Sürekli olarak duyduğunuz kelimelerden birisidir muhtemel “üretkenlik”, ancak gerçekten bu başlık altına sizden istenilen gereksinimlerin ne kadar başarılı bir şekilde üretkenliğe dönüşeceğini merak ediyorsunuzdur. Veya kesinlikle üretkenlik artışına neden olacağına emin olduğunuz eğitim, ofis veya çalışma şartları başta olmak üzere teknolojik alt yapılara yaptığınız yatırımın kazandıracağı üretkenlik artışının belki de oranını merak ediyorsunuz. Bunun için en doğru yöntem tabiki mevcut iş yapış şeklinizdeki KPI rakamları olacaktır.
Yani hali hazırda rakamsal olarak yapacağınız yatırımların yine rakamlar olarak karşılığını alabileceğiniz pek çok proje görebilirsiniz.
Benim bizzat başında bulunduğum ve gerçekten üretkenliği arttıran bir video konferans projesi bir banka organizasyonuna yıllık 1,5 milyon dolar kazanım sağlamıştı. Evet rakam bir hayli yüksek. Ancak ortalama 8000 personele bir yıl içerisinde yaptığınız tüm eğitimleri online ortama aldığınızı düşünürseniz gayet mantıklı bir “üretkenliği artıran” proje oldu. Tabiki buradan anladığım üretkenlik para değil, insanların sadece eğitim ve toplantı için seyahat etmesi, hatta aynı bina içerisinde bile masasından kalkıp toplantı odasın gitmesi aslında üretkenlik kaybına yol açar.
Bu konuda yine Logitech Meetup ve Skype konusunda aşağıdaki yazdığım makaleyi inceleyebilirsiniz
Burada verdiğim örneklere çok benzeyen pek çok yabancı makaleye rastlayabilirsiniz;
https://medium.com/@bshinkre/youve-exposed-the-ugly-truth-about-meetings-d36f8ec80c9d
Hatta inanılmaz rakamlar paylaşılıyor bu makalelerde. Gerçekten benimde içinde bulunduğum ve bizzat şahit olduğum rakamlar düşünüldüğü zaman bunların abartı olmadığını göreceksiniz.
Peki benim önerim nedir?
Tabiki her toplantı online veya uzaktan yapılamayabilir, bu noktada da oranlar ciddi değişti, bunun sebebi ise gerçekten iyi çalışmayan online toplantı sistemlerinin süper bir çözüm gibi satılması ve özellikle üst yönetimde istenilen kullanıcı deneyimini sunmaması nedeni ile hayal kırıklığına uğraması. Ancak teknolojinin gelişmesi ile aynı anda aynı 3D veya 2D çizimler, görseller veya işler üzerinde ayrı coğrafyalardaki insanların çalışabilmesi için gerekli sistemler hazır durumda. Her ne kadar bazıları henüz ülkemize gelmemiş olsa da bu noktada güncel teknoloji ile bu hayal kırıklığına uğramış kitleyi bir daha bilgilendirmek gerekebilir.
Bu makalemde de aslında en yeni nesil kamera teknolojilerini kullanan Logitech Rally ürünü ile yine Microsoft’ un en yeni nesil üretkenlik ürünlerinden birisi olan Teams ile şirket çalışanları, yöneticileri veya ortak çalışma, toplantı ihtiyacı olanlar içine nasıl verimli bir iş birlikteliği gerçekleştirebilirsiniz bunu anlayamaya çalışacağım.
Team, Microsoft Office 365 ürün ailesinden biri ürün olup cloud temellidir, bu sayede herhangi bir sunucu veya yerel veri merkezi ihtiyacı yoktur. Sadece aboneliğin kullanıcı başına satın alınması ve istemci yazılımının yüklenmesi yeterlidir.
Yukarıdaki gibi bir Office 365 planına sahip iseniz Team kullanabilirsiniz.
Ben ise bu makalemde özellikle video konferans özelliklerinden bahsetmek istiyorum.
Toplantılar için en önemli gündem hala iyi bir görüntü kalitesidir. Malum ses noktasında özellikle alt yapı ve teknoloji olarak uzun yıllardır sorun yaşamamak ile sadece doğru toplantı odası ve katılımcı sayısı için doğru mikrofon veya donanım aldığımız sürece sorun yaşamıyoruz. Ancak görüntü yıllardır belki de en büyük kâbusumuz. Bu noktada hem kullandığınız yazılımın sıkıştırma teknolojisi hem de kameranızın kaliteli olması şart.
