Bir önceki “Google Apps Mimarini Tanımak ve Süreci Başlatmak” isimli makalemizde Google Apps mail hizmetinin yapısına ve hizmetin nasıl kullanılacağı konusuna yer vermiştik. Bu makalemizde Google Apps hizmetinin kullanılabileceği mail yapılarını ele alıp inceleyeceğiz. Sistem Exchange mail sisteminde olduğu gibi Web mail, Google Sync Outlook, Pop3 ve imap olarak kullanılabilmektedir.
Google Apps Web Mail Kullanımı
Google Apps uygulamasını satın aldığımızda, yönetim konsolunu ve web maili kullanmak için sistemin aktif edilmesinden sonra bize bir mail yollanır. Burada bize gelen link ile web mailimizi kullanabiliriz. Bu bizim kurumsal web mail alanımızın logon ekranıdır ve buradan bizim sistem tanımlarında belirttiğimiz şirket ismimiz ve logomuz ile bizi karşılar. Diğer bir yöntem ise www.gmail.com adresi üzerinden kendi maillerimize erişebiliriz. Şu anda bana verilen link üzerinden sadece mail adresimin isim kısmını yazarak giriş sağlayabiliyorum. Alan adım zaten ekranda otomatik olarak belirdi.
Yukarıda belirttiğimiz gibi web maile mail adresimizin tamamını yazarak Gmail sayfası üzerinden login olabiliyoruz. Farklı bir yöntem olarak ise dns editörümüz üzerinde bir cname kaydı tanımlayarak örneğin http://posta.rizasahan.com adresine girildiğinde de web mail sayfamızın açılmasını sağlayabiliriz.
Web mail ekranımız gmail hizmetinde sunulan ekranın aynısıdır. Gmail kullanan bir kişi Google Apps web mail ekranını çok rahatlıkla yönetebilir. Bu nedenle bu ekranda birkaç özelliğe değinerek web mail anlatımını tamamlayacağız. Ekranda logomuz ve gmail arayüzümüz yer almaktadır. Üst kısımda kullanıcımıza açık olan Takvim, Doküman, Site Kişiler ve diğer hizmetler yansıtılmaktadır. Bunların hepsi ilk makalemizde anlattığımız gibi bize birçok hizmet sunmaktadır. Web mail anlatımında bunlara kısaca yer vereceğim.
Sağ üstte bulunan “Posta ayarları” kısmından web mailimizin çok aşırı sayıda özelliğimi değiştirebiliriz. Gmail ayarları ile bu ekran birebir aynı durumdadır.
Bu ekranımızda Exchange Owa yapısındaki gibi kullanıcının yapabileceği birçok ayar ve değiştireceği özellikler yer almaktadır. Kısaca değinecek olursak buradaki bazı özellikler yönetim konsolundan ayarlanacağı için burada yapılan ayarlar etkisiz kalacaktır. Örneğin Takvim servisinin açılması, sohbet loglarının kaydedilmesi gibi. Üst konsoldan gelen genel ayarlar haricinde kullanıcı buradan web mail kullanımını kendine özgü olarak dilerse ayarlayarak değiştirebilir. Hesap yapıları, Filtreler, Yönlendirmeler, Sohbet, Gelen kutusu, Temalar gibi birçok başlığın çok sayıda alt ayarını yapabilir. yüzlerce seçenek ile web mail çok özelleştirmeye açık durumdadır tabi biz kullanıcılar genelde klasik olarak standart çerçeve içerisinde kalmaktayız ama özel bir ayarlama ve ihtiyaç ortaya çıkarsa sistem bu eksiği giderecek ayarlamaları bize sağlamaktadır. Web mail dünya üzerinde yaygın olan birçok dil üzerinden bize hizmet sunmaktadır. Ben klasik İngilizce ayarlarımı Türkçe yaparak kullanmaya başladım.
Konsolumuz üzerinde 3 adet mailbox tanımlaması yapmıştık. Yeni bir mail atarken burada eklenmiş olan kullanıcıları görmekteyiz.” Kime” kısmına tıklayalım.
