Birçok şirket, önemli iş bilgilerini düzenlemek ve organizasyonlarını verimli bir şekilde yürütmek için elektronik tabloları kullanır. Ancak, şirketler büyüdüklerinde ve genişlediklerinde, elektronik tablolar artık şirketlerin ihtiyaçlarını karşılayamaz.
Tam da bu noktada, Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) yazılımı bu sorunu çözer. ERP sistemleri, işletmelerin temel bilgilerini toplamasına ve düzenlemesine yardımcı olur.
“ERP” yi daha önce duymuş olabilirsiniz, ancak işletmeniz için neler yapabileceğine dair bir fikriniz olmayabilir. Bu yüzden bugün bu yazıda; Kurumsal Kaynak Planlamanın (ERP) ne olduğunu, nasıl çalıştığını, ERP yazılımının nasıl kullanılacağını, ERP sistemlerinin avantajlarını, dezavantajlarını ve temel özelliklerini, en iyi ERP sistemlerini ve çok daha fazlasını öğreneceksiniz.
Haydi başlayalım!
ERP Nedir?
Kurumsal Kaynak Planlama yani Enterprise Resource Planning (ERP) yazılımı, öncelikle muhasebe, bütçeleme, tedarik zinciri operasyonları, finansal planlama, proje yönetimi vb. gibi günlük iş etkinliklerini yönetmek için kullanılan bir çözümdür.
ERP temel olarak şirketler tarafından iş performansını yönetmek, satış, pazarlama, finans, insan kaynakları vb. önemli süreçleri işlerine entegre etmek için kullanılır.
ERP, bir işletmenin her yönünü birbirine bağlamak için bulutta, yerinde veya şirket içinde barındırılan ortak veri tabanlarını kullanır. Bir işletmenin işlem verilerini birden çok kaynaktan toplayarak veri bütünlüğünü artıran veri çoğaltma riskinin ortadan kaldırılmasına yardımcı olur.
Dünyanın en başarılı firmalarının çoğu, üretkenliklerini artırmak ve daha da iyi finansal sonuçlar elde etmek için ERP kullanır. Özetle, ERP bir işletmedeki insanları, süreçleri ve teknolojiyi birleştirir.
Bir ERP Sistemi Nasıl Çalışır?
Bir ERP sistemi, birbirleriyle iletişim kuran ve ortak bir veri tabanını paylaşan farklı kurumsal kaynak planlama uygulamalarından oluşur.
ERP Modülünün Temel Yapısı
Her ERP uygulaması veya modülü, kendisini yalnızca bir iş faaliyeti ile sınırlar. ERP sistemleri, işletmelerin verimli çalışabilmeleri için seçim modüllerini birleştirmelerine olanak tanır.
Finans, insan kaynakları, satış ve lojistik; şirketlerin ERP sistemlerinde kullandıkları ortak ERP modülleridir. ERP uygulamanızı seçmek, bulunduğunuz sektöre veya ihtiyaçlarınıza bağlıdır. Örneğin imalat veya perakende sektöründe bir firmaya sahipseniz, yukarıda sayılan ERP modüllerini kullanabilirsiniz.
ERP sisteminin güzelliği, her modülün genellikle ayrı olarak lisanslanmasıdır. Bu da şirketlerin istedikleri işlevselliği seçmelerine ve büyüdükçe ölçeklendirmelerine olanak tanır.
ERP Sistemleri Nasıl Çalışır?
ERP sistemleri, standart ve tanımlanmış bir veri yapısı kullanarak çalışır. Bir departman veri tabanına bilgi girdikten sonra, hemen işletmedeki yetkili kullanıcılar tarafından kullanılabilir hale gelir. Böyle birleşik ve tek tip yapı, yetkili tarafların işletmede devam eden faaliyetlerden haberdar olmasını sağlar. Bu da departmanlar arası işbirliğini teşvik eder.
Departmanlar Arası Etkileşimler ve Daha İyi İş Kararları
ERP sistemindeki veriler, iş süreçlerini ve iş akışlarını departmanlar arasında daha verimli ve kullanılabilir hale getirmek için kullanılır. Farklı departmanlardaki yöneticiler, depoların ne kadar iyi performans gösterdiğini belirlemek için ERP sistemindeki bilgileri kullanabilir.
