.
Ayrıca geliştirici menüsünden “Özellikler” seçeneğini seçmek ve kontrolümüze Power Automate’te tanıyabileceğimiz bir isim vermek istiyoruz (Şekil 4).
PowerAutomate’ten güncellemek istediğimiz her alanı güncelledikten sonra belgemiz hazır. Şimdilik kaydedin ve SharePoint ortamımızı hazırlamaya geçelim.
SharePoint Online’ı Hazırlayın
Gereksinim bölümünde istekleri yöneten bir SharePoint listemiz olduğunu belirttim. Bu liste (Şekil 5’te gösterilmiştir) aşağıdaki sütunları içerir:
- Başlık: İsteğin başlığı (Düz metin alanı)
- Talep Eden: Talebi yapan kişi (Kişiler alanı)
- Gerekli: Dizüstü bilgisayara ihtiyaç duyan kişi için (A People alanı)
- Değiştirme: Dizüstü bilgisayarın bir değiştirme olup olmadığını soran bir seçenek (Bir Seçenek dosyası)
- Yedek Varlık Kimliği: Dizüstü bilgisayar bir yedek ise, önceki cihazın varlık kimliği nedir (Düz metin alanı)
- Gerekçe: Yeni dizüstü bilgisayar gereksiniminin gerekçesi (Düz metin alanı)
SharePoint sitemizde Word şablonumuzu da sitedeki belge kütüphanesine yüklüyoruz. Bu, ona Power Automate’ten erişilebilmesini sağlıyor.
Son olarak kullanıcıların isteklerini gönderebilmeleri için SharePoint listesi için bir form oluşturuyoruz (Şekil 6).
Otomasyon Akışını Oluşturun
Power Automate’ten, SharePoint için “Bir öğe oluşturulduğunda” tetikleyicisini kullanarak yeni, boş bir akış oluşturuyoruz (Şekil 7).
Akış içerisinde birkaç şey eklememiz gerekiyor. İlk olarak, tetikleyiciyi SharePoint listemize yeni bir öğe eklendiğinde başlayacak şekilde değiştirin (Şekil 8).
Sonraki adım, Word belge Şablonumuzu belge kütüphanemizden almak ve yeni isteğimize göre doldurmaktır. Bunu yapmak için, “Bir Microsoft Word Şablonu Doldur” eylemini ekleyin. Eylemi, daha önce yüklediğimiz belge şablonunu seçecek şekilde yapılandırın ve önceki adımdaki değerleri kullanarak gelişmiş parametreleri doldurun (Şekil 9).
Bu örnekte utcNow() ifadesini kullanarak tetikleyici eylemden ve geçerli tarihten çoğu parametreyi aldım.
Attığımız bir sonraki adım çıktı dosyasını oluşturmaktır. Bunu yapmak için akıştaki bir sonraki adım olarak SharePoint “Dosya oluştur” eylemini ekleyin. “Dosya oluştur” eyleminde, çıktı dosyasını depolamak istediğiniz siteyi ve klasörü seçin, ona bir başlık verin (bunu istekten aldım) ve önceki adımdaki Word içeriğini dosya içeriği olarak alın (Şekil 10).
Belgeyi PDF’ye dönüştürme, dosyaya bir bağlantı paylaşma veya e-postayla gönderme gibi ek adımlar ekleyebiliriz ancak bu örnek için bu adımları atlayacağım. İşiniz bittiğinde, akış Şekil 11’deki basit örneğe benzer görünmelidir, kaydettiğinizden ve ardından test etmeye geçtiğinizden emin olun.
Akışı Test Etme
Akışı test etmek için “test” düğmesine tıklayın ve manuel tetikleyiciyi seçin. Şimdi bir kullanıcının formu doldurmasını sağlayın. Şekil 12’deki örneğimde, SharePoint sitesine veya listesine erişimi olmayan kuruluştaki bir kullanıcı formu doldurur.
Akış testi sayfasında akışın nasıl ilerlediğini izleyebilir ve başarılı bir şekilde tamamlandığını görebiliriz (Şekil 12).
Daha önce belirttiğimiz SharePoint belge kütüphanesine baktığımızda form/listedeki bilgilerle dosya oluşturuluyor (Şekil 14).
Özet
Buradaki adımlar Power Automate için premium lisanslama gerektirse de, manuel süreçlerde tasarruf edilebilecek zaman çok büyüktür. PowerAutomate bu süreç optimizasyon görevleri için harikadır ve süreçlerinizi güncellemek için zaman ayırırsanız değeri çok hızlı bir şekilde telafi edebilir.
Bu örnek oldukça basit ve daha önce de belirttiğim gibi, Word belgeleri oluşturmak yerine bulut tabanlı onayların kullanılmasını öneririm ancak önceden var olan verilerden otomatik olarak belge oluşturma fikri size ciddi derecede zaman kazandırabilir 🙂
Okuduğunuz için teşekkür ederim.
Saygılarımla.