Burada Tüm kişiler dediğimizde Organizasyondaki userler ve tüm mail attığımız kişiler gelmektedir. Google Apps sisteminde mail atılan her kişi otomatik olarak kişi listesine dahil edilir ve otomatik tamamlama özelliği kazanır.
Kişimizi yukarıdaki listeden seçebileceğimiz gibi otomatik tamamlama özelliği ile listeye ekleme işlemi de yapabiliriz.
Ufuk kullanıcısına attığım mail başarılı bir şekilde gitti.
Mail attığımız kişiler web mail ekranımızın sol kısmında yer alan “Sohbet” alanına otomatik olarak eklenir. Bu kişileri sohbete davet edebilir veya onların davetlerine katılarak görüntülü veya görüntüsüz olarak sohbet edebiliriz. Bu sohbet ayarlarını konsoldan üst emirler şeklinde ayarlayarak kimlerin sohbet özelliğinin açık kimlerin kapalı olacağı ayarını yapabiliriz. Sohbeti organizasyon içerisinde kısıtlı tutabileceğimiz gibi organizasyon dışına da açabiliriz. Buradaki sohbet konuşmalarını kayıt altına almak ya da almamak yine bizim yetkimiz dâhilindedir. Microsoft tarafında bu özelliğe paralel olarak LYNC bulunmaktadır. LYNC uygulaması için ek lisans ve ücret gerekmektedir. Google Apps üzerinde bu hizmet ücretsiz olarak sunulmaktadır. Şimdi sol kısımda bulunan Rıza Şahan kullanıcımın üzerine tıklayarak sağ alt kısımda sohbet ekranımın açılmasını sağlıyorum. Buradan iletimi yazıyorum. Organizasyon dışındaki bir kişi veya organizasyonda olup web mail kullanmayan bir kişi http://www.google.com/chat/video?hl=tr bu adres üzerinden GTALK uygulamasını indirip kurarak sisteme dahil olabilir. Şirketlerde bu sayede Web üzerinden Meeting düzenlenebilir. Masrafların indirilmesi ve sistemin bulutta olması bakımından çok güzel bir özelliktir.
Şu anda Rıza kullanıcısına yazdığım yazılar ulaştı ve Rıza kullanıcısının yazdıkları üstteki resimde görüldüğü gibi ufuk kullanıcısına ulaştı. Sohbet iki kişiden fazla kişi katılacak şekilde genişletilebilir. Sohbet konuşmalarını Gelen kutusu, Yıldızlı, Önemli gibi menü ağacının altında bulunan “Sohbetler” kısmından görebiliriz. Kullanıcı sohbet günlüğünü pasif edebileceği gibi kişileri de engelleyebilir.
Mailleşme konusunda genel birkaç adıma değindikten sonra şimdi hizmeti almamız durumunda bize sunulacak olan Takvim, dökümanlar, Site, Kişiler ve birçok servise kısaca göz atalım. Kullanıcı Login olduğunda üstte beliren Menüde erişim sağlayabileceği hizmetler yer almaktadır.
“Takvimden” bahsedecek olursak Outlook üzerinde veya owa üzerinde kullandığımız gibi takvim üzerinde gerekli aksiyonları tanımlayabilir değişik görünüm tiplerinde görüntüleyebiliriz. Takvimi organizasyon içinde veya dışında paylaşarak ortak kullanım sağlayabiliriz. Bize paylaştırılan takvimlere buradan ulaşabiliriz. Buradaki veriler docs , contact kısmında olduğu gibi Outlook ve mobil cihazlar ile tam senkron bir şekilde çalışmaktadır. Outlook takvime ek olarak önceden doğum günleri özel günler gibi özelleştirilmiş tanımlamalar girerek bu zamanlara yönelik aksiyonlar belirleyebiliriz. Paylaştırılan takvimlere abonelikler sağlayabilir, takvimi dışa aktarabilir, dışarıdan takvime veri alabilir, takvimi istediğimiz dilde kullanabiliriz. Kısacası outllook ve owa üzerindeki tüm işlemler yapılabilir bunlara ek olarak Google tarzında bir bakış ile takvime eklenmiş olan çok işlevsel sayılabilecek olan birçok özellikten yararlanılabilir. Bu kısımda takvimin nasıl kullanılacağı mobil cihazlara nasıl kurulacağı konusunda kullanıcı gerekli yardım metinleri ve görsellerini de bulabilir.
