Bu makalemizde http://www.cozumpark.com/blogs/cloud_computing/archive/2011/10/15/bulut-sistem-zerinden-exchange-kullan-m-hosted-exchange-2010-cloud-hosting.aspx bulut sistemin nimetlerinden olan Exchange Hosted yapısını anlatmıştık. Ülkemizde Microsoft tarafından bulut sistemi başlatmak için önderlik edilmiş bir hosting firmasının hosted yapısına yer vermiştik. Çözümpark platformumuz üzerinde bulut sistemi anlatan makale, webcast ve podcast ile sistem takipçilerine detaylı noktalarına kadar aktarılmıştır. Yukarıdaki linkimizde Mailleşme platformlarından birisi olan Exchange mimarisinin nasıl işlediğini anlatmaya çalışmıştım. Bu makalemizde Google tarafından sağlanan Google Apps sistemini ele alacağız.
Şimdi yapıdan genel özelliklerinde biraz bahsedelim ve sonrasında mail sistemini incelemeye alalım.
Sistem Mail barındırma, Güvenlik ve Arşivleme isimli iki temel hizmet ile bizlere sunulmaktadır. Bu hizmetlere genel hatları ile değinecek olursak;
Postini: Mail hizmeti kullanacak olan kişilere mail hizmetine ek olarak bu paketin alınması durumunda mail arşivlemesi ve Google Apps mail barındırma hizmeti ile gelen spam filtrelerinin özelleştirilmesi konusunda gelişmiş imkanlar sağlar. Bu özelliğin bize sağladıklarını sıralayacak olursak;
-Spam , Virus, Malware , Phishing ve Spyware Koruması
-E Mail şifreleme
-Outbound SMTP
-E-Mail Filtreleme
Yukarıdaki özellikler Google Apps mail barındırma hizmeti alındığında bize sunulmaktadır fakat özel filtreler tanımlamak, mail içeriği filtrelemek ve boyutsal tanımlamalar gibi özelleştirmeler yapmak istersek bu hizmeti ayrıca almamız gerekmektedir. Bu ürünü Exchange üzerine konumlandırılan Fore Front Protection For Exchange gibi düşünebiliriz.
Bu hizmet içerisinde gelen arşivleme özelliği alındığı durumda ise 25 Gb olan kişisel mailboxlar dolduğu zaman boyut sınırı olmaksızın maillerimizi 1 ile 10 yıl arasında yaptığımız anlaşmaya göre arşivleyebiliriz. Bu mailler Admin hesabı dahil kimse tarafında değiştirilemez ve silinemez sadece izlene bilir ve okunabilir.
Google Apps : Bu hizmet google tarafından mail barındırma hizmeti aldığımızda bizlere sunulan paketin ismidir. Bu paket içerisinde aşağıdaki uygulamalar yer almaktadır.
1-Kurumsal mail : Bu uygulama bize 25 gb kişi başı mailbox alanı, web mail, Outlook senkronizasyonu, tüm telefonlar ile senkronize çalışma imkanı sağlar. Genel hatlarımız bittikten sonra uygulama aşamasında bu özelliklere geniş olarak değineceğiz.
2-Google Takvim : Bu uygulama bize takvimimizin domain içi veya dışı olarak paylaşılmasını, Outlook veya gmail üzerinden kullanılmasını, sms veya mail bilgilendirmesi ve akıllı telefonda senkronize olma imkanı sağlar.
3-Google Gruplar : Bu uygulama bize şirket içi veya şirket dışı olarak gruplar tanımlamamızı, bunlar arasında member ve owner özellikleri belirlememizi gruplar arası internet sayfası dizayn etme imkanı sağlamaktadır.
4-Google Talk : Bu uygulama web mail üzerinden veya bilgisayarımıza kurulacak olan Gtalk yazılımı sayesinde domain içerisinde veya domain dışarısında canlı sohbet, görüntülü sohbet imkanı sağlar. İstememiz durumunda konuşmaların kaydı tutulabilir.
5-Google Dökümanlar : Bu uygulama online olarak ofis uygulamaları oluşturmamız kullanmamızı sağlar. İstememiz durumunda desteklenen tüm formatları 25 gb mailbox kotamızı baz alarak sisteme upload edip buradan kullanabiliriz. Bu dökümanlarımızı domain içi veya domain dışı kullanıcılar ile paylaşabiliriz. Bir dökümana aynı anda 50 kişi erişerek üzerinde 50 kişi aynı anda işlem yapabilir. Bu 5 özellik mail özelliğine entegre olarak bize sunulmuştur. Bir bakıma Microsoft sistemindeki Exchange, Lync ve Ofis 365 mimarisini aynı anda bize sunmaktadır. Aşağıdaki şekilde bu mimariyi yansıtmaktadır.