Örneğin, biri diğerinden daha fazla performans gösteriyorsa, bunun nedenini bulmak için bilgiyi kullanabilir. Ortalamanın altında performans gösteren depolar için yöneticiler, yüksek performanslı depoları analiz ederek nedenini anlayabilir.
Doğru Veri Girişi
ERP sistemi, bir şirket ana iş fonksiyonlarının her biri için farklı modüller ayarladığında en iyi şekilde çalışır. İşletme, sistemin tüm avantajlarından yararlanmak için verileri derhal girmelidir. Veri girişi doğru olmalıdır, aksi takdirde şirket karar vericileri iş kararları vermek için yanlış bilgileri kullanma riskiyle karşı karşıya kalır.
ERP Sistemine Kimler Erişebilir?
İşletmeler genellikle ERP sistemlerinde temel paydaşlara erişim sağlar. ERP sistemine ne kadar çok paydaş erişirse, işletmeye o kadar fazla fayda sağlar.
Bir şirketin dış paydaşlarının da, ERP sistemine entegre edebileceği durumlar vardır. Örneğin, işletmeniz birden fazla satıcının iş sistemlerini kullanıyorsa, bu iş sistemlerinden gelen verileri otomatik olarak ERP’nize akacak şekilde entegre etmeniz mümkündür.
Sektöre göre iş ve operasyonel modellerinden bağımsız olarak her sektördeki işletmeler, değişen ihtiyaçlarını karşılamak için ERP yazılımını kullanabilir. ERP, farklı organizasyonlara ve onların gereksinimlerine hitap eden eşit derecede esnek çözümlere ve işlevselliğe sahip son derece esnek bir sistemdir.
Sistemlerini ve süreçlerini çalıştırmak için ERP’ye bağımlı olan popüler endüstrilerden bazıları aşağıdaki şekildedir:
- Reklam ve Dijital Medya
- Havacılık ve Savunma
- Tarım
- Giyim, Ayakkabı ve Aksesuarlar
- Otomotiv
- Giyim, Tüketim Malları ve Perakende
- İnşaat
- Danışmanlık
- Eğitim
- Elektronik ve Teknoloji
- Enerji
- Finansal Hizmetler
- Yiyecek ve İçecek
- Sağlık ve Güzellik
- Sağlık ve Otelcilik
- Sağlık ve İlaç
- Endüstriyel Makineler ve Bileşenler
- BT Hizmetleri
- Üretim
- Medya ve Yayıncılık
- Kar Amacı Gütmeyen Kuruluşlar
- Profesyonel Hizmetler
- Restoranlar ve Konaklama
- Perakende
- Yazılım ve Teknoloji
- Ulaştırma ve Lojistik
- Toptan Dağıtım
Bu organizasyonlarda, ERP’nin benimsenmesinden çok fazla yararlanan departmanlar veya iş fonksiyonları vardır. Bu departmanlardan bazıları aşağıdaki gibidir:
1. Finans/Muhasebe
Muhasebe departmanı, ERP yazılımını kullanan en popüler departmanlardan biridir. Genellikle ERP’yi ilk benimseyenlerdir. Bu departman şirketteki tüm mali görevlerden sorumludur. Sonuç olarak, ERP sistemine kaydedilen tüm finansal işlemleri ve diğer bilgileri takip etmek ve raporlamak zorundadır.
Takip ettiği ve raporladığı bazı finansal bilgiler arasında; “Borç Hesapları (AP), Alacak Hesapları (AR), envanter” bulunur.
ERP tarafından üretilen zengin ve merkezi finansal bilgiler ile muhasebeciler, finansal planlama ve analiz uzmanları bunu tahmin ve raporlara dönüştürebilir. Bu tür raporlar nakit akışı, giderler ve gelir hakkında olabilir.
2. Tedarik zinciri
Tedarik zinciri, ticari faaliyetlere odaklanan departmanları veya çalışanları (depo yöneticilerini, satın alma acentelerini, envanter planlayıcılarını ve kıdemli tedarik zinciri liderlerini içerir) ifade eder. ERP sistemi, şirketinizden müşterilere sorunsuz ve sürekli mal akışı için hayati öneme sahiptir.