“Dokümanlar” kısmında ise yeni doküman oluşturabileceğimiz gibi bilgisayarımızda var olan dokümanları sisteme upload edebiliriz. Upload edeceğimiz dosyalar bize sağlanan 25 gb mailbox kotasını kullanmaktadır. Sistemin desteklemediği zip ,rar gibi dosylar için ise 1 gb alan bize tahsis edilmiş durumdadır. Bunu Hotmail üzerindeki Skydrive gibi düşünebiliriz. Burada Microsoft Ofis dosyalarını düzenleyebileceğimiz gibi bunlara karşılık gelen Google Dokümanlarını da oluşturabiliriz. Burada oluşturulan öğeleri Takvim ve diğer öğelerde olduğu gibi organizasyon içi veya dışı olarak paylaşabiliriz. Burada Excel, Word, Powerpoint, Access uygulamalarına karşılık gelen dokümanlar ve formlar oluşturabiliriz. Oluşturulan formlar ile anket v.s. birçok uygulamayı programlayabiliriz.
“Kişiler” kısmında ise kişi kartları üzerinde işlemler yapabiliriz. Google yapısında mail atılan her mail adresi otomatik olarak sisteme eklenmektedir. Kişiler alanından bu kartları özelleştirebilir değişik gruplar altında toplayabilir ve yönetebiliriz. Kişileri dışarı aktarabileceğimiz gibi toplu halde kişi kartlarını da sisteme dahil edebiliriz.
“Sites” kısmında ise kişisel olarak intranet sayfaları oluşturabilir bu sayfaları organizasyon içinde veya dışında paylaşarak erişim sağlayabiliriz. Burası Microsoft tarafında yer alan Sharepoint uygulamasına karşılık gelmektedir.
“Daha Fazla” yazan butonda ise google tarafından sağlanan birçok hizmetten yararlanma imkânı elde etmiş oluruz.
Buraya kadar olan kısımda Web mailin temel yapısı, dokümanlar, takvim, kişiler, sohbet gibi temel özelliklere değinmeye çalıştım. Web mail detaylı olarak incelenirse üzerine kitap bile yazılabilecek kadar geniş boyuttadır. Tabi ki bir ürün alındığında veya kullanılmaya başlandığında tamamı değil gerekli olan kısmı genelde kullanıcılar tarafından irdelenmektedir. Bizde burada genel iletişim kısımları ile özetlemeye çalıştık. Web mail mailleşmeye ek olarak aynı zamanda bir paket içerisinde bize sohbet, dokümanlar gelişmiş takvim ve site düzenleme özellikleri sağlaması bakımından albenisi olan bir sistem olarak bize göz kırpıyor.
Google Apps Outlook Kullanımı
Gmail Apps uygulaması Outlook üzerinde Exchange servere bağlı bir Outlook nasıl çalışıyorsa, o şekilde full senkron çalışacak bir şekilde karşımıza çıkıyor. Bu şekilde Outlook üzerinde alınan yollanan bir mail eklenen kişi v.s. tüm öğeler Apps sistemi ile senkronize oluyor. Bu şekilde tüm işlemler aynı anda web mail, mobil cihazlar gibi tümleşik yapı içerisinde takip edilebilir oluyor.
Bu özelliği kullanabilmek için http://tools.google.com/dlpage/gappssync sayfasından gerekli toolu download edip çalıştırmamız gerekmektedir. Tool bu sayfada yer alan Outlook versiyonları ve işletim sistemi üzerinde çalışmaktadır. Bu nedenle sistem özelliklerimiz bu gereksinimleri karşılamalıdır. Burada ki “Download Google Apps Sync” butonuna tıkladığımızda tool kurulumu için ekrandaki işlem başlamaktadır.
Kurulum tamamlanınca aşağıdaki gibi mesaj vermektedir.
Kurulum işleminden sonra gerekli otomatik hesap eklemesi için mail adresimizi ve şifremizi girip “Devam” butonuna tıklatalım.
