Kamu, finans ya da sağlık sektöründe çalışan bir profesyonelseniz, mutlaka güvenli dosya paylaşımına ihtiyaç duyarsınız. Hatta şu anda müşterilerinizle gizli veri alışverişi yapmak için bir dosya paylaşım yöntemi kullanıyor olabilirsiniz.
Peki kullandığınız bu yöntem güvenli mi?
Bu sorunun cevabına geçmeden önce dosya paylaşımı nedir bu konu hakkında detaylı bilgi verelim.
Dosya Paylaşımı Nedir?
Dosya paylaşımı, bir ağ üzerinden iki veya daha fazla bilgisayar kullanıcısı arasında dosya alışverişidir. Multimedya (ses, görüntü ve video), belgeler ve e-kitaplar gibi dijital ortamları dağıtır ve bunlara erişim sağlar. Dosya paylaşımını mümkün kılmak için çeşitli yöntemler mevcuttur, fakat bazıları diğerlerinden daha güvenlidir.
Dosya Paylaşımı İle İlgili İstatistikler
Dosya paylaşımı ile ilgili bazı istatistikleri aşağıdaki şekildedir:
- Buluta yüklenen iş verilerinin %39’u dosya paylaşımı amacıyla kullanılmaktadır.
- Ortalama bir şirket, ortakları ve satıcıları da dahil olmak üzere 800’den fazla farklı çevrimiçi alanla dosya paylaşmaktadır.
- Bir dosya paylaşım hizmetine yüklenen dosyaların yaklaşık %60’ı aslında hiçbir zaman diğer kişilerle paylaşılmaz ve bunun yerine yedek kopya olarak kullanılır.
- Paylaşılan dosyaların yaklaşık %70’i yalnızca bir kuruluştaki dahili kullanıcılara yayılmaktadır.
Dosya Paylaşım Yazılımı Nasıl Çalışır?
Dosya paylaşım yazılımı genel olarak iki yöntemden biriyle çalışır. Bir program ya başka bir bilgisayardaki dosyalara erişebilir ya da bir sunucuda depolanan dosyalara erişebilir. Program bir başkasının bilgisayarında depolanan dosyalara eriştiğinde, bu eşler arası (P2P) dosya paylaşımı olarak bilinir.
Ancak P2P programları biraz kötü bir üne sahiptir. 1990’ların sonu ve 2000’lerin başında Napster gibi P2P programları bireyler arasında müzik dosyalarının paylaşımını kolaylaştırıyordu. İki girişimci tarafından yaratılan program, en sevdikleri şarkıların MP3’lerini paylaşan lise ve üniversite öğrencileri arasında hızla popüler hale geldi.
Buradaki sorun, müzik dosyalarını paylaşan kişilerin dosyalar üzerinde mülkiyet hakkına sahip olmaması ve bunları paylaşmak için yasal bir hakka sahip olmamasıydı. P2P dosya paylaşımı bazı durumlarda yasadışı olsa da, bu uygulama hak sahibi içerik sahipleri arasında kabul edilebilirdir.
Dosya paylaşım yazılımı, dosyaları bir sunucuda depolayarak ve bir bilgisayara aktararak da çalışabilir. Sunucu fiziksel bir sunucu olabileceği gibi bulut tabanlı da olabilir. Sunucudan paylaşılan dosyalar yetkili bir kullanıcının erişebileceği sunucuya yüklenir. İzinlere bağlı olarak, kullanıcı dosyayı düzenleyebilir, indirebilir veya silebilir. Bazı durumlarda, bir kullanıcı yalnızca dosyayı görüntüleme iznine sahip olabilir.
İşletmeler için Güvenli Dosya Paylaşımı
Dosya paylaşım oturumlarınızın her zaman güvenli olmasını sağlamak için en iyi uygulamalardan bazıları aşağıdaki şekildedir:
- Uçtan uca şifreleme sunan bir hizmet seçin. Bu sizi bilgisayar korsanlarından korur.
