Hepimiz iş dünyasında bir departmana bağlı veya belli işlere yönelik küçük ekipler halinde çalışmaktayız. Ara ara yapılan mini toplantılar sonrasında veya güne başladığımızda üzerimize yağan işlerle birlikte bir görevlendirme trafiğiyle mücadele ediyoruz.
Bu görevlerin ne aşamada olduğu, sorumlusunun kim olduğu, görevin ne zamana kadar tamamlanması gerektiği gibi kıymetli detaylar; ya aklımızın bir köşesinde kalıyor ya da e-mail trafiğimizde kayboluyor.Ofiste disiplinli olanlarımız küçük not kağıtlarına kendi işlerini yazıyor, biraz daha rahat olanlar hafızasına güveniyor ancak ekip, birbirinden habersiz ve konular bazen sahipsiz kalıyor.Ekip yöneticisi çalışanların performansını ve işlerin durumunu izleyemiyor.Sıkışıp kalan bu ekip yöneticileri çalışanların başında boza pişiriyor.
Bu negatif iletişim,koordinasyon eksikliği, zamanında yapılmayan işler hem ekibin moral ve motivasyonunu düşürüyor hem de dış paydaşlar tarafında olumsuz bir izlenim bırakıyor.
Tüm bu problemleri biliyoruz peki çözüm nedir? Proje Yönetim Yazılımları mı?
Kesinlikle Hayır! Düşünsenize, büyük küçük tüm bu işleri proje yönetim yazılımlarıyla yönetmeye çalıştığınızı! Proje takvimi oluştur, insan kaynağı ata, kaynak takvimleri oluştur, görev başlangıç bitiş tarihleri belirt, aman bir öncekiyle çakışmasın, şu kadar günü geçmesin..Koca bir Ghant Chart, rahat görünüm için alınan gereksiz çıktılar…
Bütün bu uğraş; İpek Hanım’ın Müşteriye katalog göndermesi veya Kağan Bey’in yeni çerçeve sözleşmeyi hazırlaması işleri için mi? Pekala aramızda hırslı olanlarımız vardır ve bu proje planını hazırladınız diyelim; bu seferde bu proje dosyasını nasıl herkesle paylaşıp nasıl güncel tutacağınız konusu başlı başına bir kaos.
“Biz zaten beyaz tahta kullanıyoruz Berkalp Bey..” diyen sevgili okurlar; beyaz tahtayı ben de severim ancak yazdığımızı silmediğimiz bir beyaz tahta yok ki hatırlamak için geri dönelim.Çalışma alanımız dar, alt görevleri ve güncelleme detaylarını takip edebilmemiz zor.Hepsinden öte sadece beyaz tahtamızın olduğu yerde çalışmamız gerekecek.
Peki beyaz tahta basitliğinde çalışabileceğimiz, bir iki kelime veya tıklamayla,sürükle bırakla işimizi yönetebileceğimiz bir çözüm yok mu?
Her zaman oldu.Çoğunuzun aşina olduğu piyasada bir çok görev yönetimi ve ortak çalışma aracı var.Office 365 Planner çıkmadan önce bir çok güçlü alternatifi yıllardır kullanıyorum ancak benim için son durak Office 365 Planner olacak gibi.
Neden Office 365 Planner ?
Office 365 Planner, rakiplerinin sahip olduğu tüm ortak çalışma, dosya ekleme, kanban tabloları, durum raporları gibi özellikleri zaten barındırıyor.
Planner – Çalışma Panosu
Planner – Görev Kartı
Planner – Raporlama
Ancak Planner’ı tüm rakiplerinden ayıran şey, Office 365 ailesiyle tamamen entegre çalışması.
Planner – Outlook
Planner – Takvim
Planner – Sharepoint
Planner – OneNote
Planner – Yammer
Peki Office 365 Planner’a nasıl sahip olabilirim?
Office 365 Planner şimdilik;
Office 365 Enterprise E1–E5
Office 365 Business Essentials
Office 365 Business Premium
Office 365 Education
Aboneliklerinde kullanılabiliyor.Bu paketler ve daha fazlası hakkında bilgi almak ve temin etmek için benimle iletişime geçebilirsiniz.
Office 365 Planner; Exchange Online ,Sharepoint Online, OneDrive for Business, Skype for Business gibi vazgeçilmezler arasında yerini aldı.
Benim diyeceklerim şimdilik bu kadar ancak eminim Planner’ın bize yakın zamanda söyleyeceği daha çok şeyi vardır.Hepinize Planner ile verimli çalışmalar dilerim.
Berkalp ÇELEN
berkalpcelen.com