Buraya kadar olan kısımda genel bir çerçeve çizmeye çalışarak ürünün kapsamını ve genel özelliklerini anlattım. Bundan sonraki aşamada ağırlıklı olarak mail hizmetleri konusuna değineceğiz. Diğer özellikler ana konumuz ve asıl mail kullanma amacımızın biraz kenarında olduğundan dolayı bu kısımlara yer yer kısada olsa değineceğiz.
Bu sistemi kullanmak için Google Türkiye sayfasından http://www.globalit.com.tr/demo bu sayfaya girip gerekli demo linkini kullanarak başvuruda bulunabilirsiniz. Mesai saatleri içerisinde başvurunuz incelenip size geri bilgi dönme konusunda mail gelecektir. Bu mail içeriğinde size bir ptr kaydı yollanacak ve dns üzerinden bu kaydı açmanız istenecektir. Bunun amacı kullanılacak olan domain gerçekten sizin mi diye kontrol edilmek istenmesidir. Bu aşamadan sonra size demo ortamının açıldığına dair yönetim paneli ve web mail paneline erişmek için mail ile gerekli linkler yollanacaktır. Ek olarak birkaç Mx kaydı açmanız gerekmektedir. Bu kayıtlar açılmaz ise sadece demo üzerinden mail yollama işlemi yapabilir mail alamazsınız. Bu kayıtlar aşağıdaki gibi olmalıdır.
|
Priority |
MX Records |
|
10 |
ASPMX.L.GOOGLE.COM |
|
20 |
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
|
30 |
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM |
|
40 |
ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM |
Kayıtlarımızı tamamladıktan sonra bize gelen linkten yönetim panelimize login olabiliriz.
Google Apps Yönetim Konsolunun Adım Adım İncelenmesi
Bize verilen link üzerinden bizim adımıza oluşturulmuş olan konsola mail ile birlikte genel bilgileri girerek login olalım.
Dashboard ekranımızda yönetebildiğimiz uygulamalara ait linkler ve genel bilgiler bulunmaktadır. Bu konsol İngilizce olmasına karşın Türkçe ve birçok dilde kullanılabilir. Google tarafından yapılan geliştirmeler Apps kullanıcılarının tümüne yansıtıldığı için güncellemelerden önce yararlanmak adına konsolu İngilizce olarak kullanmakta yarar vardır.
Organization ve Users ekranımızda var olan kullanıcılarımızı görebilir, yeni kullanıcılar ekleyebilir, organization unitler tanımlayabilir, kullanıcıları bu gruplar arasında taşıyabilir, kullanıcıları silebilir, kullanıcılar üzerinde gerekli izin verilen editleme işlemlerini yapabilir, kullanıcı listesini download edebilir, toplu olarak kullanıcı ekleyebiliriz.
Bir kullanıcı ekleyerek kullanıcı üzerinde ne gibi işlemler yapabiliyoruz bunlara değinelim. Kullanıcı eklemek için “New a User” butonuna tıklayalım. Gerekli bilgileri girerek “Create New User” butonuna tıklatalım.
Bu ekranda “Done” Butonu ile işlemlerimizi tamamlayalım.
Kullanıcımız şu anda listede görüldüğü üzere eklendi.
Şimdi bu kullanıcımızın üzerine tıklayarak kullanıcı üzerinde ne gibi işlemler yapabiliyoruz bunu görelim. Açılan ekranımızda “User Information” kısmında Kullanıcımızın isminin değiştirilmesi, şifresinin resetlenmesi, bağlı olduğu tüm ortamlardan cookieslerin silinerek log off olmasının sağlanması, contact paylaşımına izin verilmesi, mailbox alan kullanım bilgisi, ek mail adresi tanımlaması, kullanıcının bir gruba atanması, mail yönlendirilmesi işlemleri yapılabilmektedir. Kullanıcıya 20 tane farklı mail adres tanımlaması yapılarak 20 farklı maili tek bir mailbox içine çekmesi sağlanabilmektedir.
“Resolves Settings” kısmında kullanıcılarımızın kullandığı Google servisleri listelenmektedir. Bu servislere ek olarak ihtiyaç duyulması durumunda yine bu ekrandan Marketing üzerinden ücretli veya ücretsiz olarak uygulamalar eklenebilmektedir.
