Organizasyon yapısı, kullanıcı sayısı fark etmeksizin irili ufaklı bütün şirketlerde hem yazılı bir kanıt hem de resmi olarak da somut delil niteliği taşıdığı için mail uygulamaları çok yoğun bir şekilde kullanılmaktadır. Mail sistemi bu kadar önemli olunca da günlük mail alış-verişimizde ciddi boyutlara ulaşabilmektedir. Peki, gün içerisinde gelen yüzlerce maili nasıl Önemli-Önemsiz diye ayırabiliriz ya da Mail kuralları bu durum için ne kadar yeterlidir.
Office 365 bizler için bu konuda ciddi bir kolaylık sunmaktadır. Office 365 Clutter özelliği ile birlikte arka planda “Office Graph” teknolojisini kullanarak akıllı bir içerik filtreleme yapmaktadır yani gelen maillerin hangisi Önemli hangisi Önemsiz sizin için sizin kendi alışkanlıklarınızdan bakarak karar vermektedir. Burada önemli olan nokta şu, programın ilk zamanlar vereceği kararlar çok doğru olmayabilir ama sizi tanıdıkça yani siz servisi kullandıkça daha isabetli kararlar verebilmektedir.
Clutter özelliğini Anti Spam filtreye benzetebiliriz, az önemli ya da sizler için sıradan olan mailleri Clutter isimli bir klasör oluşturarak içerisine taşır aynı zamanda kullanıcı kendisi de manuel olarak gelen mailleri bu klasöre taşıyabilmektedir.
Aşağıdaki 3 grup gönderici için Clutter aksiyon almayacaktır,
– Eğer gönderici siz iseniz,
– Yöneticilerinizden gönderilen mailler,
– Size Doğrudan rapor verenler (Astlarınız),
Bir mailin Clutter olarak belirlenmesi için aşağıdaki kriterlere bakılmaktadır,
– Gönderici bilgisi,
– Mail içerisindeki Alıcı sayısı, eğer siz tek alıcı iseniz gelen mailin Clutter klasörüne düşme ihtimali yüksektir,
– Mail önemlilik durumu,
– Sizin aynı “Kişi” yada “Konu” dan gelen önceki mailleri okuyup-okumamanız,
Clutter özelliği varsayılan olarak kapalı gelmektedir, Şimdilik (umarım en kısa sürede Exchange Portaldan da bu özelliği merkezi olarak yönetebileceğiz) bu özelliği organizasyon bazlı tanımlayamıyoruz, Clutter özelliğini kullanmak isteyen her kullanıcı Owa ekranına (Webmail) girerek devreye alabilmektedir ve ne zaman istenirse de devreden çıkartılabilmektedir. Outlook programından bu özellik aktif edilememektedir ama kullanılabilmektedir, öncelikle Owa ekranından aktif edilmesi gerekmektedir.
Eğer Outlook programında tanımlanmış kurallar var ise kurallardaki mailler için herhangi bir müdahale yapmamaktadır yani çakışma durumunda Mail kuralı baskın durumdadır.
Peki, Clutter özelliği nasıl aktif ediliyor, bu özelliği açmadan önce Owa ekranımız aşağıdaki gibi görünmektedir,
Özelliği açmak için Owa ekranında sağ üstteki Ayarlar kısmından Options’ a girelim,
Seçenekler ekranına girdikten sonra ekranın sol kısmında Clutter seçeneği görülecektir ve varsayılan olarak kapalı geldiğini söylemiştik, Separate items identified as clutter seçeneğini seçerek, sonrasında da Save butonuna tıklayarak özelliği aktif yapıyoruz,
Özelliği aktif ettikten sonra tekrar Mail ekranımızda döndüğümüzde (birkaç kez sayfayı yenilemek gerekebilir) aşağıdaki gibi sol tarafta Inbox altında Clutter isimli bir klasör görülecektir.
Clutter özelliği aktif edildikten sonra sizin alışkanlıklarınızı öğrenmesi için birkaç gün ya da hafta geçmesi gerekmektedir ama siz de bu sürece yardımcı olabilmek için gelen maillerden istediğinize sağ tıklayarak da Clutter klasörüne taşıma yapabilirsiniz,
Clutter klasörüne taşınmış mailler için herhangi bir silme işlemi uygulanmamaktadır, siz istediğiniz kadar mailler bu klasörde kalabilir ve istenildiğinde mailler tekrar diğer klasörlere taşınabilmektedir.
Umarım faydalı olmuştur,
