Mailler artık hayatımızın ve işimizin en önemli parçası. Çoğu firma tüm iletişimini mail üzerinde yapıyor. Tekliflerini mail üzerinden gönderiyor, siparişlerini mail ile alıyor. Durum böyle olunca maillerin önemi kat kat artıyor. Hatta bazen herhangi yasal bir durumda delil yerine geçiyor. Mailler bu kadar önem arz edince firmalara kalan da iyi bir arşivleme yazılımı bulmak oluyor.
MailStore firmaların mail arşivleme noktasındaki tüm ihtiyaçlarını karşılayabilecek Fins Bilişim Hizmetlerinin bir ürünü. E-posta sunucuları, e-posta istemcileri ve dosya sistemleri gibi farklı kaynaklardan e-postalarınızı arşivleyebiliyor, hızlı ve kolay bir şekilde arşivinize ulaşıyorsunuz. Böylece mailleriniz her zaman emin ellerde oluyor. Maillerini arşivleyeceğiniz her bir kullanıcı için ayri bir kullanıcı oluşturup tüm arşivi tek bir noktadan da görebiliyorsunuz.
Şimdi öncelikle bu yazılımı nasıl edineceğiz ve ne tür sistem gereksinimleri var bunları inceleyelim. Sistem gereksinimlerine gelince aşağıdaki şekilde belirtebiliriz:
Yazılımsal
MailStore Server
İşletim Sistemleri (32 be 64 bit versiyonları)
· Microsoft Windows XP SP 2 ve daha sonrası
· Microsoft Windows Vista
· Microsoft Windows 7
· Microsoft Windows Server 2003 (incl. SBS, R2)
· Microsoft Windows Server 2008 (incl.Foundation, SBS ve R2)
· Microsoft Windows Small Business Server 2011
· Microsoft Windows Home Server Power Pack 2 ve daha sonrası
Diğer Yazılımlar
· Microsoft .Net Framework Version 3.5 SP1
MailStore Client
İşletim Sistemleri (32 be 64 bit versiyonları)
· Microsoft Windows XP SP 2 ve daha sonrası
· Microsoft Windows Vista
· Microsoft Windows 7
· Microsoft Windows Server 2003 (incl. SBS, R2)
· Microsoft Windows Server 2008 (incl.Foundation, SBS ve R2)
· Microsoft Windows Small Business Server 2011
· Microsoft Windows Home Server Power Pack 2 ve daha sonrası
Diğer Yazılımlar
· Microsoft .Net Framework Version 2.0 SP1
· Microsoft Internet Explorer 5.01 yada daha yükseği
MailStore Outlook Add-in
· Microsoft Outlook XP
· Microsoft Outlook 2003
· Microsoft Outlook 2007
· Microsoft Outlook 2010(32 bit ve 64 bit versiyonları sadece non–Click-to-Run versiyonları)
MailStore Web Erişimi
Aşağıdaki tarayıcılar Mailstore web erişimini desteklemektedir.
· Apple Safari 3 ve daha yüksek
· Google Chrome
· Microsoft Internet Explorer 6 ve daha yüksek
· Mozilla Firefox 3 ve daha yüksek
· Opera 9 ve daha yüksek
MailStore iPhone Client
· Apple iPhone
· Apple iPod touch
Donanımsal
Aşağıda istemci sayınsa göre donanım ihtiyaçları yer almaktadır.
