Office 365 SharePoint Online’ın Gücü – Bölüm 2: SharePoint Online Sitelerinde Çalışmak

1.Bölümümüz de Office 365’ de Sharepoint Online’ ı teknik olarak nasıl yöneteceğimize dair ayrıntılar verdik. Şimdi artık Sharepoint Online Sitelerimizi incelemeye başlayacağız.

 

İlk bölümde de bahsettiğimiz üzere Office 365 hesabımızı aktif ettiğimiz de Sharepoint Online için de yapılandırma otomatik yapılıyor ve site koleksiyonumuz oluşturuluyordu. Oluşturulan site koleksiyonu İngilizce temel olarak oluşturulur. Tabi Sharepoint online sitemiz de bir çok dil desteğini açabiliriz bununla ilgili ilerleyen kısımda bilgi vereceğiz ancak, biz site koleksiyonumuzun da Türkçe temel alınarak oluşturulmasını istersek, eski Site koleksiyonumuzu silip yeniden site koleksiyonu eklemeliyiz. Yeni site koleksiyonu eklenirken, size temel alınacak dil seçeneği de sorulacaktır.

 

 

 

 

Site koleksiyonunu yeniden oluşturmayı tercih ederseniz, ekrandaki bilgileri eksiksiz doldurup, şablonunuzu seçip, saat diliminizi ayarlayıp kotalarınızı belirleyebilirsiniz. Site koleksiyonu yöneticisini de atadıktan sonra site koleksiyonunun oluşturulması için tamam butonuna basabilirsiniz. Buradaki özelliklerden, Kota, Kaynak, site koleksiyonu yöneticileri daha sonra da değiştirilebilir. Ancak temel alınacak şablon dili, ve seçtiğiniz şablon türü daha sonra değiştirilemez.

 

Oluşturmuş olduğum site koleksiyonu adresinden Sharepoint Online Sitemize giriş yapıyorum.

 

Adresi hatırlamazsanız bir çok yerden ulaşmanız mümkün. Bunlardan en rahat bulabileceğiniz yer ise yine ilk bölümde bahsettiğimiz Office 365 yönetici paneliniz deki ekip sitesi linkidir.

 

 

 

 

Sharepoint Online sitemize girdiğimiz de ilk gelecek olan karşılama sayfası seçtiğimiz şablona göre değişiklik gösterir. Biz ekip sitesi şablonunu seçtik.

 

 

 

 

Görüldüğü gibi ilk bakışta da Sharepoint Online ile kurum içi sunucu ile çalıştırdığımız Sharepoint siteleri arasında bir fark yok J

 

Birazdan anlatacaklarımız sadece Office 365 üzerinde Sharepoint Online ‘ a özel durumlar değildir. Ancak bu özellikleri Office 365 içerisinde Sharepoint Online ‘ da da sağlandığını göstermek üzere inceleyeceğiz.

 

Office 365 Sharepoint Online’ da Bazı Özellikleri Aktif Etme:

 

Sharepoint Online sitenizin site ayarlarına gittiğiniz de özelliklerin yer aldığı 2 alan görürüz. Bunlardan birisi Site koleksiyonu özellikleri diğeri ise Site özellikleridir. Site koleksiyonu özellikleri altında yer alan özellikler, tüm site koleksiyonunu kapsar. Yani açacağınız alt siteler de de geçerli olur ve bu özellikler sadece en üst düzey site olarak geçen ve değiştirmez isek ilk giriş yaptığımız adresten değiştirilebilir. Site özellikleri ise, en üst düzey site ve alt siteler için ayrı ayrı etkinleştirilip kapatılabilen özellikleri içerir.

 

 

 

 

Sharepoint Online yapısından tam anlamıyla faydalanmak için açmamız gereken özellikleri inceleyelim.

 

Site Koleksiyonu Özellikleri: Bu alandaki özellikler den açık olduğundan emin olmamız gereken özellik, “SharePoint Server Enterprise Site Koleksiyonu özellikleri” , “SharePoint Server Yayımlama Altyapısı” , ve hazır iş akışlarından faydalanmak istiyorsak, “İş Akışları”, “SharePoint 2007 İş Akışları” dır.

 

Enterprise site koleksiyonu özellikleri default olarak etkinleştirilmiştir. Değilse de etkinleştirin, daha sonra Sharepoint Server Yayımlama Alt Yapısı özelliğini etkileştirin.

