Toplantıları zamanlamak için denemeler yapmak ve bir başkasının toplantı zamanı üzerine çalışmayı denemek çoğunlukla geriye dönük zaman harcama anlamına gelir. Eğer toplantıya katılanların sayısı çok az ise toplantının ne zaman yapılacağına karar vermek oldukça basittir. Fakat katılımcıların sayısı artarsa tamamıyla farklı bir tarih olabilir ancak bazı katılımcılara erişilemeyebilir. Diğerleri de birçok neden sunabilirler vb. Outlook ve OWA son birkaç yılda kullanıcı zamanlarını koordine etmede yardımcı oluyor ve toplantı odaları gibi ulaşılabilir kaynakları araştırıyor.
Fakat bu bazen halen kolay iş olmayabiliyor. Peki ya birçok katılımcının toplantıyı kabul ettiği ve katılımcılardan birinin yeni bir zaman önerdiği bu durumlarda yeni belirlenen zaman herkes için uygunsa o zaman biz herkesin uygunluk durumunu kontrol ederek sağlamaya çalışmak zorundayız. Eminim ki siz bu şartların içendeyken durum oldukça zordur.
Tüm bu güçlükler içerisinde ilerlemek yerine tüm katılımcılar için çalışan toplantı zamanını çabucak bulmaya yarayan yeni bir zamanlama aracı olan “FindTime” ı kullanabiliriz.
“FindTime” bir toplantı anketi yaratarak kullanıcılara arasında daha hızlı toplantıları zamanlamaya yardım eden Outlook eklentisidir. Bir toplantı anketi oluşturduğumuzda:
· Toplantıya katılmasını istediğimiz kullanıcıları seçeriz.
· Bir veya birden fazla önerilmiş zaman seçeriz.
· Sonrasında her katılımcı onlar için tercih edilmiş zamanı onaylamak için bir istek alır. Bu bir sezgisel süreçtir ( göreceğimiz ) ve herkes oylamanın son durumunu görebilir.
· Son olarak bir uzlaşmaya varıldığında FindTime otomatik olarak toplantı davetiyesi yollar.
FindTime ile bir davet göndermek için Office 365 hesabına sahip olmamız gerekir. Fakat tüm katılımcılar Office 365 hesabına ihtiyaç duymazlar. Örn: Katılımcılar gmail gibi diğer mesajlaşma platformunu kullanabilirler.
Ek olarak FindTime Outlook 2013, Outlook 2016 yada OWA üzerinde kullanabilir.
Yinelemek için: Alıcıların tarafında FindTime web sitesinde oylamada davet ve internet girişi almak için sadece bir e-mail adresine ihtiyaç duyarlar. İstedikleri herhangi bir aygıt üzerinden oylama yapabilirler. Alıcılar bu işlem için Office 365 hesabına, bilgisayarlarına yada mobil cihazına “FindTime” yükleme gereği duymazlar.
FindTime Yükleme
İlk adım olarak FindTime eklentisini yüklemek için Outlook ( Outlook 2013 veya Outlook 2016) uygulamasından “Store” simgesine tıklayın.
Resim 01
Eklentinin yüklenmesi için bizi “Office Store” a yönlendiriyor olacak.
Resim 02
Eklentiyi bulduktan sonra “FindTime” yazısına tıklayıp “Add” butonuna tıklayın.
Resim 03
Office 365 üzerinde oturum açın.
Resim 04
Oturum açtıktan sonra “FindTime” eklentisini yüklemek için “İnstall” butonuna tıklayın.
Resim 05
Eklenti yükleme işlemi bittikten sonra “Ok” butonuna tıklayarak işlemi tamamlayın.
Resim 06
FindTime eklentisinin başarılı bir şekilde yüklendiğini doğrulamak için OWA üzerinden “Manage Add-ins” seçeneğinden kontrol edilebilir.
Resim 07
“FindTime” eklentisi kurulduktan sonra Outlook programını yeniden başlatmamız gerekiyor. Outlook uygulaması yeniden açıldığında artık “FindTime” eklentisine ait simgeyi görüyor olacağız.
Resim 08
Web üzerinden de “FindTime” eklentisinin yükleme biçimi benzer adımlarla gerçekleşmektedir. Bunun için ilk olarak https://portal.office.com/ adresi üzerinden oturum açıyoruz. Sonrasında Mail uygulamasını seçiyoruz.
Resim 09
Sonrasında posta kutumuza ait seçeneklere gitmek için “Options” seçeneğine tıklıyoruz.
Resim 10
“General” başlığını genişleterek “Manage Add-ins” seçeneğine tıklıyoruz.
Resim 11
Ve buradan “+” simgesine tıklayarak “Add from the Office Store” seçeneğine tıklayın.
Resim 12
Office Store üzerinden “FindTime” eklentisini buluyoruz.
Resim 13
Eklentiyi bulduktan sonra “FindTime” yazısına tıklayıp “Add” butonuna tıklıyoruz.
Resim 14
“FindTime” eklentisini yüklemek için “İnstall” butonuna tıklıyoruz.
Resim 15
Eklenti yükleme işlemi bittikten sonra “Ok” butonuna tıklayarak işlemi tamamlıyoruz.
Resim 16
FindTime eklentisinin başarılı bir şekilde yüklendiğini doğrulamak için OWA üzerinden “Manage Add-ins” seçeneğinden kontrol edilebilir.
Resim 17
Artık web üzerinden yeni bir e-mail veya toplantı daveti gönderirken “FindTime” eklentisini kullanabiliriz.
Resim 18
Mevcut eklentilerinizde “FindTime” eklentisini belirecektir.
Resim 19
Bu 2 bölümlük yazı dizisinin ilk bölümünde, yeni Outlook FindTime eklentisini tanıtımını, ayrıca hem Outlook 2016 hem de OWA üzerinden nasıl yükleneceğini göstermiş olduk. Bir sonraki ve son bölümde ise, toplantıların nasıl kolay bir şekilde organize edileceğinden bahsedeceğiz. Umarım faydalı bir makale olmuştur.