“Privileges” kısmında ise kullanıcılara hak ataması yapılabilmektedir. Burada kullanıcı üzerinde gerekli yetki işlemleri ataması yapılarak organizasyon üzerinde belli roller biçilebilir. Örneğin bir kullanıcımıza kullanıcı ekleme, şifre resetleme rapor alma gibi konularda yetki verirsek bu işlemleri yapabilecektir. Bu sistem büyük ortamlarda kullanılırsa bu özellik elzem bir özellik taşımaktadır. Koç Üniversitesi ile yaptığım mülakatta 10.000 user ile Apps hizmetini ücretsiz olarak kullandıklarını belirttiler. Bu uygulama aynı zamanda kar amacı gütmeyen eğitim ve vakıf organizasyonlarında ücretsiz kullanılmaktadır.
Organization & Users tabında Services kısmında ise kullanıcının kullanmış olduğu servisler aktif veya pasif edilebilir. Örneğin kullanıcının GTALK özelliğini kullanarak sohbet etmesini istemiyorsanız bu özelliği buradan pasif hale getirebilirsiniz.
Groups tabında ise tanımlanmış grupları görebilir, silebilir, gruba üye ekleyebilir, üye silebilir, grup üyelerinin özelliklerini owner veya member olarak düzenleyebiliriz. Grubun nerelere mail atabileceği, grubun kimlere mail atabileceği gibi kıstaslar belirleyebiliriz. Şimdi yeni bir grup oluşturalım. “Create a new group” linkine tıklayalım.
Bu ekranda grubumuza bir isim, mail adresi ve açıklama girelim. Grubun yetkisini belirleyelim. ”Create New Group” butonuna basarak oluşmasını sağlayalım.
Grup şu anda tanımlandı üyelerin mail adreslerini yazarak “Add” butonuna tıklatalım.
Şu anda Çözümpark ve Rıza Şahan kullanıcıları “Bilgi işlem” grubuna eklendi.
“Roles and Permissions” kısmında grubun aksiyonlarını belirleyebiliriz. Burada şu anda üyelere ve dünya üzerindeki herkese mail yollamaya açık olarak ayarlanmış durumda. Diğer seçeneklerde ise sadece grup üyelerine bu gruba mail yollama izni, owner kullanıcılara mail yollama izni ve custom ile özel ayarlamalarla mail yollama izinleri atanabilir. Owner olan bir kullanıcı bu grup mail adresi ismi olan [email protected] adı ile mail yollama işlemi yapabilir.
Domain Setting tabında organizasyonumuzla ilgili temel işlemleri yapabilmekteyiz. Bu kısımda ekranlar uzun olduğu için genel resmini paylaşıp içeriğinde neler yapılabiliyor onları anlatmaya çalışacağım. “General” tabımızda konsolu yönetecek olan bir admin accountu tanımlayabilir veya değiştirebiliriz. Şifremi unuttum kısmına giren kullanıcı için metin belirleyebilir, dil ve bölgesel ayarlar seçebilir, Tüm servislere SSL girişini aktif edebilir, otomatik olarak Google tarafından yapılan güncellemeleri alıp almayacağımızı belirleyebilir, Google Türkiye Destek biriminin konsolumuza erişip erişemeyeceği noktasında izinleri düzenleyebiliriz.
“Account information” kısmında aldığımız hizmetin bilgisini görebiliriz. Bizim şu anki demo hizmetimizde 20 kullanıcı açmak için bir limit tanımlanmış. Burada açılacak gruplar sınırsız eklenecek olan accept domainler yani ek adresler 20 adet olup aldığımız hizmetteki kullanıcı sayısına dahil değildir.
“Domain Names” kısmında ise sistemde ekli olan domainler listelenmektedir. Şirket yapımızda kardeş firma veya farklı adlarda domainler olabilir. Birden fazla domaini buradan ekleyip yönetebiliriz.
“User setting” kısmında yine ekran uzun olduğu için belli bir kısmı paylaşıyorum. Bu ekranımızda contact paylaşımını açabilir veya kapsamını değiştirebilir veya kapatabiliriz. Advanced Password ayarları tanımlayabiliriz.
“Appearence” kısmında ise web maile login olduğumuzda bizi karşılayacak olan ekranda görüntülenecek olan logo tanımlamasını yapabiliriz. Örnek olması için ben resmimi ekledim.
Report Tabında sistem üzerinden geçen mail trafiğine ilişkin grafikleri izleyebilir, burada ki verileri download edebilirsiniz. Postini hizmeti alınması durumunda daha kapsamlı raporlar sunulabilmektedir. “Audit” kısmından sistem üzerinde yapılan tanımlamalar, silmeler kısacası konsolda yapılan işlemlerin kim tarafından, ne zaman hangi ip üzerinden yapıldığı bilgisi verilir. ”Additional report” kısmında ise sistemde bulunan yarı değiştirilebilir otomatik rapor formatları bulunmaktadır bunlar kullanılarak raporlar alınabilir.