 

 

 

 

Bahsetmediğimiz diğer özelliklere yeri gelirse değineceğiz. Şuan yapmaya çalıştığımız genel olarak Sharepoint Online üzerinde sitemizde, Sharepoint’ in kabiliyetlerinden faydalanmak üzere gerekli özellikleri açmak.

 

Son olarak site özellikleri içerisinde yer alan açmamız gereken özellikleri kontrol edelim. Bu noktada yeniden hatırlamakta yarar var, site eylemleri içerisinde yer alan özellikler oluşturacağınız alt siteler de açık olarak gelmez eğer alt site oluşturduysanız orada da açmanız gerekir.

 

Burada kontrol edeceğimiz 3 özellik var bunlardan 2si aktif olarak gelecektir. Ancak Sharepoint Server Yayımlama kapalı gelecektir. Bu özelliği de etkinleştirelim. Site koleksiyonlarında yer alan Sharepoint Server Yayımlama Alt yapısı özelliğini açmadan site eylemlerinde yer alan Sharepoint Server Yayımlama özelliğini aktif edemezsiniz. Yani ilk bahsettiğimiz özellikleri açmanız gerekiyor.

 

 

 

 

Bu özelliği de açtığımız da Sharepoint Online artık daha kapsamlı olarak kullanıma hazır. Zaten Site ayarları site eylemleri gibi menüleri incelediğiniz de daha önce görmediğiniz linklerin geldiğini görebilirsiniz. Diğer özellikler de kullanıma göre açabileceğimiz işlevlerdir. Biz temel olanları açmış olduk.

 

Şimdi de teorikten pratiğe geçelim ve kurumlarınız da Sharepoint Online’ ı nasıl kullanabileceğinize artılarına değinelim.

 

1-      Doküman Yönetimi :

 

 

Kurumunuz da file serverlar üzerinde barındırmaya çalıştığınız kontrolü ve yetkilendirmesi zor olan ama bir o kadarda kullanımı mecburi olan dokümanlarınız mutlaka vardır. Sharepoint Online ile bu dokümanlarınızı Cloud’ a aktarabilir, her yerden her an erişime hazır halde olmalarını sağlayabilir, sürüm kontrolü geri dönüşüm kutusu özellikleri, denetim özellikleri ile bu dokümanlarınızı üst seviyede koruyabilir ve kullanımlarını loglayabilirsiniz. Bu noktada ben sizlere, paylaşılan belgeler klasörü üzerinden anlatım yapmayacağım. Kurumların ihtiyaç duyacağı kullanım şeklinden bahsedeceğim. Bu aynı zamanda bir kullanım önerisi olarak alınabilir.

 

Dokümanlarınızı Sharepoint Online üzerinde yönetmeye karar verdiğiniz de ilk önerimiz, öncelikle bu dokümanlar için özel bir Doküman Sitesi oluşturmanızdır. Yani dokümanlarınızı ilk giriş yaptığımız en sitedeki kitaplıklarda yönetmenizi önermiyorum, bu hem karmaşaya hem yönetim zorluğuna hem de yetki takibi zorluğuna sebep olacaktır.

 

Sharepoint Online siteniz de, Site eylemleri-> Diğer Seçenekler sekmesinde yer alan site şablonlarından bu iş için oluşturulmuş “Belge Merkezi” site şablonunu seçerek doküman merkezimizi oluşturalım.

 

 

 

 

 

 

Dokümanlarınızı bu site içerisinde ister departman bazlı belge kitaplıkları oluşturarak ister başka şekilde kategorize etmiş olduğunuz kitaplıklar oluşturarak yönetebilirsiniz. Ayrı ayrı belge kitaplıkları dememin sebebi, eğer Sharepoint ürünü üzerinde yeni iseniz, tek belge kitaplığı üzerinde, klasör yönetimi ya da kümeleme kullanarak ayırma ve kullandırma yönetim açısından dikkat ve biraz bilgi birikimi gerekir. Yanlış izin dağılımları ve benzeri sorunlar canınızı sıkmasın istiyorsanız belge kitaplıkları oluşturup her kitaplığın izin sürüm kontrolü gibi ayarlarını rahatlıkla yönetebilirsiniz.

 

Kısaca bir belge kitaplığını Sharepoint Online üzerinde nasıl oluşturacağımızı, sürüm kontrolünü nasıl açacağımızı ve izinlerini nasıl yöneteceğimizi ekran görüntüleri ile gösterelim.