Burada yazılım olarak Microsoft Teams kullanıyoruz. Teams ismi belki size yabancı gelebilir ancak OCS, Lync, Skype gibi aslında bildiğiniz pek çok ürünün en güncel ismidir. Yani yıllardır kullanılan ve güvenilen bir ürün ailesinden bahsediyoruz. Tabiki değişen ve gelişen teknoloji ile Teams de pek çok rakip video konferans sisteminde olduğu gibi mobil uygulamalarda da kusursuz bir kullanıcı deneyimi sunar.
Peki donanım tarafında ne kullanıyoruz? Logitech Rally
Geriye doğru baktığımız zaman video konferans işinde gerek yazılım oyuncuları gerekse video kamera üreticileri çok yol kat etti. Hatta öyle ki son birkaç yıl bile inanılmaz yenilikleri görmemizi sağladı. Yazılım uygulamalarının iş ihtiyaçlarına odaklanmış yeni özellikleri, bant genişliği kullanılabilirliğinin artması, kamera çözünürlükleri ve daha fazlası.
Ancak özellikle üretkenliği arttıran video konferans görüşmelerinin daha çok laptop veya mobil aygıtlardan yapıldığını görüyoruz. Toplantı odaları ise genelde kullanım zorlukları veya eski tecrübeler ya da mükemmel olmayan kullanıcı deneyimi nedeni ile tercih edilmiyor. Mobil aygıtlar ve laptop için kamera, mikrofon ve benzeri araçlar bütünleşik olduğu için daha pratik bir kullanım sunarken toplantı odalarındaki kameranın doğru açıyı göstermesi, sesi iyi alabilmesi, odanın ışık ve gürültü durumu, cihazların her an hazır olamaması gibi nedenlerden kullanım oranı düşmektedir.
Logitech Rally ise aslında bu pratik ve hazır laptop, mobil dünya ile toplantı odaları gibi hantal, kompleks mimarilerin arasında bir geçiş sağlıyor. Son derece pratik bir kurulum, kullanımı olduğu için farklı boyutlardaki odalarda dahi kullanılabilirken, çok büyük toplantılar için gerekli olan ekstra mikrofon, ses sistemi ve zoom desteği ile ses – görüntü ikilisini büyük küçük her ortam için kusursuz sunmaya hazırdır.
Bu konuda tavsiyem mutlaka ürünü denemeniz. Tabiki bir web kamerası kadar küçük ve pratik değil, ancak amacınız gerçekten küçük, büyük tüm video konferans ihtiyacınızı karşılamak ise mutlaka denemeniz gereken bir ürün. Unutmayın, logitech VC ürün ailesinde ayrıca meetup veya group gibi yine belki de farklı toplantı odalarınız için uygun ürünlerde bulabilirsiniz.
Logitech yıllardır bu işi yapan bir üretici olarak sadece çok kaliteli kamera üretmenin müşteriler için en üst seviye memnuniyet sağlamayacağını çok iyi bilmektedir. Bu nedenle “RightSense” ismini verdiği teknolojiler bütünü ile kameraya zekâ katmaktadır.
RightSense teknolojisi aslında video konferans sistemleri için çok temel 3 sorunu çözmek üzere geliştirilmiştir.
Toplantı sırasında kişilere odaklanmak, ortam ışığına rağmen en iyi görüntü kalitesini almak ve tabiki bir video konferans sistemi için olmazsa olmaz ses sorunlarının önüne geçmek.
Şimdi isterseniz hızlı bir şekilde bu teknolojilerin tam olarak bizlere Logitech Kameraları ile neler sunduğunu görelim
RightSight- Automated Camera Control
Kameranın lensini otomatik hareket ettiren ve zoom’ u kontrol eden bu teknoloji sayesinde toplantı masasındaki her bir koltukta oturan katılımcının mükemmel görünmesi için geliştirilen bir teknolojidir. Temel odağı hiçbir katılımcının görüntüden çıkmamasını sağlamaktır.
Bu konuda aşağıdaki animasyonu ben çok beğeniyorum. Yukarıdaki tanımı gayet net bir şekilde özetliyor.