25 kullanıcıya kadar
· İşletim Sistemi: Windows XP / Vista yada Windows Home Server
· İşlemci (CPU): Single Core 1.6 GHz
· Ana Bellek (RAM) : 1 GB
· Hard Disk: IDE / SATA
75 kullanıcıya kadar
· İşletim Sistemi: Windows Server 2003 / 2008 Std yada SBS
· İşlemci (CPU): Dual Core 1.8 GHz
· Ana Bellek (RAM) : 2 GB
· Hard Disk: SATA 2
150 kullanıcıya kadar
· İşletim Sistemi: Windows Server 2003 / 2008 Std yada SBS
· İşlemci (CPU): Dual Core 2.4 GHz
· Ana Bellek (RAM) : 2 GB
· Hard Disk: SATA 2 (RAID önerilir)
500 kullanıcıya kadar
· İşletim Sistemi: Windows Server 2003 / 2008
· İşlemci (CPU): Dual Core 3.0 GHz
· Ana Bellek (RAM) : 3 GB
· Hard Disk: SCSI/ SAS (RAID önerilir)
1,000 kullanıcıya kadar
· İşletim Sistemi: Windows Server 2003 / 2008
· İşlemci (CPU): Quad Core 2.2 GHz
· Ana Bellek (RAM) : 4 GB
· Hard Disk: SCSI/ SAS (RAID önerilir)
1,000 kullanıcıdan fazla
· İşletim Sistemi: Windows Server 2003 / 2008
· İşlemci (CPU): Quad Core 2.8 GHz
· Ana Bellek (RAM) : 4 GB
· Hard Disk: SCSI/ SAS (RAID önerilir)
Sistem gereksinimleri şirketteki mail sayısına da bağlıdır. Az ama büyük e-postalar sabit disk kapasitesi açısından yüksek gereksinimleri varken, çok sayıda küçük e-posta arama işlemleri sırasında veritabanı üzerinde baskı yaratmaktadır. Bu yüzden donanım açısından detaylı sistem gereksinimleri belirlemek zordur. Ama genel olarak bu şekilde sıralamak mümkündür.
MailStore Kurulum
MailStore kurulum dosyasını indirdikten sonra çift tıklayarak kuruluma başlıyoruz. Sonra sırasıyla aşağıdaki ekranları takip ediyoruz. Kurulumu çok kolay hiç bir ayarlama yapmanız gerekmiyor.
Kurulum tamamlandıktan sonra artık e-postalarınızı arşivlemeye başlayabilirsiniz.
E-posta arşivlemede çeşitli seçenekler mevcuttur. Örneğin mailler henüz istemciye ulaşmadan sunucu tarafında arşivlenebilir. Bunun avantajı her zaman tüm maillerinizin yedeklenmesini garantilemesidir. Yani hiç bir zaman arşive alınmadan bir kullanıcının silmesi durumu söz konusu olamaz. Ama şöyle bir dezantajı mevcuttur. Bu defa da tüm maillerinizi arşivlemek sorunda kalırsınız. Yani örneğin Outlook’ta gelen maillerinizi klasör klasör ayırdığınızı varsayalım. Bu şekilde bir klasör seçimi yapamayacaksınız.
Diğer arşivleme seçeneği e-posta istemcisinden arşivlemedir. Bunun avantajı yukarıda bahsettiğim gibi dilediğiniz mailleri arşivlemenizi sağlar ama bu defa yedekleme sunucudan değil istemciden yapılacağı için bazı maillerin arşivlenmeden silinme ihtimali vardır. Sonuçta belli bir zaman peryotunda istemcideki mailleri arşivle diyorsunuz ve bu iki zaman dilimi arasında kullanıcılar bazı mailleri arşivlenmeden silebilirler.
Son arşivleme seçeneği ise dosya sisteminden arşivlemedir. Bunun avantaj ve dezavantajları da e-posta istemcisinden yedekleme ile aynıdır.
Neticede tamamen şirketinizin ihtiyaçları doğrultusunda size hangi arşivleme stratejisi uygunsa onu seçmeniz gerekir. Avantaj ve dezavantajlarını göz önünde bulundurarak tabiki.
Burada örnek olması açısından Outlook üzerinden nasıl arşivleme yapılacağına da değinmek istiyorum.
Outlook üzerinden e-posta arşivleme
MailStore ile Oulook’taki maillerimizi arşivlemek için önce MailStore Client’a kendi kullanıcı adı ve şifremizle giriş yapıyoruz.
Daha sonra karşımıza aşağıdaki pencere açılacaktır. Burada Archive E-mail butonuna tıklıyoruz.
Sonraki pencere hangi ortamdan maillerimizi arşivlemek istediğimizle ilgilidir. Biz şu an Outlook’tan arşivleyeceğimiz için Microsoft Outlook’u seçiyoruz. Sonra localde bulunan bir Outlook profilinden mi yoksa bir pst dosyasından mı arşivlemek istediğimizi soruyor. Üstteki seçeneği seçiyor ve Next butonuna tıklıyoruz.
