Makalemin ilk bölümünde etiketleme hakkında bolca tanım içeren bilgiler paylaşmıştım. Ne olduğu, neden kullanıldığı, teorik olarak nasıl çalıştığı ve benzeri. Bu bölümünde ise artık sunucu ara yüzü ile beraber uygulamalı olarak etiket kullanımını detaylandıracağım.
Öncelikle teorik olarak nasıl çalıştığınız görmüştüm şimdi uygulamalı olarak nasıl çalıştığını görelim;
Öncelikle kâğıt üzerinde şirket içi çalışan grupları ile görüşüp bir taslak çıkarmalısınız. Yani benim kaç çeşit etikete ihtiyacım var.
Şirket İçi
Şirket Dışı
Gizli
Çok Gizli
Yönetici Özel
Ortak Özel
Müşteri Veriri
Muhasebe Verisi
Finans Verisi
Reklam Verisi
Bilgi Sistemleri Verisi
Gibi önce bir taslağınız olmalı. Daha sonra bu taslak için kabaca tanımlamalar yapmalısınız. Yani içerisinde ne bulunması durumunda bir doküman gizli olarak etiketlenecek. Bir sonraki aşama ise etiketler için kurallar yani gizli olarak sınıflandırılmış, etiketlenmiş bir dokümana ne olacak?
Bunları kâğıt üzerinde hazırladıysanız gelin o zaman ilk etiketimizi oluşturalım.
Örneğin güncel konulardan olan kişisel verileri koruma kanunu gereği şirketinizdeki müşteri verilerini sınıflandırmak istediğinizi düşünelim.
Etiketimizin ismi “Müşteri Verisi” olsun. Bu etiketi oluşturmak için öncelikle etiketler bölümüne geliyorum
Ardından Create a label bölümüne tıklıyorum
Etikete bir isim ve açıklama yazıyorum.
Bir sonraki bölümde ise bu etiket ile sınıflandırılmış olan bir doküman için retention ayarlarının aktif olup olmayacağına karar veriyoruz. Eğer bir saklama sınırlaması istiyorsak bu ayarı aktifleştirebilirsiniz.
İlk seçenek, örneğin 7 yıl sonra bu dokümanı olduğu gibi bırakacak şekilde ayarlıdır. 7 yıl sonra veya ayarlayacağınız bir süre sonra bu dokümanın gözden geçirilmesini istiyorsanız ortadaki seçenek olan “Trigger a disposition review” bölümünü işaretleyebilirsiniz.
Burada önemli bir uyarı yapmak istiyorum. Belirli bir süre sonra gözden geçirme için beni uyar seçeneği olan bu seçenek, ilgili tarih geldiğinde size bir bilgilendirme maili gönderir. Ancak bu SharePoint, OneDrive, ve sites for Office 365 groups içerisindeki dokumanlar için geçerlidir. Ancak Exchange, Skype, public folders, veya Office 365 grup posta kutuları için çalışmamaktadır. Eğer bu bölümlerden birindeki bir doküman için sınıflandırma yapılır ise süre dolduğunda bu veriler silinecektir.
Eğer belirtilen süre sonunda içeriğin otomatik olarak silinmesini istiyorsanız bu durumda “Delete the content automatically” bölümünü işaretleyebilirsiniz.
Buradaki asıl amaç dokümanların ilgili süre boyunca saklanmasıdır. Yani aslında siz burada 7 yıl diyerek 7 yıl boyunca bu verinin silinmesini engellemiş oluyorsunuz. 7 yıl sonra ise ne olacağına karar veriyorsunuz.
Eğer silinmesini engellemek istemiyor ve yine belirli bir süre sonra otomatik silinsin istiyorsanız ise aşağıdaki kutucuğu işaretlemeniz gerekli;
Bu durumda bu dokümanı kullanıcı istediği bir zamanda silebilir, ancak olurda kendisi silmez ise sistem otomatik olarak 1 yıl veya seçeneğiniz süre sonunda silecektir. Hemen yine bu bölümde yer alan “Retain or delete the content based on” seçeneği ise yukarıdaki iki ana seçenek olan retain yani saklama veya delete yani silme ilkeleri için zaman standartını belirler. Yani saklama veya silme için verilen 7 yıl, 1 yıl veya seçeneğiniz süreyi hesaplarken neyi temel alacağını belirtmiş oluyoruz. Doküman oluşturma tarihi, değiştirilme tarihi veya etiketlenme tarihi. Varsayılan tarih oluşturulma tarihidir.
Bu son bölümde ise;
İçerik bir kayıt (record) olarak sınıflandırılırsa kullanıcılar içeriği düzenleyemez, silemez, etiketi değiştiremez veya kaldıramaz. Ancak yine de içeriğin meta verilerini düzenlemeye devam edecekler.
Son durumda yaptığınız ayarları kontrol edip “Create this label” düğmesine basınız.
Son durumda etiket sayfamız yukarıdaki gibi görünecektir.
Şimdi sıra bu etiketi dağıtmaya geldi.
