Microsoft Teams, toplantı deneyimini iyileştirmek ve toplantı özetlerini oluşturmak için kullanıcıları ses veya yüz yoluyla tanıyan bir özellik içerir. Bu özellik “Ses ve Yüz Tanıma” olarak adlandırılır Bu özellik 2024’ün başından beri kullanıma açıktı ve 2025’in Şubat ayında önemli bir güncelleme alacak.
Microsoft Teams’de Ses ve Yüz Tanıma Nedir?
Ses ve Yüz tanıma özelliğinin kullanılabilmesi için öncelikle Teams’de kullanıcılar tarafından kurulması ve yapılandırılması gerekiyor.
Ses Tanıma’yı başlatmak için kullanıcı Teams ayarlarını açmalı, sol menüde Tanıma’yı seçmeli ve Ses kayıt sihirbazını başlatılısınız. Burada kullanıcının Teams’de sesi kaydederken bazı örnek metinleri okuması gerekir. Kayıt, Teams tarafından kullanıcının biyometrik ses profilini analiz etmek ve oluşturmak için kullanılır. Ses profili daha sonra çeşitli Teams aramalarında ve toplantı senaryolarında kullanılabilir.
Örneğin, ses profili Teams toplantılarında veya aramalarında Ses Yalıtımını etkinleştirmek için kullanılabilir. Ses Yalıtımı, toplantılarda ve aramalarda kullanıcının sesini tanır ve arka plan gürültüsünü filtrelemeye yardımcı olur. Bu, açık bir alanda, paylaşımlı bir ofiste veya başka herhangi bir gürültülü ortamdayken bir Teams toplantısına katılırken çok faydalı olabilir. Ses Yalıtımı kullanıcının ses profilini kullandığı ve kullanıcının profili üzerinde “eğitildiği” için “normal” arka plan gürültüsü iptalinden daha doğrudur ve bir Teams araması veya toplantısı sırasında etkinleştirilmesi gerekir (şekil 1).
Ayrıca, ses profili Teams Room cihazları kullanılırken toplantı deneyimini iyileştirebilir. Teams, odadaki mevcut konuşmacıyı belirleyebilir ve metni konuşmacının doğru adıyla zenginleştirebilir.
Yüz tanıma, ses tanıma ile aynı amaca sahiptir. Bir toplantı odasındaki kullanıcıları tanımlamaya ve karma toplantıda toplantı deneyimini iyileştirmeye yardımcı olur.
Kullanıcının yüz profiline kaydolmadan önce ses profiline kaydolması gerekiyor.
Şekil 2’de gösterildiği gibi, ses ve yüz kaydının politika gereği devre dışı bırakılmış olması mümkündür. Bu durumda, kullanıcının kiracı için bir politika değişikliği talep etmesi gerekir.
Şubat 2025’te Neler Değişecek?
Yol haritası öğesi 413708’de Microsoft , ses ve yüz profillerinin Şubat 2025’te değişeceğini duyurdu. Şimdiye kadar, EnrollUserOverride parametresi varsayılan olarak devre dışıydı ve Teams yöneticileri bunu etkinleştirmeliydi. Parametre, Teams kullanıcıları için ses ve yüz kaydının etkin mi yoksa devre dışı mı olacağını kontrol eder. Parametre ayrıca Şubat 2025’e kadar ekip toplantısı politikasının bir parçasıdır.
Değişiklik, Microsoft’un ayarı kontrol etmek için özel bir AI Politikası sağlayacak olmasıdır. Ayrıca, ses ve yüz kaydı varsayılan olarak etkinleştirilecektir.
Yazım sırasında, yeni duyurulan Teams AI Politikası, Teams Yönetim Merkezi’nde (TAC) yönetilmek üzere mevcut değildi. Bir Teams Yöneticisi, Teams PowerShell modülü 6.6.0 veya üzerini kullanarak ayarı PowerShell üzerinden yönetmelidir.
Get-CsTeamsAIPolicy ayarların mevcut yapılandırmasını gösterir (Şekil 3).
Bir değeri değiştirmek ve kullanıcılar için Ses ve Yüz kaydını devre dışı bırakmak için Yönetici, Set-CsTeamsAIPolicy cmdlet’ini kullanır:
Bir kuruluş özellikleri tüm kullanıcılar için devre dışı bırakmak ve bir grup veya bazı kişiler için etkinleştirmek isterse, Teams Yöneticisi özelliği Genel politika ile devre dışı bırakabilir, yeni bir AI Politikası oluşturabilir ve bunu tek tek kullanıcılara veya gruplara atayabilir:
Maalesef Get-CsOnlineUser, Teams PowerShell Modülü 6.6.0 ile bir Kullanıcı Nesnesinin geçerli atanmış AI Politikasını döndürmeyecektir.