Tedarik zinciri gibi bu tür veri yoğun alanlar, uygun paydaşların tedarik zincirindeki gelişmelerden ve gerçek zamanlı durumdan haberdar olmalarını sağlamak için ERP yazılımına ihtiyaç duyar.
Siparişleri önceliklendirmek, envanter seviyelerini optimize etmek ve verimsiz süreçleri belirlemek için ERP sisteminin sağladığı doğru ve ayrıntılı bilgilere güvenirler. Ayrıca, tedarik zinciri kesintilerini önlemek ve zamanında sevkiyatları en üst düzeye çıkarmak için bilgileri kullanır.
3. Satış ve Pazarlama
ERP, satış ekibinizin üretkenliğini artırabilir ve daha iyi sonuçlar verebilir. Bunu, olası satış yönetiminizi otomatikleştirerek, şirketinizle olası görüşme geçmişinizi kaydederek ve izleyerek başarır.
Şirketinizdeki satış ve pazarlama ekipleri, potansiyel müşterilerin durumunu kontrol etmek ve satış huninizde ilerlerken etkileşimlerini belgelemek için bunu kullanabilir.
Pazarlama departmanı, ERP’deki satış departmanı kayıtlarına erişim sağlar. Tüm kanallarda sosyal yardım kampanyalarını otomatikleştirmek ve yönetmek için aynı kayıtları kullanabilir. Bu kanallardan bazıları e-posta, telefon görüşmeleri ve sosyal medyayı içerir.
ERP, pazarlama ve satış ekiplerinin çeşitli satış ve pazarlama kampanyalarının etkinliğini ölçmesini mümkün kılar. Kullanılan kanalların ve mesajın kendisinin etkinliğini izlemelerini ve ölçmelerini sağlar. Her iki departman bu bilgiyi bütçelerini daha iyi tahsis etmek için kullanabilir.
4. İnsan Kaynakları
İnsan Kaynakları (İK) departmanı, şirketteki tüm çalışan bilgilerini izlemek için ERP’yi kullanır. İK, her çalışan için iletişim bilgilerini, yan haklar ve ücret ayrıntılarını, daha geniş işgücü eğilimlerini ve diğer belgeleri kolayca bulabilir.
ERP, departmana göre elde tutma, terfi oranı ve başlığa göre ortalama ödeme gibi temel metrikler hakkında bilgi sağlar. İK, bu ölçümleri izler ve bunları çalışanlarına ve şirketteki diğer çalışanlara istihdam faydalarını daha iyi tahsis etmek için kullanır.
ERP’nin Avantajları Nelerdir?
Bir ERP yazılım sistemi, gerekli iş süreçleri ile önemli veriler arasındaki akışı kolaylaştırırken, vazgeçilmez veri bütünlüğü oluşturmak için verilerin tekrarını ve fazlalığını önler ya da ortadan kaldırır.
Bu, bilgiye erişim sürecini iyileştirir, işletme içindeki idari işlemleri kolaylaştırır, iç iletişimi artırır ve görevleri otomatikleştirir. Tüm bunlar, farklı departmanlar arasında bilgi paylaşımını kolaylaştırır, verileri daha kullanılabilir ve erişilebilir hale getirir.
Başka bir deyişle, bir ERP aşağıdakileri yapabilir:
- Verimliliği artırma
- Raporlama sürecini hızlandırma
- İşletme maliyetlerini azaltma
- Metrikleri entegre etme
- Kaynakları azaltma
- Hızlı karar vermeyi kolaylaştırma
- Kullanıcı benimseme oranını artırma
- Şirketin görünürlüğünü en üst düzeye çıkarma
Bulut Tabanlı ERP Yazılımının Avantajları Nelerdir?
Bulut tabanlı ERP yazılımı kullanmanın birçok avantajı vardır. Başlıca avantajları aşağıdaki şekildedir:
- Sunuculara gerek yoktur.
- Bakım yapmanız gerekmez.
- Yükseltme yapmanız gerekmez.
- Özel bir BT departmanına ihtiyacınız yoktur.
- Standartlaştırılmış sistem kullanırsınız.
- Uygulama için zaman gerekmez.
Eline sağlık.