Microsoft Teams Platformuna Ortak Dosyalarınızı Taşıma ve Yetkilendirme

Bayram Vargeloğlu 24/04/2020

1 3 dakika okuma süresi

Merhaba Sayın Okurlar;

Sizin de bildiğiniz gibi bu günlerde Covid-19 salgının da etkisiyle kurumların bir kısmı evden çalışmaya başladı. İşyerinde bulunan dosyalara düzenli ve sağlıklı bir şekilde erişim ihtiyacı ortaya çıktı. Bazı kurumlar Vpn vb. yöntemler ile şirket ağına bağlanıp bu ihtiyacını biraz da olsa karşılıyorlar. Kurumların büyük bir kısmının IT altyapısı bunu(Vpn) destekleyebilecek/kaldırabilecek bir yapıya sahip değil ve bu nedenle Vpn kurumun ortak dosyalarına erişim için pekte efektif bir çözüm gibi durmuyor. Bu noktada kurumlar Cloud üzerinde bir dosya erişim hizmetine ihtiyaç duyuyorlar. İşte tam bu noktada Microsoft SharePoint-Microsoft Teams ikilisi devreye giriyor.

Microsoft Teams kurum içi ekiplerin iş takibi, koordinayonu, iş paylaşımı için güzel bir yenilik. Ekip içi ve ekipler arası işbirliğini kuvvetlendiren bir çözüm sunuyor. Aslına bakacak olursak Microsoft bütün işlerinizi Teamsten çıkmadan yapmanız için bu üründe geliştirme planlıyor. Bu nedenle şimdiden Teamsi efektif bir şekilde kullanmak çok önemli.

Microsoft Teams aynı zamanda dosyalarınıza erişim hizmeti sunan çok güzel bir platform. Eğer MS Teams-MS SharePoint destekleyen bir Office365 hesabınız varsa bu Dosya Sunucu hzimetini rahatlıkla SharePoint’e taşıyabilir ve Teams üzerinden her zaman erişebilirsiniz. SharePoint’e üzerinde çalışıtığınız dosyalar gerçek zamanlı olarak kaydediliyor ve bir dosyanın geçmişe ait 500 adet versiyonu yedekleniyor. Dosyanızı bir saniye, dakika, saat, gün, ay önceki versiyonuna rahatlıkla dönebiliyorsunuz.

Üzerinde birden fazla kişinin çalıştığı dosyalarda biraz dikkatli olmak gerekiyor. SharePoint dosyanın açık olduğu ile ilgili bir uyarı vermiyor. Microsoft size verilerinizi koruyacağını söylüyor ama siz benim dosyalarım kendi kurumum içinde bulunan sunucularda kalsın diyorsanız bu size uygun bir çözüm olmaz. (Dosyalarım kendi kurumum içinde bir bulut alanında kalsın, başka bir yerde bulunmasın diyorsanız bunun için size açık kaynak platformunun ücretsiz bulut depolama hizmeti olan NextCloud rolünü kullanmanızı tavsiye ederim.)

On-Premde veya herhangi bir Cloud alanında bulunan dosyalarınızın Microsoft Teams platformuna nasıl taşınacağı; kişiye özel yetkilendirme ve paylaşım işlemlerinin nasıl yapılacağı konusunda yardımcı olmaya çalışacağım.

Şimdi isterseniz işin teknik kısmına geçelim.

MS Teamste Ekip Nasıl Oluşturulur?

Teams te ekip oluşturmak için öncelikle Microsoft Office365 Admin Center üzerinden Teamse geçiş yapıyoruz. (Resim-1)

MS Teamste dosyalarımıza erişim için bir ekip oluşturuyoruz. Ben File_Server_OnSharePoint ismini verdim. Ve kurum içinde taşıyacağınız herhangi bir dosyaya erişen tüm kullanıcılarımızı bu ekibe üye yapıyoruz. (Resim-2,3,4,5)

SharePoint Tool Aracı Nasıl Kullanılır?

