Exchange Online posta kutularında, silinen öğelerin saklanma süresi, sahip olduğunuz lisans ve yapılandırmanıza bağlı olarak değişmektedir. Bu blog yazısında öğelerin saklandığı lokasyon ve süreleri kademeli olarak sizinle paylaşacağım. Fakat öncesinde direkt silinen öğelerin hem ilk hem de son durağı olan Recoverable items klasöründen bahsedelim.
Recoverable items, bir exchange online posta kutusundan hard delete yöntemi ile silinen öğelerin imha edilmeden önceki son durağıdır.
Varsayılan olarak 14 gün bu klasörde bekleyen öğe, eğer farklı bir politika veya mailbox özelliği etkinleştirilmemişse tamamen silinir.
14 günlük bu bekleme süresini herhangi bir ek lisans veya özellik aktif etmeden 30 güne kadar yükseltebilirsiniz. Bunun için Exchange Online powershell üzerinden aşağıdaki komutları çalıştırmanız yeterli olacaktır.
Set-Mailbox -Identity - "Kullanıcı adı" -RetainDeletedItemsFor 30 -RetainDeletedItemsUntilBackup $trueBu komut ardından silinen öğelerin recoverable items klasöründe bekleme süresini 30 güne çıkartmış oluyoruz. Fakat bazı önemli posta kutularında hiç bir zaman veri kaybına tahammül olmayabiliyor. Gerektiğinde her bir yazışmanın uzun süre geçse de yasal olarak ortaya çıkartılıp sunulması dahi gerebilir. Bu nedenle çok daha uzun süreli saklama ilkeleri kullanmak gerekiyor.
Bilinçli veya bilinçsizce silinmiş bir öğeyi kurtarmak için 30 günden fazla zamanınız olsun istiyorsanız, Litigation hold özelliğini kullanmanız gerekiyor. Bu özellik posta kutusundan hard delete yöntemi ile silinen öğelerin recoverable items içerisinde zaman sınırı olmadan saklanmasını sağlıyor. Bu özelliği kullanmak için Exchange Online Plan 2 lisansına sahip olmanız veya Exchange Online Plan1 ve Exchange Online Archiving lisanslarına birlikte sahip olmanız gerekiyor.
Litigation hold özelliğini aktif etmeniz için Exchange Admin Center üzerinden aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli olacaktır.
Litigation hold, zaman sınırı olmadan emailleri saklayacak demiştik fakat zamanla karşımıza başka bir sınır çıkmakta. O da recoverable items klasörünün depolama alanı. Recoverable items kotası mailbox kotanızdan ayrı tutulur ve varsayılan olarak 30 GB’dır. Ancak, Litigation hold veya bir Microsoft 365 ilkesi bu posta kutusu için aktif edildiğinde Recoverable items kotası 100 GB’a yükselir. Uzun vadeli kullanımda veya yoğun email trafiğine sahip posta kutularında bazen bu kotanın dolduğunu görüyoruz. Eğer Recoverable items klasörünün kotası dolarsa, kullanıcı veya system tabanlı saklama ilkeleri herhangi bir emaili silemez hale geliyor. Bu kısır döngüyü aşmak için malesef Recoverable items klasörünün kotasını artıramıyoruz. Fakat Recoverable items klasörünün içeriğini arşiv posta kutusuna taşıyabiliyoruz.
Aktif edilen Arşiv posta kutusu içerisinde de varsayılan olarak 30GB boyutunda bir recoverable items klasörü bulunmakta. Fakat posta kutusunda Litigation hold özelliği açıksa bu boyut 100GB oluyor. Hatta auto-expanding (otomatik büyüme) özelliği açık olduğunda, arşiv ve içerisinde barındırdığı recoverable items toplam 1.5 TB’a kadar büyüyebiliyor.
Yukarıdaki lisans ve konfigürasyona sahip olduğunuzda ise tek dikkat etmeniz gereken şey birincil posta kutusunun içerisindeki recoverable items klasörünü hangi sıklıkla arşivleyeceğiniz. Bu süreyi belirlerken, posta kutusunun hangi yoğunlukla email sildiğini göz önünde bulundurmalı ve birincil posta kutusundaki recoverable items klasörünün kotasının düşük dolulukta tutmayı hedeflemelisiniz.
Aşağıdaki komut ile yeni bir arşivleme etiketi oluşturabilirsiniz. (Örnekte, recoverable items klasöründeki 365 günden eski öğeleri arşive taşımak için bir ilke oluşturuyoruz.)
New-RetentionPolicyTag -Name “Recoverable items 365 gun arsiv” -Type RecoverableItems -AgeLimitForRetention “365” -RetentionAction MoveToArchiveOluşturduğunuz etiketi Uyumluluk merkezi>>Veri Yaşam döngüsü>>Exchange Legacy menüsünden kullanıcının mevcut saklama ilkesi içerisine ekleyebilirsiniz.
Böylece posta kutusundan silinen öğelerin gerektiğinde kullanıcı veya yönetici tarafından kurtarılması için gereken tüm önlemleri almış oluyoruz. Bunun yanı sıra arşivleme yapmak da daha az kesintiye uğrayan ve müdahale gerektiren bir posta kutusu yapılandırmamızı sağlıyor.
Referans bağlantılar:
Increase the Recoverable Items quota for mailboxes on hold | Microsoft Learn
Recoverable Items folder in Exchange Online | Microsoft Learn