Bu işlemden sonra karşımıza bir ekran gelecektir. Bu ekranda eskiden kullanılan Outlook profil ismi yer almaktadır. Eski maillerimizi buradan bulut sisteme taşımak istersek bu seçeneği aktif edip hangi öğeleri senkronize etmek istiyorsak seçmemiz gerekmektedir. Dilersek profil yerine bir PST dosyası yolu göstererek senkronize olmasını sağlayabiliriz.
Ben işlemin fazla sürmemesi için sadece kişiler öğesini seçtim. Senkronizasyon başladı.
İşlem tamamlandı.
İşlem tamamlandı. Durum çubuğunda bir sync tool çalışarak sürekli senkronizasyon işlemi yapacak.
Outlook açılışında Google tool bizim hesabımız için bir tool tanımladı ve iki profilden birini seçmemiz isteniyor. Biz yeni Google Profilimizi seçerek tamam diyelim. Maillerimizin taşındığına ve sistemin çalıştığına emin olduğumuzda eski “Outlook” isimli profili silebiliriz.
Outlook açılır açılmaz Google Sync Tool çalışıp bilgisayarımızla bulut sistem arasında bir senkronize işlemi yapmaktadır. Bu işlem arka planda sürekli devam etmektedir.
Durum çubuğunda yer alan Google Sync tool ile bulut sistemle hızlı çalışabilmek adına kaç gb mail senkronizasyonu yapılabileceği Senkronizasyon durumu gibi bilgilere erişebilir ve ayarlayabiliriz.
Resimde görüldüğü gibi Web mail işlemleri sırasında yaptığımız testlerdeki maillerimiz senkronize olarak sistemimize geldi. Kişiler öğesini eski profilimden Google Sync Tool ile senkronize ettiğim için ilk aşamada kişilerim buluta senkronize edildi daha sonra bu işlem bilgisayarıma yansıtıldı. İlk kurulumlarda kullanıcının daha önce kullandığı maillerin kapasitesi ilk senkronizasyon aşamasında internet hızına bağlı olarak biraz zaman alacaktır. Çünkü localdeki mail ilk başta buluta senkronize edilmekte daha sonra buluta senkronize edilen maillere outlook üzerinde tanımlanan hesabımız senkron olmaktadır. Geçiş işlemlerinde iyi bir internet hızı olmazsa olmaz durumdadır. Ayrıca kullanıcılarınızı ikna edebiliyorsanız eski mailleri yedekleyip yeni sisteme sıfırdan geçmesini sağlayabilirsiniz.
Paylaşılan takvimlerimizde şu anda gelmiş durumda.
Şimdi kendi kendimize bir mail atalım.
“Kime” butonuna tıkladığımızda karşımıza gelen ekrandan kendi local kişilerimizi ve Global adres list üzerinden organizasyonumuzdaki kişileri ve grupları seçebiliriz.
Bir sonraki mail atışımızda outlooktan gelen bir özellik olarak otomatik tamamla zaten devreye girecektir. Gönder butonu ile mailimizi yollayalım.
Şu anda mail Outlook üzerine arka planda çalışan Google Sync tool sayesinde hızlı bir şekilde geldi.
Aynı mail Web mailden de bakıldığında görülmektedir. Maillerimiz bulut sistemde olduğundan dolayı her ortamda emrimize amade durumdadır.
Google Apps Pop3 Mail Kullanımı
Google Apps üzerindeki mail sistemi pop3 olarak da kullanılabilmektedir. Pop3 özelliği desteklenen tüm sistemlere kurulabilmektedir. Elimde hali hazırda Outlook olduğu için hesap tanımlama işlemlerini Outlook üzerinden gerçekleştireceğim. Denetim masasından posta ikonunu tıklayarak açılan ekranda ”E-posta Hesapları…” butonuna tıklayalım.
Açılan ekranımızda “Yeni…” butonumuza tıklayalım.
Bu ekranda “Sunucu ayarlarını veya ek sunucu türlerini el ile yapılandır” seçeneğini işaretleyerek “İleri” butonuna tıklayalım.
Burada eklenecek olan mail tipimizi seçerek “İleri” butonumuza tıklayalım.
