Exchange server shared mailbox, birden çok kullanicinin mail okumasi ve mail göndermesi için kullanilan bir ortak posta kutusudur. Benzer sekilde ortak bir ajanda olarak da kullanilmasi mümkündür.
Peki, neden böyle bir ortak posta kutusuna ihtiyaç duyarsiniz?
Ortak veya gerçekte bir sahibi olmayan genel email adresleri için. Örnegin info, ik,satis, depo, teknik vb mail adreslerinin kullanimi, kontrol edilmesi ve buradan cevap verilmesi.
Sirket içerisindeki departmanlarin ortak olarak hizmet vermesi durumlarinda. Örnegin kullanici destek servisi, insan kaynaklari servisi, çiktilar veya faks ve benzeri merkezi iletisim araçlarinin destegini veren kisilerin sundugu hizmetler için kullanilan posta kutularinin düsünebilirsiniz.
Birden çok kullanicinin okudugu ve ya cevap verdigi durumlar için kullanilabilir. Örnegin büyük kurumlarda ki izleme servisi bir ve ya birkaç tane mail kullanir. Ancak vardiya ve ya kritik kesintiler nedeni ile o posta kutusu pek çok kullanici tarafindan kontrol edilmeli ve kullanilmalidir.
Teknik olarak aslinda shared mailbox bir kullanici posta kutusu gibidir, tek farki bir kullanici adi ve sifresi yoktur. Bu nedenle aslinda bir kullanici direkt olarak bu posta kutusuna baglanamaz. Bunun için öncelikle bu posta kutusu üzerinde yetkili bir kullanici hesabi ile Outlook programini açmali ki bu posta kutusuna baglanabilsin.
Exchange Server 2007 den önce ortak posta kutusu kavrami aslinda yönetici tarafindan bir den çok kullaniciya yetki verilmesi ile olusan normal bir kullanici posta kutusu idi. Ancak Exchange Server 2007 ve sonrasinda bu posta kutusu AD üzerinde öz nitelik seviyesinde de ayrilmistir. Asagida görüldügü gibi bu posta kutusu kendi alici tipine sahiptir.
RecipientType: UserMailbox
RecipientTypeDetails: SharedMailbox
Peki, ortak bir posta kutusunu nasil açiyoruz?
EAC üzerinde asagidaki adimlari takip edebilirsiniz;
Recipients > Shared > Daha sonra “+” ikonuna tikliyoruz.
Karsimiza asagidaki gibi ek bir pencere çikacaktir
Ilgili alanlari doldurduktan sonra alt bölümde Send As yetkisi vardir oraya bu posta kutusu üzerinden mail göndermek için kimi yetkilendirmek istiyorsaniz onu ekleyebilirsiniz.
Not: Exchange Server 2016 da sadece Send As bölümü asagidaki gibi görüntülenmektedir
Yukarida da belirtildigi gibi Exchange 2013 de sadece mail gönderme yetkisi veren bu alan Exchange 2016 üzerinde hem mail gönderimi hem de full erisim yetkisi vermektedir, asagidaki gibi
Su anda Hakan kullanicisi Outlook veya owa üzerinden mail from yani gönderici olarak satis@cozumpark.com mail adresini seçerek mail gönderimi yapabilir;
Not: Bu islemi denemek için ortak posta kutusu açildiktan sonra 2 saat gibi bir süre bekleyiniz. Bu süre maksimum bir süre olup daha önce de mail gönderimi yapabilirsiniz.
Ben satis mail adresinden Cozumpark’ un mail adresime mail gönderdim ve mail asagidaki gibi görünmektedir;
Gelelim simdi izinlere. Ben yukarida gördügünüz gibi temel olarak mail gönderme izni verdim ama 3 tip izin verebiliriz;
Not: temel mail gönderme izni Exchange 2013 üzerinde ki sistemde verildi, ama sizin sisteminiz Exchange Server 2016 ise zaten bu iki izni yani mail gönderimi ve full erisimi ayni anda veriyordur. Bunlari ayirmak için ortak posta kutusunu olusturduktan sonra özelliklerinden isterseniz full erisim yetkisini kaldirabilirsiniz.
Full Access
Bu posta kutusunda tam yetkiye sahip olmasi gereken, yani tüm yazma, silme, okuma, ajanda ögesi olusturma ve benzeri islemleri yapacak kullanicilara verilecek izin tipidir. Ancak bu izin kullanicinin bu posta kutusu üzerinden mail göndermesi iznini içermez. Yani eger ek olarak mail de göndermesi gerekiyor ise Send As veya Send on Behalf izni de ayrica vermeniz gereklidir.
Send As
Eger bir kullanicinin bu ortak posta kutusu adina mail atmasini istiyorsaniz bu yetkiyi verebilirsiniz. Yani maili Hakan gönderecek ancak alici bunu satis olarak görecek.
Send on Behalf
Yukaridaki senaryoya çok benziyor, ancak tek fark yine hakan kullanicisi, satis ortak posta kutusu adina mail atmasina karsin, alici bu maili yetkisi dahilinde satis posta kutusunu temsilen hakan kullanicisinin gönderdigini görebiliyor.
Bu izinleri degistirmek için mevcut ortak posta kutusu üzerinde degisiklik yapabilirsiniz.
Ilgili ortak posta kutusunu seçip kalem ikonuna tiklayiniz
Mailbox delegation kismindan bu izinleri verebilirsiniz.
Send on Behalf yetkisini EAC üzerinden veremiyorsunuz, bunun için asagidaki gibi PS kullanabilirsiniz
set-mailbox Satis -GrantSendOnbehalfto hakan.uzuner@cozumpark.com
Veya bu yetki kimlerde var onu görebilirsiniz
get-mailbox satis | ft Name,grantsendonbehalfto
Eger tüm shared mailboxlardaki full Access erisimleri görmek istiyorsaniz asagidaki komutu kullanabilirsiniz
Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -RecipientTypeDetails SharedMailbox | Get-MailboxPermission | ? {$_.User -ne “NT AUTHORITY\SELF” -and $_.IsInherited -ne $true -and $_.user -notlike “S-1-5-*” -and $_.AccessRights -eq “FullAccess”} | ft Identity,@{n=”User”;e={(get-user $_.user).userprincipalname}},AccessRights,IsInherited -AutoSize
Genel olarak ortak posta kutusu açma islemlerini PS ile yapmak için ise örnek komut asagidaki gibidir;
New-Mailbox -Shared -Name “Sales Department” -DisplayName “Sales Department” -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess -InheritanceType All
Peki eger full erisim hakkiniz var ise bu posta kutusunu nasil göreceksiniz?
Outlook için ek olarak bir sey yapmaniza gerek yoktur, otomatik olarak Outlook profilinize eklenir, eger Auto map özelligini kapattiysaniz gelmeyecektir, bu durumda Outlook profilinize eklemeniz gereklidir
OWA üzerinde ise sag üst köseden farkli bir posta kutusu aç diyerek bu posta kutusuna ulasabilirsiniz.
Özetle ortak posta kutusu için temel kullanim senaryolari ve teknik yapilandirma konularindan bahsettim, umarim faydali bir makale olmustur. Bir sonraki makalemde görüsmek üzere.
Kaynak
https://technet.microsoft.com/en-us/library/jj150498(v=exchg.150).aspx