Mailbox Manager

Mailbox Manager, Exchange Server’daki posta kutularını, bu posta kutularında bulunan mesajların tipini, boyutunu ve mesajın ne zaman ulaştığını göz önünde bulundurarak temizleme işlemini yerine getiren yardımcı bir programdır.  Örneğin bu özelliği kullanarak kullanıcıların posta kutularındaki “Deleted Items” gibi klasörlerin içinde tutulacak mesajların en fazla bir ay önceki mesajlar olmasını yada sadece belirli bir boyutta veya tipte mesajların bu klasörlerde tutulmasını sağlayabilirsiniz. Bu sayede Exchange Server’daki “Information Store” boyutunu kontrol altına almış olursunuz. Aslında Mailbox Manager, Microsoft BackOffice Resource Kit (BORK) içinde bulunan  “Mailbox Cleanup Agent”ın geliştirilmiş bir versiyonudur ve ilk olarak karşımıza Exchange 5.5 SP3 ile çıktı. Exchange Server 2000’de ise SP1 ile birlikte geldi.

Exchange Server 2000’de Mailbox Manager’i kullanmak için öncelikle yeni bir Mailbox Manager Policy oluşturuyoruz. Bunun için Exchange System Manager’i açıp Recipients->Recipient Policies konteynırına sağ tıklatarak New->Recipient Policy ‘i seçiyoruz. Karşımıza Şekil 1’deki New Policy başlıklı pencere çıkacaktır.

Şekil-1: Yeni bir Recipient Policies oluşturuyoruz.

Bu pencere çıkacaktır. Bu penceredeki seçeneklerden Mailbox Manager Settings seçeneğini seçip OK butonuna basıyoruz. Karşımıza Şekil 2’deki pencere çıkacaktır.

Şekil-2. Oluşturulan Policy’nin hangi posta kutularında etkin olacağının belirlendiği pencere

Bu penceredeki General sekmesinde bulunan Name kısmına  oluşturacağımız policy’ye vereceğimiz ismi yazıyoruz. Eğer oluşturacağımız bu policy’nin sadece belirli kişilerin posta kutularındaki mesajları temizlemesini istiyorsak bu durumda Modify butonuna basarak bu kullanıcıların posta kutularını seçiyoruz. Eğer burada herhangi bir seçim yapmazsanız oluşturulan bu policy tüm posta kutularını etkileyecektir.

Mailbox Manager Setttings sekmesine tıkladığımızda ise karşımıza Şekil-3’deki pencere çıkacaktır.

Şekil-3. Mailbox Manager’ın asıl ayarlarının yapıldığı kısım

Şimdi bu penceredeki seçeneklerden biraz bahsedelim. “When processing a mailbox” kısmında aşağıdaki dört seçenek bulunur.

·        Generate Report Only: Bu seçeneği seçtiğinizde Mailbox Manager posta kutularını sizin belirlemiş olduğunuz kriterlere göre tarayacak ve bunu size bir rapor halinde sunacaktır. Posta kutularında bulunan ve siziz belirlemiş olduğunuz kriterlere uyan mesajlara herhangi bir işlem yapılmaz.

·        Move to Deleted Items Folder : Bu seçenek seçildiğinde Mailbox Manager posta kutularında sizin belirlemiş olduğunuz kriterlere uyan mesajlar bulacak ve bunları “Deleted Items” klasörüne taşıyacaktır.

·        Move to System Cleanup Folders: Bu seçeneği seçerseniz kriterler uyan mesajlar “System Cleanup” klasörlerine taşınacaktır.

·        Delete Immediately: Krierlere uyan mesajlar posta kutularından silinecektir.

Size tavsiyem öncelikle birinci seçeneği seçip bir rapor almanız ve bu raporu inceledikten sonra ne yapacağınıza karar vermeniz.

“For each folder, process messages that exceed the size and age limit” kısmında ise Mailbox Manager’ın posta kutuları içindeki hangi klasörlere bakacağını ve bu klasördeki mesajlarda aranacak kriterlerin ne olacağının (Age ve Size kısımları) belirlendiği seçenekler bulunur. Varsayılan olarak Mailbox Manager posta kutularındaki tüm klasörlerde 30 gün önce gelmiş veya boyutu 1024 KB’dan büyük olan mesajlar üzerinde işlem yapar. Bu değerleri klasör bazında değiştirebilirsiniz. Bunun için ilgili klasorü “For each folder, process messages that exceed the size and age limit” kısmında seçip Edit butonuna basın. Karşınıza çıkacak “Folder Retention Settings” başlıklı pencerede yeni değerleri girebilirsiniz. Eğer burada listelenen klasörlerin haricinde başka bir klasörün de Mailbox Manager tarafında işlenmesini istiyorsanız bu durumda Add butonuna basarak listeye ekleyin. “Send notification mail to user after processing” seçeneğini seçerseniz Mailbox Manager işlemini tamamladıktan sonra posta kutusu sahiplerine bir mesaj yollayacaktır. Yollanacak mesajın metnini Message butonuna basarak değiştirebilirsiniz. Örneğin benim aldığım mesaj şu şekildeydi.

The Microsoft Exchange Server Mailbox Manager has performed an automated cleanup of your mailbox.

27 item(s) were found in the /Gelen Kutusu folder.

17 item(s) were found in the /Gönderilmiş Öğeler folder.

For additional information contact your Exchange Administrator.

Bu penceredeki “Exclude specific message classes” seçeği yardımıyla Mailbox Manager’ın üzerinde işlem yapmaması gereken mesaj tiplerini belirleyebiliryorsunuz. Kullanabileceğiniz mesaj sınıflarının listesini Tablo-1’de bulabilirsiniz. Mesaj sınıflarının daha geniş bir listesini http://www.somorita.com/faq/exchange/messageclasses.asp adresinden bulabilirsiniz.

Tablo-1.Mailbox Manager içinde kullanabileceğiniz mesaj sınıflarından bazılar

Sıra, oluşturduğumuz bu policy’nin  Exchange Server tarafından hangi zaman aralıklarında çalıştırılacağının belirlenmesine geldi. Bunun için Exchange System Manager’ı açıyoruz. Ardından Exchange Server’a sağ tıklayıp Properties’i seçiyoruz. Karşımıza çıkan ekrandaki Mailbox Management sekmesine tıklayarak Şekil-4’deki pencereyi açıyoruz. “Start mailbox management process” kısmında Mailbox Manager’in ne zaman çalıştırılacağını belirliyoruz. Buradaki seçeneklerden sizin ihtiyaçlarınızı karşılayanı seçebilir yada “Use custom schedule” seçeneğini seçerek kendiniz Mailbox Manager’in çalışacağı zaman dilimlerini belirleyebilirsiniz. Mailbox Manager’in çalışacağı zaman dilimlerini özellikle Exchange Server’ın yoğun olmadığı zaman aralıklarından seçin. Aksi halde Exchange Server’ın performansında ciddi azalmalarla karşılaşabilirsiniz.Reporting kısmı ise işlem sonucunda bir raporlama işleminin gerçekleşip gerçekleşmeyeceği ile raporlamanın ne kadar detaylı olacağının belirlendiği kısımdır. Bence raporlama özelliğini kullanın. Administrator kısmında ise oluşturulan raporların kime iletileceğini belirliyorsunuz.

Şekil-4. Mailbox Manager’in hangi zaman aralıklarında çalışacağının belirlendiği pencere.