Advanced Tools kısmında da uzun bir ekran olduğu için küçük bir resmini paylaşıyorum. Bu kısımda mail sistemi ile ilgili işlemleri yapmak için genel tool paylaşımı, Authencation güvenlik ayarları, bize mail atabilecek domain ip belirlemeleri veya bizim mail atabileceğimiz domainler, docs üzerindeki dökümanların bir kullanıcıdan bir kullanıcıya aktarma gibi işlemler buradan yapılmaktadır.
Setup Tabımızda konsol apps hizmetlerini kullanabilmek için örnek olarak blackberry telefonunuza nasıl tanımlayacağınızdan, gmaili nasıl kullanacağınızdan, docs üzerinde nasıl işlem yapacağınız noktasına kadar işlemler video veya resimli anlatımlar ile bize sunulmaktadır. Bu kısım bir programın help kısmı gibi düşünülebilir. Sisteme başlama aşamasında adım adım bilgilendirmeler yapılarak nerede hangi işlemi nasıl yapmamız gerektiği en ince ayrıntısına kadar anlatılmaktadır.
Support tabında tüm işlemlerde nere ile irtibata geçeceğimiz, hangi telefon numaralarını arayacağımız, hangi adreslere mail atacağımız ve sistem pin numaraları yer almaktadır.
Setting tabında ise konsolda bulunan tüm öğelere özgü ayarlar yapılmaktadır. Bunlar çok uzun resim alanları alacağı için bunları yazı ile tek tek açıklayacağım.
Calendar: Takvim ile ilgili olarak paylaşılıp, paylaşılmayacağı, organizasyon içi veya dışı paylaşımı ve takvim kaldırma seçenekleri bize sunulmaktadır. Bu kısımda ayrıca yeni Resource eklemeleri yapılabilir. Bu resource Excahnge üzerinde tanımlanan toplantı odası gibi düşünülebilir.
Chat: Bu kısımda kullanıcının chat özelliği kaldırılabilir, kullanıcının şirket içi dışı chat yapma ayarları ayarlanabilir ve kullanıcı buradan GTALK programını download edebilir.
Contact: Burada kullanıcı contact paylaşımı yapabilir, contact özelliği kapatılabilir veya contact web adresinin linkini görebilir.
Docs: Bu kısımda kullanılacak olan template seçimleri, docs özelliğimim aktif edilip kapatılması, dökümanların kimler tarafından görünebileceği kimlere paylaştırılabileceği konusunda ayarlamalar yapılmaktadır.
E-mail: Kullanıcının mail özelliklerinde yapılan ayarlara ek olarak, pop imap servisinin açıp kapatılması, belirli domainlerin yasaklanması veya belirli domainlerden mail gelmesi, maillerin belli sürede otomatik silinmesi, offline mail özelliğinin kullanılması, akıllı telefonlarda kullanılacak olan tool download işlemlerinin yapılması bu kısımdan gerçekleşmektedir.
Mobile: Buradan akıllı cihazlarda kullanılan sync özelliği aktif veya pasif edilebilmekte olup akıllı telefonlarda nasıl hesap tanımlanacağı konusunda bilgiler yer almaktadır.
Sites: Bu kısımda web maile erişmek için farklı bir kayıt tanımlanabilir. Örneğin mail.rizasahan.com adresi dns üzerinden açılıp burada tanımlandığında mail.rizasahan.com adresinden google web mail adresimize erişebiliriz.
Buraya kadar olan kısımda Apps mimarisi, içeriği, sistem demosu için başvuru adımları, demo kullanabilmek için yapılması gereken işlemler, konsola erişim ve konsol anlatımını yaptık. Burada gerekli user tanımlaması grup tanımlaması gibi işlemlerden sonra bundan sonraki Makalelerimizde sistemi web mail, Outlook sync, pop3 ve imap olarak inceleyeceğiz. Google Apps sistemine ek olarak alınan Postini hizmetine değineceğiz. Bu cümleyi bu seriye ait makalelerde bir çokekez söyleyeceğiz ama bu kısmı belirtmekte yarar var. “Hizmetin satın alınma öncesi anlatılması, hizmetin demo ortamının sağlanması, eğitim verilerek satınalmadan ürünü satınalma konusunda fikir edinilmesi için Google Türkiye gereken desteği sağlamaktadır.”
Yararlı olması dileğiyle saygılarımla.