Burada seçimimizi detaylandırabiliriz. Folders kısmında şu an için tüm klasörler seçili. Silinmiş Öğeler, Taslaklar, Spam Mailler ve Giden Kutusu seçilmemiş durumda. Bunu değiştirmek için Folders yazan yerin sağındaki … olan butona tıklıyoruz.
Üst kısım dahil edilecek klasörleri, alt kısım ise dahil edilmeyecek klasörleri göstermek içindir. Add butonuna tıklıyoruz ve seçimimizi yapıyoruz.
Seçimi tamamladıktan sonra seçtiğimiz klasörler üst tarafta listelendi. Seçtiğimiz klasör harici diğer klasörler seçilmediği için alt kısımda herhangi bir seçim yapmamıza gerek yok. Ama eğer üst tarafta tüm klasörleri dahil et demiş olsaydık, o zaman çıkarmak istediğimiz klasörleri alt tarafta belirtmemiz gerekirdi.
Filter bölümünde istersek “Also archive unread messages” seçeneğini işaretleyerek okunmamış maillerin de arşivlenmesini sağlayabiliriz.
Ya da “Only archive messages that are older than ” seçeneği ile belli bir tarihten öncekileri ya da 1 ay gibi bir dönemdeki mailleri de arşivleyebiliriz.
Delete bölümü varsayılan olarak arşivlediği hiçbir maili Outlook’tan silmez. Bu ayarı değiştirmek için … butonuna tıklıyoruz.
Never seçeneği hiçbir zaman silme anlamında varsayılan seçenektir.
Imeediately after achiving seçeneğini işaretlersek arşivlemeden hemen sonra siler.
At least seçeneği ile belirttiğimiz zaman sonra siler
If messages older than seçeneği ile de belirttiğimiz zamandan daha eski olanları siler.
OK butonu ile yaptığımız ayarlamaları kaydedebiliriz.
Tüm ayarları yaptığımıza göre Next butonuna tıklayabiliriz. Daha sonra ayarlarımız için bir isim giriyoruz ve Finish butonuna tıklıyoruz.
Arşivleme tamamlandıktan sonra My Archive altında arşivlediğimiz maillerimizi görebiliriz.
Arşive Ulaşım
MailStore ile arşivlenen maillere ulaşmak da çok kolay ve yine bunun için de bir çok alternatif mevcut.
MailStore Client : Bunlardan birincisi MailStore client ile ulaşım. MailStore client altında MyArchive altında arşivlenen e-postalarınızı görebilirsiniz. (Bir üstteki resim)
MailStore Web Erişimi: Kullanıcı bilgisayarında herhangi bir programa gerek olmadan internet browser ile de arşive ulaşılabilir. Sadece adres çubuğuna http://serveradı:8461 yada http:// serveradı:8462 yazmanız gerekir. Serveradı kısmına kendi serverınızın adını yazınız. Aşağıdaki pencereden kullanıcı adı ve şifrenizi girerek arşivinize ulaşabilirsiniz.
Outlook MailStore Add-in :Outlook MailStore Add-in ile doğrudan arşivlenmiş maillerinize Outlook içerisinden ulaşabilirsiniz. Sol üst köşede bulunan MailStore Search yazan butona tıklayınız. Daha sonra sizden kullanıcı adı ve şifre girmenizi isteyecektir. Bunun ardından arşivlenmiş maillerinizi Outlook içerisinden görebilirsiniz.
iPhone Client :MailStore Web Access’in iPhone ve iPad ‘ uyarlanmış versiyonu ile kullanıcılar iPhone iPadlerinden arşivlerine ulaşabilirler.
IMAP destekli E-posta istemcisi :MailStore kullanılan işletim sisteminden bağımsız erşive ve erişim için entegre bir IMAP sunucu sağlar. Bu kullanıcılara arşivlerine Mac ve Linux işletim sistemlerinden ve mobil aygıtlarından ulaşmalarını sağlar. Tu arşiv sadece normal bir posta kutusu gibi ayarlanmalıdır. MailStore’un IMAP entegrasyonu, MailStore Server Service Configuraion kısmından aktifleştirilip konfigüre edilebilir.
MailStore mail arşivleme ile ilgili tüm ihtiyaçlarınızı karşılayacak kullanımı kolay, pratik ve çok yetenekli bir e-posta arşivleme yazılımıdır. MailStore ile ilgili farklı özellikleri anlatacağımız diğer yazımızda görüşmek üzere…