Microsoft Teams/Skype For Business Audio Conferencing Nedir? Nasıl kullanılır?

Microsoft Teams Audio Conferencing eski adıyla PSTN conferencing katılımcılara internet erişimleri olmadığında veya yol ‘da olduklarında sabit veya mobil hatları üzerinden Microsoft tarafından sağlanan sabit numaraları arayarak Teams toplantılarına katılma olanağı sağlamaktadır. Bir örnek ile açıklamak gerekirse yoldasınız ve yanınızda laptopunuz hatta internetiniz bile yok Fakat şirket içindeki çalışanlar ile veya dışarıdaki iş birliği yaptığınız müşterileriniz ile toplantıya katılmanız gereken durumlarda Microsoft’sun size sağladığı numaraları arayarak tüm ekiple tek bir konferansta buluşsanız ve toplantılarınızı gerçekleştirseniz fena olamazdı değil mi? İşte bu noktada Microsoft’un sunduğu çözümün ismi Audio Conferencing (Sesli konferans) olarak adlandırılmaktır.

Office 365’teki Audio Conferencing, 250’ye kadar telefon katılımcısına izin verir. Tabiide yukarıda bahsettiğim sebeple dışında Audio Conferencing özelliğini kullanmanın başka sunduğu avantajlarda bulunmaktadır.

-Sadece telefon üzerinden toplantı istenmesi durumunda,

-Katılımcının Teams/Skype toplantı isteklerine katılmak istedikleri fakat başarılı olamadıkları durumda,

-Çağrı kalitesinin direk telefon araması ile normal desktop app’inden daha kaliteli olması,

-Hands free olarak bluetooth kulaklık üzerinden toplantılara katılma olanağı,

-Internet hızının yeterli olmadığı durumlarda,

-Normal şebeke üzerinden telefon ile aramanın bireylere daha kolay gelmesi,

Lisanslama

Lisanslama konusuna değinecek olursak yalnızca toplantı planlamayı planlayan kişiler için Audio Conferencing lisansı almanız yeterlidir. Arayanların katıldığı toplantı katılımcılarının kendilerine atanmış herhangi bir lisansa veya diğer kurulumlara ihtiyacı yoktur.

Audio conferencing’i Office 365 E5 paketine sahip olarak veya Office 365 E1 ve Office 365 E3 paketinize add-on olarak Audio Conferencing satın alarak kullanabilirsiniz.

Çalışma mantığı

Lisanslama mantığına göre Audio Conferencing özelliğini kullanacak kullanıcılara lisanslarını atadıktan sonra Teams admin center üzerinden bulunduğunuz Ülke içerisindeki size Microsoft tarafından sağlanan dahili numarayı Tenant bazında default olarak ayarlamanız gerekmektedir. Audio Conferencing lisansına sahip olan kullanıcılar ‘da otomatik olarak Outlooklarında yukarıdaki resimde de görüleceği üzere Outlooklarındaki takvim bölümüne gelip yeni Teams/Skype For Business meetingi oluştura bastığı an sol alt köşede toplantı linki ve katılım numarası otomatik çıkıyor olacak. Katılımcılar ile paylaşılacak mail sonrası katılımcılar toplantı gün ve saatinde kendilerine gönderilen link altında bulunan numarayı arayıp konferans ID’yi girmeleri durumunda telefon üzerinden otomatik toplantıya dahil oluyor olacaklar.

Not : Herkes toplantıya numarayı arayarak katılmak zorunda değildir, isteyen meeting linkine tıklayarak geleneksel Teams/Skype For Business ekranından da toplantıya dahil olabilirler.

Audio Conferencing özelliğinin hangi ülkelerde desteklendiğini görmek için lütfen aşağıdaki linkleri kullanınız.

Türkiye için :
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/country-and-region-availability-for-audio-conferencing-and-calling-plans/availability-in-turkey

Diğer ülkeler için :
https://docs.microsoft.com/en-us/microsoftteams/country-and-region-availability-for-audio-conferencing-and-calling-plans/country-and-region-availability-for-audio-conferencing-and-calling-plans

Servisin sağladığı özellikler

• toll dial in
• toll-free dial in
• dial out
• pay-per minute options

Admin tarafından yapılması gerekenler

Microsoft Teams admin center’a ulaştıktan sonra sol tarafta bulunan Meeting\Conference bridges bölümüne ulaşılır. Burada Office 365 Portal’ınızı oluştururken seçtiğiniz ülke lokasyonunuza göre sizlere default o ülkede bulunan Konferans arama numarası atanır. Aşağıda da görüleceği üzere Portal’ımı oluştururken Türkiye olarak lokasyonumu belirttiğim için default olarak İstanbul olarak atanmış oldu.

Peki konferans numaramı değiştirmek istersem ne yapmalıyım derseniz henüz Microsoft Teams admin center üzerinden default gelen numarayı değiştirememekteyiz. Bunun için eski Skype For Business admin center’ı kullanmamız gerekmektedir. Sırasıyla öncelikle Microsoft Teams admin center konsolundan “Legacy Portal” bölümüne erişilir.