 

 

 

 

Sürüm Oluşturma Ayarları:

 

 

 

 

 

 

 

 

Kitaplık İzin Ayarları :

 

Yine Kitaplık Ayarlarından girip, “İzinler ve Yönetim” başlığı altından, “Bu belge kitaplığı öğesinin izinleri” linkinden ulaşabilirsiniz.

 

 

 

 

Aynı şekilde istediğiniz kitaplık ve listelere izin ve sürüm ile ilgili ayarları yapılandırabilirsiniz. Office 365 Sharepoint Online üzerinde yönetimimizin kısıtlanmadığını aslında burada görüyoruz. Doküman Yönetimi yapılandırmalarında kurum içinde çalıştıracağımız bir Sharepoint Ailesi ürünü ile aynı kabiliyetleri eksiksiz kullanıyoruz.

 

2-      Office Web Apps :

 

 

Kurum içi sunucularda yer alan uygun Sharepoint ürünümüze ayrıca kurulan ve ayrı olarak lisanslanan bu hizmet, Sharepoint Online ile beraber kullanıcılara sunuluyor. Office web apps ile ofis belgelerinizi tarayıcı üzerinden görüntüleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Yani, bilgisayarınızda herhangi bir ofis kurulumu olmadan Sharepoint Online içerisinde yer alan ofis belgelerinizi tarayıcı da açabilir ve düzenleyebilirsiniz. Bunun dışında belgeleriniz de eş zamanlı çalışma imkanı da sunar ki bu çok önemli bir fayda sağlar.

 

Office web apps, Sharepoint Online Site ayarlarında ite koleksiyonu özelliklerin de yer alır ve default olarak etkinleştirilmiş gelir.

 

 

 

 

Ofis belgelerinizin varsayılan olarak belgeyi tıkladığınızda, tarayıcıda mı yoksa ilgili masaüstü istemcisinde mi ( excel,Word v.s.) açılıp açılmayacağına karar verebilirsiniz. Normal şartlarda Office web apps etkin ise, belgeler tarayıcıda açılırlar. Site Koleksiyonu genelinde bu ayarı değiştirmek isterseniz yine site koleksiyonu özelliklerine gidip “Belgeleri Varsayılan Olarak İstemci Uygulamalarında Aç” özelliğini etkinleştirmeniz gerekir. Böylece artık ofis belgelerinizin direkt tarayıcıda açılmaz istemci uygulamada açılır. Tarayıcı da açmak isterseniz, belgenizin kulakçığından menüyü açıp menüden seçim yapabilirsiniz.

 

 

 

 

 

 

Site koleksiyonunda istemci uygulamada açmayı aktif ettiğiniz de oluşturulan her belge kitaplığındaki belgeler istemci uygulamada açılacaktır. Ancak istediğiniz kitaplıktaki belgelerin tarayıcıda açılmasını ayarlayabilirsiniz. Bunun için yapmanız gereken ilgili kitaplığın kitaplık ayarlarına giderek, gelişmiş seçenekler linkine tıklamanız ve ardından “Belgeleri tarayıcıda açma” seçeneklerinden birini seçmenizdir. Yani her kitaplığınıza özel değişiklik yapabilirsiniz.

 

 

 

 

Sharepoint Online üzerinde aynı excel dokümanı üzerinde eş zamanlı olarak birlikte çalışma örneği de verelim;

 

Örneğimiz de “serkan konak” ve “test user” kullanıcıları muhasebe bölümüne ait kitaplıkta yer alan deneme.xlsx kitaplığında aynı anda beraber tarayıcı üzerinden çalışacaklar.

 

İki kullanıcı ayrı ayrı tarayıcılar kullanıyorlar ve deneme belgesine, tarayıcıda düzenlemek üzere giriş yaptılar.

 

 

 

 

Sharepoint Online Office web apps sayesinde, gördüğünüz üzere aynı belgeye tarayıcı ile bir çok kullanıcı dahil olabilir ve belge üzerinde çalışabilirler, tarayıcıda düzenlemek üzere açılan belge de kaydetme ihtiyacı yoktur, sütund yaptığınız her değişimle beraber belge otomatik kaydedilir, beraber çalışırken de bir kullanıcı bir sütunda veri girdikten sonra o sütunu terkeder terketmez diğer kullanıcılar bu değişikliği görürler. İster kurum içinde ki arkadaşlarınız ile, isterseniz Sharepoint Online Dış Kullanıcılar yardımıyla firma dışında olan ancak beraber çalışmanız gereken kullanıcılarla belgelerinizde gerçek zamanlı olarak birlikte çalışabilirsiniz. Dış Kullanıcı ile ilgili ayrıntılı bilgiyi ilk bölüm de vermiştik. Sharepoint Online Office web apps üzerindeki çalışmaların tarayıcı bağımsız olduğunu istediğiniz tarayıcı ve platform ile giriş yapabileceğinizi de belirtmekte yarar var.