Veri İşleme ve Saklama
Ses ve Yüz kayıt verileri bir kullanıcı için benzersizdir ve kullanıcının Teams verileriyle aynı bölgede saklanır. Veriler kullanıcının biyometrik verilerini içerir ve bu nedenle veri saklama ve gizlilik düzenlemeleri konusunda özel ilgi gerektirir.
Microsoft belgeleri, verilerin hareketsizken ve aktarım sırasında şifrelendiğini ve Microsoft’un güvenlik ve gizlilik politikaları ve uygulamaları tarafından korunduğunu söylüyor. Ayrıca, Microsoft’un yasalar veya kullanıcının onayı gerektirmediği sürece verilere erişimi yoktur veya verileri üçüncü taraflarla paylaşmaz.
Kullanıcının ses ve yüz tanıma kaydedildikten sonra verileri kontrol etmesi için farklı seçenekler mevcuttur. Kullanıcı Teams İstemcisi’ndeki özelliğin kaydını silebilir ve veriler Microsoft tarafından hemen silinir.
Bir kullanıcı hesabı için Teams hizmeti devre dışı bırakılırsa, ses ve yüz kaydı verileri 90 gün sonra silinir.
Kullanıcı hesabının silinmesi durumunda, ses ve yüz kayıt verileri müşterinin veri saklama politikasına uygun olarak silinir.
Bir ses veya yüz profili bir kullanıcı tarafından bir yıl boyunca kullanılmazsa, veriler otomatik olarak silinecektir.
Bir kullanıcı Teams’de Ses Yalıtımını etkinleştirdiğinde (benim bakış açıma göre kullanıcı için en büyük fayda), Teams istemcisi ses profilini yerel cihaza indirir ve 14 gün boyunca depolar. 14 gün sonra silinir ve yeni bir indirme ile değiştirilir.
Kasım 2024’ten bu yana, Teams yöneticisi için ses ve yüz profilini dışa aktarmak artık mümkün değil. Microsoft, Teams Yönetim Merkezi’nin hesap yönetimindeki ‘Biyometrik verileri indir’ düğmesini kaldırdı ve yalnızca kullanıcı, Microsoft Teams istemcisi içinde biyometrik verileri dışa aktarabilir (Şekil 5).
Transkript ve Kullanıcı Adı
Daha önce belirtildiği gibi, ses profili bir toplantıdaki kişileri tanımak ve konuşan kullanıcının adını transkripte atfetmek için kullanılabilir. Bu, çevrimiçi toplantılar için işe yarar, ancak aynı zamanda yüz yüze toplantılar için de işe yarar.
Bunu yapmak için, kullanıcı Teams istemcisinin kendisini sesle tanımlamasına izin vermelidir. “Toplantı altyazılarında ve dökümlerinde beni otomatik olarak tanımla” parametresi Teams istemcisi ayarlarında “Altyazılar ve Dökümler” bölümünde bulunabilir. Aksi takdirde, kullanıcının adı dökümde Speaker1, Speaker2 vb. ile değiştirilir.
Çözüm
Microsoft’un ses ve yüz tanıma denetimini toplantı politikasında bulundurmak yerine özel bir politikaya getirmesi iyi bir karardır. Microsoft ayrıca Mesaj Merkezi MC912707 gönderisinde yeni AI politikasının gelecekte Teams’deki AI ile ilgili özellikleri kontrol etmek için daha fazla parametre alacağını duyurdu.
Ancak Microsoft’un yeni politikada bu parametrelerin varsayılan ayarını neden açık olarak değiştirdiği ise merak konusu.
Şirketler, bu hizmetlerin şirket içinde kullanılmasının yasal gerekçelere dayanıp dayanmadığını kontrol etmeli ve bu karara personelleride dahil etmelidir.
Şimdiye kadar varsayılan olarak devre dışı bırakılmış ve bu nedenle geçmişte radar altında kalmış ve dikkate alınmamış bir özellikti. Bu artık değişecek. Özellik kullanıcılar için etkinleştirilirse, Teams istemcisi kullanılabilirlik hakkında belirgin bir bildirim görüntüler ve kullanıcıya kurulumun başlatılıp başlatılmaması gerektiğini sorar.
Bir şirket Teams’de ses ve yüz tanıma özelliğini etkinleştirdiyse her şey yolundadır ve değişiklik hiçbir risk oluşturmaz. Değilse Teams yöneticisi bununla ilgilenmeli ve yeni Global AI politikasında Ses ve Yüz tanıma özelliğini devre dışı bırakmalı ve şirket içindeki ilgili kişilerle sonraki adımları netleştirmelidir.
Okuduğunuz için teşekkürler.
Saygılarımla.