Label policies bölümüne geliyoruz ve publish labels bölümüne tıklıyoruz;
Daha sonra choose labels publish linkine tıklıyoruz
Daha sonra Add diyerek oluşturduğumuz etiketi seçiyoruz
Etiketimizi seçtikten sonra next diyerek ilerliyoruz
Bu bölümde son kullanıcıların bu etiketi hangi platformların üzerinde görüntüleyeceğini seçiyoruz. All location diyebiliriz veya let me choose specific locations diyerek aşağıdaki gibi tek tek seçim yapabiliriz;
Bu bölümde exclude account linki sayesinde bu etiketleri görmesini istemediğimiz kullanıcıları da hariç tutabiliyoruz.
Policy için bir isim belirliyoruz.
Son olarak gözden geçirip publish ediyoruz. Burada bir uyarı yazısı var. Etiketlerin kullanıcılarda görünmesi ortalama 1 gün alabilir. Ek olarak posta kutusunda en az 10MB ve üstü veri olanlarda çıkacağını da belirtiyor.
Bu etiketlerin kullanıcı tarafındaki etkilerini görmeden önce isterseniz sunucu tarafında bir de otomatik sınıflandırma ilkesini görelim.
Hızlıca bir tane etiket yaptım ve bunu şimdi otomatik olarak sınıflandırma – etiketlendirme için kullanacağım
İlk olarak otomatik olarak uygulanacak etiketi seçmem gerekli; choose a label to auto-apply linkine tıklıyoruz;
Yeni oluşturduğum “Otomatik Sil 1 Yıl” etiketini seçiyorum. İsminden de anlaşılacağı üzere bu etiket ile etiketlenmiş her doküman 1 yılın sonunda otomatik olarak silinecektir.
Örneğin şirketler müşteri verilerini maksimum 5 yıl saklıyoruz gibi firma politikaları kullanıyor ise bu tür etiketleri kullanabilirler. Diyelim ki 5. Yılın sonunda veri silindi, bir şekilde 7. Yılda lazım olur ise en kötü yıllık tutan yedeklerden bu veriye tekrar ulaşılır.
Etkiketi seçtikten sonra next diyerek ilerliyorum
Bu etiketin otomatik olarak bir dokümana uygulanması için iki yöntem kullanabiliriz. İlk olarak Office 365 tarafından bize sunulan endüstri standarttı olan hazır şablonlarından birinin içerilmesi (en çok bilinen örnek kredi kartı, sigorta numarası vb) durumunda veya örneğin elle seçebileceğimiz içeriğinde “ÇözümPark” geçenleri etiketle de diyebiliriz.
İlk seçenek ile ilerlememiz durumunda karşımıza aşağıdaki gibi bir ekran gelecektir;
Finans, sağlık ve benzeri sektörler için hazır şablonlardan birini kullanabilirsiniz.
Bu hazır şablonların içeriğinin tam olarak detaylarını öğrenmek isterseniz aşağıdaki link’ i kullanabilirsiniz.
Bu link sayesinde bir şablonu seçip yanlış etiketlemeye neden olunmasını engellemiş olursunuz.
Veya custom policy diyerek bu tüm mevcut şablonların sınıflandırılmamış bir listesinden kendinize özgü bir liste oluşturabilirsiniz
Eğer ikinci seçeneği seçseydik, yani
Bu durumda ise karşımıza aşağıdaki gibi bir sayfa çıkacaktır;
Yani içerisinde ÇözümPark geçen dokümanlar otomatik olarak bu etiket ile etiketlendirileceği için 1 yıl sonra otomatik olarak silinecektir. Tabiki ben örnek bir content verdim, siz burada daha net yani dokümanların örneğin ID gibi kesin belli olan bilgileri paylaşırsanız hata yapma oranınız azalacaktır.
Bu bölümde AND, OR veya NOT kullanabiliyoruz. Subject: gibi arama kriterleri ise Office 365’ e çok yakında eklenecek.
Eğer bu arama konusunda daha fazla bilgi istiyorsanız aşağıdaki link’ i inceleyebilirsiniz
Daha sonra ilkeye bir isim veriyoruz.
Elle hazırladığımız ilke gibi bunun içinde hangi platformlarda aktif olacağını seçiyoruz;
Son olarak ilkemizi gözden geçiriyoruz. Sahip olduğunuz dokümanların sayısına göre bu otomatik etiketleme işlemi de 7 güne kadar sürebileceğini görüyoruz.
Burada bir önemli noktada otomatik etiketlemenin çalışması için kullanıcılarınızda Office 365 E5 paketi olmalıdır.
Yönetici panelinde son olarak Sensitive information type bölümünden o anda aktif olan hazır şablonları görebilirsiniz.
Evet buraya kadar yönetici panelini gördük, bir sonraki bölümde ise istemci tarafındaki kullanımlarını göreceğiz.
Umarım faydalı bir makale olmuştur, bir sonraki makalemde görüşmek üzere esen kalın.
Kaynak