Skype For Business admin center üzerinde sol tarafta bulunan “audio conferencing” bölümüne erişilir. Buradan değiştirilmek istenen Default Ülke/seçilerek sağ tarafta bulunan Set as default kısmından ayarlar kaydedilir. Bu kısımı sadece aklınızda olmasına adına anlatmak istedim. Admin center üzerinde yapacağımız işlemleri tamamladığımıza göre kullanıcı tarafında bu deneyimin nasıl yaşandığına bir göz atalım.

Kullanıcı tarafında eğer Windows’unda Teams veya Skype For Business Client’ının yüklü olması durumunda otomatik olarak Outlook tarafına New Teams Meeting veya New Skype For Business gibi bir eklenti gelmektedir. Bu eklentiyi göremiyorsanız lütfen Teams veya Skype For Business client üzerinde oturum açtığınıza emin olunuz.

Kullanıcının Outlook takvimi üzerinden New Teams Meeting veya New Skype For Business eklentisine tıklanır.

Otomatik olarak sol atta görülebileceği üzere toplantıya katılım linki ve numarası gelmektedir.

Konferans numarası toplantıyı düzenleyenin veya katılımcıların bu numarayı ayarak sesli konferansa ulaşmasını sağlayan bir dahili numaradır. Konferans ID ise sesli konferans numarasına ulaştıktan sonra her toplantıyı ayırt edebilmek adına girilmesi gereken bir ID dir. Şöyle düşünün 10 tane farklı toplantı düzenlediniz ve her birinde farklı katılımcılar ve farklı tarih saat dilimleri bulunmaktadır. Hangi katılımcı hangi toplantıya katılacak bunun ayırt edilebilmesi adına Konferans ID bizim için önem teşkil etmektedir.

Not: Toplantı linki altında numarayı göremiyorsanız kullanıcınıza Audio Conferencing lisansının atalı olduğundan emin olunuz.

Karşı tarafa toplantı linkini yollamanız durumunda karşı taraf telefon üzerinden konferans numarasını arayıp konferans ID sini girmesi durumunda otomatik toplantıya katılıyor olacak.

Örnek: ben toplantıya Teams Client üzerinden katılırken karşı katılımcı konferans numarasını arayıp konferans ID sini girdikten sonra aynı toplantıya katılmaktadır.

Hemen teknik noktalara gelecek olursak en çok sorulan sorulardan birkaç tanesine değinmek istiyorum.

-Meetinge katılacak kişi toplantıyı düzenleyen kişi ile aynı ülkede değilse ülke dışarısından ise toplantıyı düzenleyen kişinin toplantı linki altındaki numarayı mı arayacak?

Hayır, katılımcı yurtdışından toplantıyı düzenleyenin ülkesindeki numarayı araması durumunda ciddi bir fatura ile karşılaşabilir bunun yerine katılımcı Microsoft’un hizmet verdiği ülkelerden birinde ise toplantı linki altında bulunan Local Numbers (Yerel numaralar) bölümüne erişerek kendi ülkesinde bulunan Microsoft’un sağladığı konferans numarasını aradıktan sonra aynı konferans ID’yi tuşlaması durumunda toplantıya katılabiliyor olacak. Böylece katılımcı kendi ülkesindeki telefon sağlayıcısı üzerinden ücretlendirilecek.

https://dialin.teams.microsoft.com/55f6bd8d-41fa-49bd-890f-bf6672322b86?id=74652616

-Tek bir lisans alarak Audio Conferencing özelliğini kullanabilir miyim?

Hayır, Audio Conferencing özelliğini kullanmak isteyen yani toplantı oluşturup katılımcılara konferans numarası ve konferans ID’si gönderecek kişilerin bu lisansa sahip olması yeterlidir. Katılımcıların herhangi bir lisansa ihtiyacı bulunmamaktadır.

-Bu toplantı konferansı sadece Outlook üzerinden mi oluşturulabilmektedir?

Hayır, toplantı davetlerini Office 365 Portalındaki Mail veya Teams Clientı üzerinden de oluşturabilmektesiniz. Outlook client bağımlılığı bulunmamaktadır.

-Katılımcıların numaraları arayıp toplantıya katılmaları durumunda ekstra bir ücret ödeyecek miyim?

Hayır, Audio Conferencing’de dial-in dediğimiz katılımcıların dışarıdan kendilerinin arayarak katılmaları durumunda herhangi bir ekstra ücret ödememektesiniz.

-Katılımcıların toplantıya numara ile katılmaları yerine Teams/Skype For Business client’ı üzerinden biz onları arayarak toplantıya dahil edebilir miyiz?

Evet, bu özelliğin ismi dial-out olarak geçmektedir. Office 365 Portalınıza dial-out kredisi almanız durumunda siz kendiniz toplantılara karşı katılımcıları numarayla ayarak dahil edebilirsiniz.

Daha fazla bilgi için web sayfasındaki en alt bölüme göz atarak ülkenize göre ücretlendirmeleri görebilirsiniz: https://products.office.com/en-ie/microsoft-teams/online-meeting-solutions#Requirements

Umarım faydalı olmuştur, keyifli okumalar.