Not: Bu özellik için Windows 10 bir işletim sistemi ve ekstra aşağıdaki yazılım gereklidir;
https://support.logitech.com/en_ch/software/rightsight
RightLight- Light and Color Optimization
Aydınlatma koşullarından bağımsız olarak herkesin kamera üzerinde en iyi şekilde görünmesine yardımcı olur. RightLight, video gürültüsünü azaltır, ışık dengesini optimize eder ve tüm cilt tonlarında doğal sonuçlar için renk ve doygunluğu ince ayarlar.
RightLight in Rooms
Geniş Dinamik Aralık (WDR) özelliği sayesinde RightLight, insanları duvarlardan ve pencerelerden ayırt edebilir, arka aydınlatma ve parlamanın etkilerini düzelterek insanların yüzlerinin gölgeli görünmesini engeller. Her bir kamera katılımcısı, doğal görünümlü cilt tonları ve giyim renkleri için bireyselleştirilmiş renk tonu ve parlaklık optimizasyonundan yararlanır. Video, aydınlatma koşulları değişse bile tutarlı kalır, bu nedenle görünümleri feda etmeye veya doğal ışığı engellemeye gerek yoktur.
RightLight on the Desktop
Bu makalemizde her ne kadar Rally anlatıyor olsak ta bu teknolojiyi tüm kameralarına yaymaya başladı. Buna en iyi örnek ise Logitech BRİO Ultra HD kamerada bile aşağıdaki gibi açık ofis veya evlerde oluşan doğal ışık kaynaklı gölgelenmeleri engelleyebilirsiniz.
RightSound- Enhanced Audio
Video konferans sistemlerine kurumsal seviyede kaliteli ses sağlayan ses işleme teknolojileri ve tasarım yenilikleri paketidir. İnsan sesi için optimize edilmiş olan RightSound, istenmeyen sesleri (fanlar ve klavye tıklamaları gibi) azaltır ve her kelimesini olağanüstü netlikle iletmek için aktif hoparlördeki gürültüleri azaltır. Gelişmiş bir konuşma detektörü algoritması, sessiz konuşmacıların sesini otomatik olarak yükseltir, böylece her ses duyulur.
Anti-Vibration Enclosures
Patent bekleyen bir süspansiyon sistemidir. Hoparlör modülünü harici muhafaza içinde ayırarak duvarlardan, stantlardan ve masalardan geçebilen titreşimleri neredeyse ortadan kaldırır. Bu, video görüntülerinin yüksek ses seviyelerinde ve yakınlaştırıldığında bile net ve sabit kalmasını sağlarken yankı giderme performansını artırır.
RightSound Mic Matrix
Logitech Rally’ deki Beamforming teknolojileri, ileri geri konuşmalara ayak uydurur, saniyede 125 kez yeni aktif konuşmacılara dinleme ve kilitleme yapar. Yedi Ralli mikrofon sayesinde 46 katılımcıya kadar kapsama alanı olan bir oluşturma matrisi oluşturmak için birlikte çalışma teknolojisini destekler.
AI Speech Detection
Her üreticide olduğu gibi Logitech’ de teknolojinin nimetlerinden sonuna kadar yararlanmaktadır. Makine öğrenme teknolojisini kullanarak 20.000’den fazla farklı ses içerisinden insan sesini kolaylıkla ayırt edebilir. Ayrıca güncellenmiş algoritmalar ücretsiz olarak firmware güncellemeleri ile sizlere ulaştırılacağı için konuşma algılama ve gürültü bastırma performansı sistemin ömrü boyunca gelişir.
İşin güzelliği ise buraya kadar anlattığımız tüm teknolojiler Logitech Rally içerisinde yer almaktadır;
Not: HDR, Rally’ nin WDR kullanması nedeni ile ihtiyaç duymadığı bir teknolojidir.
Peki birazda ürünlerin birlikte çalışma senaryosuna bakalım.
Aktif olarak kullandığım ürünler olan teams + Rally için hızlıca sizlere ürünü nasıl kullandığımızı göstermek istiyorum.
Öncelikle ürünün kurulumu son derece kolay olmakla birlikte ürünün kutusunu açınca karşınıza aşağıdaki gibi bir görüntü karşılayacaktır;
Bağlantılar son derece kolay ama yine de kitapçığı okumanızı tavsiye ederim. Bağlantıları yaptıktan sonra cihazı açıyoruz ve bilgisayarımıza bağlıyoruz.