 

3-      Infopath Form Services:

 

 

Son olarak Infopath form services özelliklerini Office 365 Sharepoint Online ile kullanmayı inceleyeceğiz.

 

Infopath Designer 2010 nedir? Ne İşe Yarar?

 

Infopath Designer 2010 Word, Excel gibi Microsoft Office’ e ait bir üründür. Masaüstü uygulama olarak çalışır. Form tasarım aracı olarak kullanılır. Ancak yetenekleri inanılmaz denebilecek kadar geniştir. Biz Infopath Designer’ ı bu aşamada tamamen incelemediğimiz den bize lazım olan yetkinliği olan “form tasarım aracı” olması ile ilgili bilgiyi bilmemiz şimdilik yeterli. Microsoft Office Pro Plus paketleri içerisinde yer alır. Yani Infopath ile çalışacaksanız, Microsoft Office Pro Plus’ a ihtiyacınız var.

 

Infopath Form Services Nedir?

 

Temel olarak Infopath Designer ile düzenlenmiş formların Sharepoint tarafında tarayıcı desteği ile çalışmasını yürüten servistir. Infopath formunuzda ki dış veri bağlantıları gibi diğer düzenlemeleri de kontrol eden ve yöneten servistir. Bu servis kurum içi kullanımlarda Sharepoint Server Enterprise lisans modelinde gelir. Office 365 Sharepoint Online’ da ilgili paketler de yer aldığını görüyoruz.

 

Infopath form Services Neden Bu kadar Önemli?

 

Sharepoint Server ürünleri üzerinde çalışan firmalarda gördüğüm deneyimlere baktığım da kurumların kendilerinin ya da danışmanlık yapan diğer kurumların ağırlıkla, özellikle süreç yönetimi ve benzeri gelişmiş modüller de kod yazma, kod geliştirme ile durumu çözümlemeye çalıştığını görüyorum. Bu tabi ki bir çözümdür. Ancak aynı kurumlardan aldığım en önemli geri bildirim ise, yapılan bu modül ve formları yönetemediklerini, geliştirirken sürekli başkalarına ihtiyaç duydukları, çıkan sorunlar da ise çözümsüz kaldıkları gibidir.

 

İşte tamda bu noktada infopath form services, bu soruna tam bir çözüm haline gelerek önem kazanıyor. Infopath form services yardımı ile, bir firmanın tüm süreçlerini kontrol altına alabilecek form ve süreçleri oluşturabilirsiniz. Bu formlar kurallar koşullar ile yönetildiğinden, akıllı formlardır, daha iyisi ise tamamen kontrole geliştirmeye açık kod kullanılmadan çalışan form yapılarıdır. Infopath kabiliyetleri gereği üzerinde kod geliştirmeye de izin verir. Ama benim iddiam buna gerek kalmadığı yönündedir. Ayrıca kod geliştirme yapıldığı anda form şablonu artık administrative templates haline gelir ve yayımlamak için central admin üzerinde önce admin onayına girmelidir. Diğer yöntemle ise, yapılan değişiklik hızlı yayımla tuşu ile anında Sharepoint ortamına yansır. Neler yapılabilir diye düşünecek olursak sınırımız mantık çerçevesinde hayal gücünüzdür. CRM uygulamaları, Satın Alma uygulamaları, Dış ticaret yönetimi, Kalite Yönetim Sistemleri artık aklınıza ve ihtiyacınıza göre ne gerekiyorsa.

 

Listeleri Infopath Formunda Özelleştirme:

 

Sharepoint Online üzerinde oluşturduğunuz listeleri gerek gördüğünüz de Infopath le özelleştirebilirsiniz. “Neden bunu yapalım ki” derseniz, liste formunuzun tasarımı hoşunuza gitmemiştir, formunuza bazı kurallar eklemek istiyorsunuzdur, liste formunuzu süreç yönetiminizde kullanacaksınızdır, yani çok fazla cevabı olabilir J .