Microsoftun ‘SharePoint Migration Tool’ aracını buradan indiriyoruz. Bu aracı kurum içindeki tüm dosyalara erişme izni olan bir bilgisayar oturumunda çalıştırmalısınız. Çünkü SharePoint Migration Tool localde oturum açtığınız kişinin dosya üzerinde yetkisi yoksa o dosyayı taşımıyor. Dosyaların taşıma işlemini 150 GB kadar boş alanı olan bir sunucuda yapmamız gerekiyor. Bu alan taşıyacağınız verinin büyüklüğü ile ilgili artabilir veya azalabilir.

SharePoint Migration aracının kurulumunu tamamladıktan sonra; Office365 admin center hesabıyla SharePoint Migration Tool üzerinde oturum açıyoruz. (Resim-6,7).

Yeni bir taşıma hizmeti başlatıyoruz. (Resim-8)

Bu araç bize dosyaları nereden(source) taşıyacağımızı soruyor. Ben lokalden taşıyorum. (Resim-9,10) (Not-1)

Not-1: Eğer dosyalarınız daha öncesinde SharePointte ve yetkilendirildi ise işiniz çok daha kolay. Çünkü SharePoint Migration aracı SharePoint üzerindeki dosyaları yetkileriyle beraber taşıyabiliyor.

Hedef(Destination) alanı seçiyoruz. Bu alanın SharePoint teki linkini öğrenmek için Teamste oluşturduğumuz ekip üzeinden SharePointe erişim sağlıyoruz. Teams te oluşturduğumuz ekip adının olduğu isme kadar olan kısmı kopyalıyoruz. (Resim-11,12)

SharePoint Migration aracında hedef alana bu SharePoint alan linkini gösteriyoruz ve bir sonraki adıma ilerliyoruz.(Resim-13,14)

İsterseniz dosyalarınızı taşımadan önce kontrol amacıyla sadece taramadan geçirebilirsiniz (Resim-15). İsterseniz “View all settings” kısmından özel seçimler yapabilirsiniz. Detaylı bir şikilde bilgi almak için https://docs.microsoft.com/en-us/sharepointmigration/spmt-settings adresini ziyaret edebilirsiniz.

Taşımayı başlatıyoruz.Bu işlem biraz zaman alabilir. (Resim-16)

Son adımda ise SharePoint Migration aracı bize taşıma işlemi ile ilgili bir log dosyası oluşturuyor. Buradan taşıma işleminin ayrıntılarını görebilirsiniz. %appdata%\Microsoft\MigrationTool (Resim-17)

MS SharePoint Alanındaki Dosyaların İzinleri Nasıl Düzenlenir?

Evet nihayet taşıma işlemimiz bitti. Şimdi ben taşınan dosyaların yetkilendirmesi ve paylaşımı ile ilgili bir demo paylaşacağım. Örn: Ahmet kişisi hangi dosyayı görebilecek, açabilecek, değişiklik yapabilecek, indirebilecek vb. Bu işlemler için;

Öncelikle Teams üzerinden oluşturduğumuz dosyalara Office365 portal admin hesabı ile erişiyoruz. (Resim-18)

Ahmet kişisinin File_Server altındaki Yetkisiz dosyasına erişmesini istemiyorsak; Ahmet kişisi için Yetkisiz dosyasını seçiyoruz ve Manage Access kısmından Share işlemini sonlandırıyoruz. (Resim-19,20,21)

Ahmet kişisi Yarı Yetkili dosyasında sadece okuma yapabilsin, indirme dahi yapamasın istiyorsak; Yarı Yetkili dosyasını seçiyoruz –> Manage Access –> Advanced(Advanced için Not-1’e bakın) –> Manage Parent –> Ahmet kişisini seçiyoruz –> Edit User Permissions kısmından –> Restricted View seçeneğini seçiyoruz. (Resim-22,23) Bu alan MS Windows dosya yetkilendirme alanından biraz daha kısıtlı ancak izinler için yeterli.