Ben her ne kadar bu makalemde sizlere teams ile entegrasyonunu anlatıyor olsam da Teams başta olmak üzere ürün piyasadaki hemen hemen kabul görmüş her video konferans sistemi ile sorunsuz çalışmaktadır (Zoom, Hangouts Meet, Cisco Webex, Google, Microsoft Skype for Business).
Sıra şimdi kamera, mikrofon ve ses sistemi için uygun bir konum belirlemeye gerekiyor.
Yukarıdaki gibi farklı odalar farklı ihtiyaçlar gerektirir. Böyle bir oda için video konferans sistemi tasarımı yapacaksanız mutlaka bu dokumanı incelemeniz gereklidir;
Dokumana bakacak olursanız her oda için Kamera pozisyonu, ekran, oturma konumu, ses, akustik, oda tasarımı ve ışık konularında ayrı tavsiyeler vardır. Bu kadar çok değişken için elinizdeki video kamera sisteminde esnek olması gereklidir. Yani her açıdan katılımcıları yakalaması, her köşeye ses iletmesi veya sesi yakalaması kamera, mikrofon, hoparlör ve tabiki içindeki yazılım teknolojisi ile olur.
Ancak ben bu tür projelerde hep aşağıdaki siteyi öneriyorum müşterilerime,
Room Layout, Equipment, Furniture & Lighting, Acoustics, Services gibi bir toplantı odası tasarımı için olmazsa olmaz her başlık düşünülmüş durumda.
Peki ortam hazır ise biraz canlı demo yapalım.
İlk olarak kamera ayarlarını yapmamız gerekiyor. Teams uygulamasını açalım;
Daha sonra sağ üst köşedeki kullanıcı ikonuna tıklıyoruz ve açılan ekranda ayarlar bölümüne geliyor;
Ayarlarda Devices bölümüne tıkladığımız zaman Logitech Rally kameramızı görmemiz gerekiyor. Buna emin olduktan sonra hızlı bir şekilde bir video konferans yapabiliriz.
Bunun için elinizdeki teams veya uygun bir video konferans uygulamasını kullanabilirsiniz, ben Teams üzerinden Ümit’ i arıyorum;
Arama yapmak istediğiniz kullanıcıyı bulup video ikonuna tıklamanız yeterlidir;
Ve karşımızda Ümit Seyhan ile Caner Çetinkaya.
Tabiki bu kadar kapsamı bir kamera için bu açık son derece üstesinden kolay gelinecek bir durum, çünkü günün sonunda elimizdeki cihaz ile çok büyük toplantı odalarında dahi sorunsuz görüntü alabiliyoruz.
Ben hemen ilk olarak en çok merak ettiğim özelliklerden birisi olan arka planda ışık olmasına karşın konuşmacıların yüzlerinin karanlık çıkmamasını test etmek için bu sefer kendimi kullanmayı tercih ettim.
Gözüne far tutulmuş tavşan gibi çıkmışım ama önemli olan kameranın komple cam olan ofisin bu parlak ışığına rağmen benim yüzümü son derece net bir şekilde görüntülemesidir.
Geniş açı olması için örnek bir resim daha paylaşıyorum;
Bu tarz pek çok video konferans’ a katılmış sizler çok iyi biliyorsunuz ki arkadaki gibi bir parlaklık ile sizin yüzünüzün görünmesi nerede ise imkânsız.
Peki bir de geniş bir toplantı odası için kameranın açısını göstermek adına aşağıdaki gibi bir görsel paylaşıyorum;
Belki şu anda önemli bir detay olmayan sağ bölümdeki kitaplıkta yer alan kitapların ne olduğuna bakalım.
Yaklaşık 7 metre mesafe’ den yapılan zoom ile gerçekten çok başarılı bir zoom özelliğine sahip.
Zaten kamera özellikleri için Logitech web sitesini inceleyebilirsiniz.
Evet makale bir hayli uzun oldu bu nedenle artık toplama zamanı geldi sanki, uzun lafın kısası gerçekten çok başarılı bir donanım + geliştirilen yeni yazılım özellikleri ile Logitech Rally en zorlu toplantı odası şartları için dahi doğru bir üründür.
Umarım bu 25 sayfada video konferans sistemlerinin şirket ve çalışan verimliliğini ne kadar iyi yönde değiştirdiğini ve bunu özellikle doğru fiyat/performans analizi ile seçilen ürünler ile yapmanın günün sonunda şirket bütçesine de yarar sağlayacağın unutmayın.
Bir sonraki makalemde görüşmek üzere.