Öncelikle Room Mailbox’ ın ne işe yaradığından bahsedeyim biraz. Room Mailbox Recipient Configuration’ ın altında bulunan Mailbox tool’ un dan oluşturulur. Room Mailbox şirketlerimizde bulunan Toplantı Odaları gibi birçok şeyin rezerve edilmesi, bilgilendirilmesi gibi birçok bize faydası bulunmaktadır.
Örneğin şirketimizde 3 tane toplantı odası bulunmaktadır. Bunların hangi gün, hangi zamanlarda dolu olduğunu o toplantıda kimlerin bulunup bulunmadığını bizlere gösteren bir tool’ dur. Bu makalemde de sizlere bunun nasıl yapıldığını göstereceğim.
İlk olarak,
1) Exchange Managment Console’ dan Recipient Configuration Sekmesindeki Mailbox tool’ un üzerine sağ click yaparak New Mailbox diyoruz.
2) Karşımıza gelen New Mailbox menüsünden Room Mailbox‘ ı seçiyoruz.
3) User Type menüsübde New User deyip yenibir User’ da oluştura bilirsiniz yada Existing Users diyerek var olanlardan da ekleye bilirsiniz. Ama biz yeni bir user oluşturacağız onun için New User diyoruz.
4) User Information menüsünde oluşturacağımız user’ ın bilgilerini doldurmalıyız.
5) İlk olarak Specify the organizational unit rather than using a default one : adlı kutucuğu işaretliyoruz. Bunun anlamı daha önceden var olan bir OU’ in hangisinin içinde olmasını istiyorsanız burada seçebilirsiniz. Tabiki boş olarak da bırakabilirsiniz. O zaman default olarak direk domain’ in altına atmaktadır. Ama ben nerede oluşturduğumuzu bilmek İçin Bilgi Islem OU’ sunun içine oluşturuyoruz.
6) Ben Toplanti Salonu isimli bir user oluşturdum. Sizde oluşturduktan sonra Next diyerek geçiyoruz.
7) Mailbox Settings’ de bulunan Alias takmak ad’dır nasıl Outlook’ unuzda To: Kısmına ali yazdığınızda ali’ nin mail adresini tamamlıyor.Onun için kullandığımız kısa isimdir. Alias ı da belirledikten sonra aşağısında bulunan Specify the mailbox database rather than using a database automatically selected kısmında Server’larımız üzerinde bulunan Mailbox Database’ lerini gösterir. Tabiki burada birden çok database olabilir. Sizde varsa hangi database’e koymak istiyorsanız onu seçeceksiniz. Bende bir tane olduğu için onu seçiyorum ve Next diyorum.
8) New Mailbox menüsünde buraya gelene kadar yaptığımız belirlediğimiz bütün ayarların bir özetini gösterir. New diyerek Room Mailbox‘ ımızı oluşturuyoruz.
9) Bize Room Mailbox’ ımızın başarı ile oluşturuyoruz ve Finish diyoruz. Bakalım Room Mailbox’ ımız oluş mu?
10) Gördüğünüz gibi Mailbax Tool’ unun içinde Toplanti Salonu adında bir Room Mailbox oluşturmuş olduk.
11) Burada bulunan benim için en önemli ayar Resource General sekmesindeki bu ayardır. Burada gösterdiğim ayara ulaşmak için oluşturduğumuz Room Mailbox’ ımızın üzerine çift click yapmalısınız açılan ayarlarda Resource General sekmesinde bulunun bu kutucuğu işaretleyin bu kutucuğun işi eğer Oda rezervasyonu yaparken yaptığınız saat’de tarihde veya o saatlerde toplantıya katılacak olan kişinin başka bir toplantısı olması halinde yani herhangi bir çakışmada geri bildirim yapar ve sizi bilgilendirip bir çakışma olasına mani olur. O yüzden işaretlemenizde fayda bulunmaktadır.
12) Simdi Cem isimli kullanıcıyla giriş yaparak. Bir Oda Rezervasyonu yapacağız ve diğer kullanıcıları davet edeceğiz.
13) Mail adresimizi açtıktan sonra Yeni Menüsünden Toplantı İsteği ne giriyoruz.
14) Karşımıza gelen pencerede gördüğünüz üzere buradan oluştura bilirsiniz. Fakat biz Üst’ de bulunan Zamanlama Yardımcısı sekmesinden yapacağız.
15) Başlangıç: Bu kısımdan Rezervasyon işlemimizin Hangi gün, hangi saatler aralığında olduğunu ayarlıyoruz. Sonra;
Katılımcıları Seç: Bu kısımda bu toplantıya kimlerin katılacağını belirlemek için Ad ekle ye basarak katılmasını istediğimiz kişileri ekliyoruz.
Oda Seç : Bu kısımda oluşturduğumuz odalardan hangisinin de yapacaksak bu toplantıyı onu seçiyoruz.
Bunları yaptıktan sonra Ortada bulunan yeşil ve kırmızı çizelge çizgileri hangi saat’ ler arasında odanın rezerve olduğunu göstermektedir. Bunları da belirledikten sonra Randevu sekmesine geri dönüyoruz.
16) Randevu Sekmesine geri döndük, gördüğünüz gibi katılmasını istediğimiz kişiler yukarıda Kaynaklar kısmında Toplantı Salonunda olduğunu belirttik Oda Seçerek. Konusuna Eğitim Semineri ve gördüğünüz gibi Başlangıç, bitiş saati ve tarihi göstermekte. Şimdi Sıra bunu kullanıcılarımıza göndermekte.
17) Kerem adlı kullanıcımızla oturum açtık ve Ona Eğitim Semineri adlı bir mail geldi, burada kimlere gönderildiğini, yeri ve zamanını ve içeriğini göstermektedir. Onay işaretine basarsanız bu toplantıyı kabul ettiğinizi gösterir, “?” basarsanız mazeret belirmenizi sağlaya bilirsiniz ve “X” işareti toplantıyı kabul etmediğinizi gösterir. Ama her halükarda bu toplantı isteğine verdiğiniz cevap diğer kullanıcılarca görülür.
18) Burada gördüğünüz gibi Eğitim Seminerini kabul edenler check ile işaretli kabul etmeyen ise üzerinde çarpı olarak görünmektedir.
Peki, birde aynı gün ve saatlerde rezervasyon yapmayı deneyelim;
19) Asil isimli kullanıcı salı günü 12 ile 13:30 arasında Rezervasyon yapmak istiyor. Ve Eklediği kullanıcıların durumu gözüküyor. Mor renk seçtiği odanın ve davet edeceği kişilerin o saat’ de meşgul olduklarını gösteriyor.
20) Biz dolu olduğunu gördüğümüz halde genel de bu kişilere bu toplantı isteğini gönderdik.
21) Gördüğünüz üzere Toplantı Salonun’ dan bize gelen yanıt Toplantı isteğimizin çakışma nedeniyle iptal edildiği ve hatta o saatlerde salonda kimin toplantı düzenlediğine kadar bilgilendirildik.
Room Mailbox’ da anlatacaklarım bu kadar umarım işinize yarar.
