Bu yazımda sizlerle Exchange 2010 üzerinde Arşivleme ve Saklama ilkelerini paylaşacağım. Bilgi koruması, kritik gereksinimler gibi başlıklara özetle değineceğim.
Arşivleme ve Saklama;
• Kişisel Arşiv
• Saklama İlkeleri
• Çoklu Posta Kutusu Arama
• Hukuki Alıkoyma
• Günlük Kaydı Tutma
• Denetleme ve Raporlama
Bilgi Koruması ve Kontrol;
• Aktarım Koruma Kuralları
• Outlook Koruma Kuralları
• Aktarım Şifre Çözme
• Gelişmiş Aktarım Durumları
• Ölçülülük
• Posta İpuçları
E-Posta Neden Arşivlenir?
Kritik Gereksinimler;
Miktar;
Veri miktarı arttıkça, Outlook performansı düşme tehlikesine girer.
Posta kutusu kotaları miktarı kontrol eder fakat PST kullanımını teşvik eder.
PSTler performans / yönetim sorunlarını artırır.
Saklama;
• Uyumluluk gereksinimleri miktar ile gelen zorlukları artırır
• Düzenlemeler ilgili epostalar için belirli saklama zamanlarını zorunlu kılar (SOX = 5 yıl, SEC kuralları = 6 yol, HIPAA = 5-6 yıl)
Bulma;
· FRCP yasa değişiklikleri epostaların bulunması için sıkı zaman sınırları çizer
· Yasa değişiklikleri PSTler de dahil olmak üzere tüm kaynaklardaki tüm postaları kapsar
· Kurtarma masrafları ÇOK BÜYÜK olabilir (yedek teypleri, PSTler)
PST’lerle Olan Problemler;
Kurallara Uyumluluk, masraf, güvenilirlik,
BT Uzmanı:
• Yasal alıkoyma uygulanamıyor
• PSTler kolayca bulunamıyor
• Kaybolan dizüstü bilgisayarlarda PSTler de erişime açık halde bulunuyor
• Yedekleme/Kurtarma çok yüksek maliyetli
Son Kullanıcı:
• Sadece lokal makineden erişilebilir
• PSTlere ihtiyacı olduğunda erişemiyor
• Ağ paylaşımları üzerinde PST bozulmaları artıyor
• PSTler arttıkça, güvenilirlik azalıyor (>5GB)
Bugünün E-Posta Arşivlemesi.
Müşteriler bizlere ne anlatıyor?
Yetersiz Kullanıcı Deneyimi:
• Tanıdık Olmayan Ortam
• Arşivlenmiş içeriğin aranma/erişim olanaksızlığı
• OLK/OWA eklentisiyle hantal deneyim
Karmaşık Yönetim Deneyimi:
• Outlook eklentisi kurulum/performans problemleri
• Birincil ve arşiv posta kutularının ayrı ayrı aranması/yönetimi
• Barındırılmış arşiv sağlayıcılarının güvenilirlik endişeleri
Yüksek Maliyetler:
• Ayrı arşiv lisansları
• Ek arşiv yönetim maliyetleri
Kişisel Arşiv
• Yönetici tarafından yapılandırılan ikinci bir posta kutusu
• Kullanıcının birincil posta kutusu yanında Outlook ya da Outlook Web Access içinde görünür.
• PSTler Kişisel Arşive sürüklenip bırakılabilir
• Birincil posta kutusundaki postalar Saklama Politikalarını kullanarak otomatik olarak taşınabilir
• Arşiv kotası birincil posta kutusundan ayrı olarak belirlenebilir
Kullanıcı Deneyimi:
Birincil posta kutusundaki klasör hiyerarşisi korunur.
Kullanıcı canlı postadaki gibi arşivlenmiş postayı görüntüleyebilir, okuyabilir, üzerinde gezinebilir, bayrak atayabilir ve yanıtlayabilir.
Arama:
Sadece arşivi ya da hem arşivi hem de canlı postaları arama seçeneği.
Arşivdeki postaya verilen yanıt canlı gönderilen postalar klasörüne koyulur (PSTler gibi)
Kullanıcı arşivi de kapsayan görüşme görünümünü elde eder (PSTler gibi)
Çoklu Posta Kutularında Arama
Basit, rol tabanlı Grafik Kullanıcı Ara yüzü;
· İK’ya, hukuk departmanına, adli yöneticiye arama için erişim yetkisi verme.
· Filtreleme: gönderen, alıcı, geçerlilik ilkesi, mesaj boyutu, gönderme /alma zamanı, cc / bcc, normal ifadeler, IRM ile korunan öğeler
Tüm posta öğelerini (eposta, anlık mesaj, kişiler, takvim) birincil ve arşiv posta kutusu çapında arama.
Günlük Kaydı Tutma
Daha Büyük Etkinlik;
Günlük Kaydı Şifre Çözme
Sunucu şifre çözme aracısı;
• Günlük kayıt posta kutusunda korunan mesajların şifresi metinlerini tutar
• Virüs taramayı, içerik filtrelemeyi, IRM ile korunan mesajlarda içerik tabanlı kuralları mümkün kılar.
Kritik Faydalar Özeti;
Sorunsuz Kullanıcı Deneyimi
• PSTleri bulunabilmeleri için Kişisel Arşiv klasörüne manüel olarak taşıma
• Birincil posta kutusundaki postayı kişisel arşive otomatik olarak taşıyarak kota yönetme
• Arşive Outlook ya da OWA’dan erişim
• Saklama politikaları uygulama, birincil posta kutusu ve kişisel arşiv üzerinde arama
Yönetim Deneyimini En Üst Düzeye Çıkarma
• Tüm birincil ve arşiv posta kutuları üzerinde tanıdık Exchange yönetim araçlarını kullanma (saklama ilkeleri, hukuki alıkoyma, posta kutularını arama)
• Kurallara uyumluluk ile ilgili işlevleri BT dışındaki hukuki memurlara, kanuni yöneticilere ve İK’ya kullanımı kolay grafik kullanıcı ara yüzü ile delege etme
Maliyetleri Düşürme
• Ek arşiv lisansına gerek yok (arşiv Exchange 2010 ECAL’ın bir parçası)
• Yönetim için ayrı bir arşiv yok = yönetim maliyetlerini düşürme
• DAS-SATA depolama mimarisini kullanarak depolama maliyetlerini düşürme
Kaynak;
http://www.microsoft.com/exchange/2010/en/us/email-archiving-and-retention.aspx