 

Örneklemek üzere, Sharepoint Online ‘ da gördüğümüz “Görevler” listemizi özelleştirelim.

 

Görevler listenize girin, daha sonra ribbon menü de yer alan “Liste Araçları” sekmesinden “Liste” ye tıklayın. Ribbon menünün sağ tarafında “Formu Özelleştir” linkini göreceksiniz. Bu linkin üstündeki logo da Infopath’ e aittir. Bu linke tıklayın, ardından Görevler Listenizin form görünümünün Infopath Designer 2010 ‘ da açıldığını göreceksiniz. ( Infopath form designer 2010 kendi bilgisayarınızda yüklü olmalı, bu linkin aktif olması için, Internet Explorer ile bu işlemi yapıyor olmalısınız).

 

 

 

 

Görevler liste formumuz artık bizim kontrolümüzde.

 

Birkaç değişim belirleyelim basitçe bunları infopath designer ile yapıp formumuzu geri yayınlayalım.

 

Yapacaklarımız; Öncüller, sütununu ekrandan kaldıracağız, Açıklamayı zorunlu alan haline getireceğiz.

 

Başlık ,Açıklama, Başlangıç ve bitiş tarihlerinin boşken sarı renkli olmasını sağlayacak kuralları ekleyeceğiz.

 

Öncelikle öncülleri ekrandan kaldıralım. Çok basit bir işlem. Öncüller yazan kısımdan ilgili satırı komple seçip delete tuşuna basın. Ekrandan kalktı J Yalnız sütunu silmedik sadece ekrandan kaldırdık eğer silmek te istersek hemen sağdaki alan dan öncülleri bulup kulakçığından “sil” diyerek ile silebiliriz.

 

 

 

 

Boşken sarı renkte olacak alanlarımıza kuralları koyalım. Bunun için Infopath’ de hazır kural yer alıyor, dilerseniz kendiniz de, ilgili alanlarda biçimlendirme kuralı olarak oluşturabilirsiniz. Hazır olan kuralı ekleyelim.

 

 

 

 

Başlık alanı için ilgili kuralı ekledik. Kuralın otomatik olarak eklendiğini görebiliriz.

 

 

 

 

Başlık için oluşturduğumuz bu kuralı kopyalayıp diğer istediğimiz alanlara yapıştıracağız.

 

Bunun için ilgili kuralı seçip “Kuralı Kopyala” düğmesine basıp daha sonra diğer ilgili alanları seçip kuralı yapıştırmak.

 

 

 

 

 

 

Bu kadar basit J .

 

Yaptığımız değişimlerin geçerli olması için Hızlı Yayımla butonuna basarak, formumuzu Sharepoint Online’ a publish ediyoruz.

 

 

 

 

Gidip değişikliklerimiz geçerli olmuş mu kontrol edelim.

 

 

 

 

Evet, yaptıklarımızın forma yansıdığını görüyoruz. Bu basit bir biçimlendirme kuralı ile yaptığımız işlemdi. Infopath ile ilgili yapılabilecekler çok kapsamlı olduğundan bu makalede bunlara değinmeyeceğiz. Amacım sizlere, Sharepoint Online’ ın bu imkanları sunduğunu göstermektir.

 

Aynı şekilde Infopath formunuzda boş form açıp kendi formunuzu hazırlayıp Sharepoint Online üzerinde form kitaplığına göndererek kullanılmasını da sağlayabilirsiniz.

 

2 Makale de özellikle anlatmaya çalıştığım, Office 365 Sharepoint Online ‘ ın bize tanıdığı imkânların ne kadar geniş olduğuydu. Bu işlemleri kurum içi Sharepoint ürününüz de de gerçekleştirebilirsiniz ancak lisanslama maliyeti, sunucu bakım ve yönetimi, ortak çalışma imkânları ve güvenliği gibi unsurlar göz önüne alındığında kendi adıma diyebilirim ki Office 365 Sharepoint Online gücünüze güç katacak şekilde hazırlanmış çok başarılı bir Cloud ürünü.

 

Bu ürünün kabiliyetleri ürünün yeni yayılmasından ötürü tam net görülmediğinden örneklerle destekleyerek belli başlı özellikleri nasıl kullanabileceğinizi göstermeye çalıştım.

 

Faydalı olması dileğiyle…