Resimdeki şekilde olduğu gibi gerekli alanlarımızı dolduralım. Bu bilgileri girdikten sonra “Diğer Ayarlar” butonuna tıklayarak gerekli authencation ayarlarımızı yapalım.
“Giden Sunucu” tabında ayarlarımızı aşağıdaki hale getirelim.
“Gelişmiş” tabında ayarlarımızı aşağıdaki hale getirelim.
“Son” butonuna tıklayarak hesap ekleme işlemlerimizi tamamlayalım.
Hesap tanımlama işlemlerimizden sonra bir kullanıcıya mail atalım.
Bu kısımda kullanıcımızın pop veya imap tanımlaması yapabilmesi için Posta ayarlarında pop ve imap ayarının etkin olması gerekmektedir. İlk makalemizde anlattığımız konsol üzerinden ayar etkinleştirilmesine izin verilmiyorsa buradan kullanıcı ayarı aktif etse bile üstten gelen ayar baskın olacağı için pop hesap kullanamayacaktır.
Şu anda pop olarak gönderdiğimiz mail Google Apps Mimarisi gereği Google üzerinde depolandı. Normalde bilindik pop sistemlerde bu şekilde bir yapı yoktur.
Bu özellik Google tarafından kullanıcılara maillerinde yaşanacak bir sorunda mail kaybı olmaması için sağlanmış ek bir özelliktir. Mailimiz karşıdaki kullanıcıya başarı ile gitti. Pop mail kısmında anlatacaklarımız bu kadar.
Google Apps IMAP Mail Kullanımı
Yukarıdaki hesap türlerine ek olarak Google Apps mimarisinde bize sunulan mail sisteminde mailimiz IMAP olarak ta tanımlanabilmektedir. Denetim masasında Posta ikonuna tıkladıktan sonra aşağıda gelen ekrandan “E-Posta Hesapları…” butonuna tıklayalım.
Açılan ekrandan “Yeni…” butonuna tıklayalım.
Bu ekranımızda “Sunucu ayarlarını veya ek sunucu türlerini el ile yapılandır” seçeneğini seçerek “İleri” butonu ile ilerleyelim.
Bu ekranımızda “İnternet e-posta” seçeneğini seçerek “İleri” butonu ile ilerleyelim.
Bu ekranımızda gerekli bilgileri aşağıdaki şekildeki gibi girdikten sonra “Diğer Ayarlar” butonuna tıklayarak gerekli ayarlarımızı girelim.
“Giden sunucu” tabında ayarlarımızı aşağıdaki hale getirelim.
“Gelişmiş” tabında ayarlarımızı aşağıdaki hale getirelim.
Daha sonrasında yaptığımız ayarları test etmek için “Hesap ayarlarını Sına” butonuna tıklayalım.
Hesap ayarlarımız başarı ile sınandıktan sonra “Kapat” butonuna tıklayalım.
“Son” butonuna tıklayarak işlemlerimizi tamamlayalım.
Şu anda Outlook açıldı ve bulut sistem üzerindeki tüm maillerimizi sisteme download etti. Pop3 mail sisteminde de anlattığımız gibi Google Apps sisteminde bu mailler bilgisayarımıza download edilmesine karşın bulut sistemde durmaktadır.
Sistemimizden cozumpark@rizasahan.com isimli mail adresine, bir mail atarak test işlemimizi başlatalım.
Şu anda mailimiz sorunsuz bir şekilde cozumpzrk@rizasahan.com adresine başarılı bir şekilde ulaştırıldı.
Giden mailimizin bir kopyası da bulut sistem üzerinde yerini aldı.
Google Apps uygulaması tarafından bize sunulan mail hizmetini farklı hesap türleri şeklinde nasıl ekleyeceğimizi ele aldık. Bu sistemlere ek olarak elimde ortam olsa bir akıllı telefonda Google Apps hizmetinin nasıl olacağını anlatacaktım fakat bu ortam elimde olmadığı için bu kısmı pas geçiyorum. Buraya kadar olan kısımlarda gereken noktada Google Türkiye ile iletişim kurarak mail veya telefon desteği alabilir anlamadığınız noktalarda online yardım talebinde bulunabilirsiniz.
Bir başka makalede görüşmek dileğiyle saygılarımla.