- İzin ayarlarını her zaman iki kez kontrol edin. Çoğu hizmet genel paylaşım seçeneğine izin verir, ancak bu, doğru bağlantıya sahip herkesin dosyalarınızı alabileceği anlamına gelir.
- Dosyalarınıza kimin eriştiğini görmek için dosyalarınızda denetimler yapın. Bir dosyaya artık ihtiyaç duyulmuyorsa, bulut sisteminizden tamamen kaldırın.
Dosya Paylaşım Yöntemleri
Bulut depolamadan eşler arası ağlara kadar dosyalarınızı paylaşmak söz konusu olduğunda olasılıklar sonsuzdur.
Aşağıdaki listede dosya paylaşım yöntemlerine bazılarını bulabilirsiniz:
1. E-posta
E-posta yaygın ve basit bir dosya paylaşım yöntemidir. Yıldır kullanılmaktadır ve kullanıcıların dosyaları hızlı ve kolay bir şekilde gönderip almalarını sağlar. E-postayı kullanmak için ek yazılım gerekmemesi, teknik olmayan kullanıcılar için e-posta’nın oldukça kullanıcı dostu olmasını sağlar. Ancak, kullanıcıların büyük dosyaları paylaşması gerektiğinde e-posta sorunlu hale gelebilir. E-posta dosya boyutu sınırlamaları, kullanıcıların 25 MB üzerindeki dosyaları gönderme yeteneklerini kısıtlar. Ayrıca, e-posta üzerinden gönderilen tüm bilgiler şifrelenmediği için güvenli değildir. Bilgisayar korsanları bir belgeyi sistemler arasında seyahat ederken kolayca ele geçirebilir.
2. Güvenli Dosya Aktarım Protokolü
Güvenli Dosya Aktarım Protokolü (SFTP) avukatlar tarafından on yılı aşkın bir süredir kullanılmaktadır. SFTP, dosya talep eden müşteri ile SFTP sunucusu arasında güvenli bir bağlantı oluşturarak çalışır. Dosyalar daha sonra şifrelenir ve istemciye aktarılır. En önemli avantajı şifrelemedir, bütünlüklerini sağlamak ve yetkisiz erişimi önlemek için tüm dosyalar şifrelenir. SFTP aynı zamanda güvenilirdir ve verilerin bozulma veya hata olmadan gönderilmesini sağlarken sağlam ve güvenli olacak şekilde tasarlanmıştır.
SFTP güvenli olmasına rağmen teknik olmayan kullanıcılar için zor olabilir. Uzak ana bilgisayara ve belgelere erişmek için SSH anahtarlarını doğrulamak ve yönetmek basit bir iş değildir. Hatta BT personeli için bile basit ve hızlı değildir. Ayrıca SFTP büyük dosyaları veya çok sayıda dosyayı paylaşırken de yavaş olabilir. Son olarak, iletişim ikilidir ve istemcilerle gerçek zamanlı iletişime ihtiyacınız varsa, bu seçenek en modern seçenek olmayabilir.
3. Şirket İçi Yazılım
Şirket içi yazılım, bir şirketin yerel sunucularına veya bilgisayarlarına kurulur ve yönetilir, bu da kullanıcıların dosyaları güvenli bir şekilde depolamasına ve paylaşmasına olanak tanırken erişim kontrolü ve diğer güvenlik özelliklerini sağlar. Şirketinizin bilgi güvenliği konusunda katı politikaları varsa, şirket içi yazılım uyumluluk ve veri güvenliği uygulamaları üzerinde daha fazla kontrol sağlar. Bu listedeki diğer seçeneklerin aksine şirket içi yazılım internet bağlantısına bağlı değildir, bu nedenle bir ağ hatası meydana gelirse, belge paylaşma yeteneğiniz etkilenmez.
Ancak güvenliğin bir maliyeti vardır. Şirket içi sunucular sizin tarafınızdan yönetildiğinden, fiziksel varlıklara, güvenliğe ve BT ekiplerine yatırım yapmak gibi ön maliyetler olacaktır. Bu sistemler ayrıca rutin yazılım bakımı, manuel veya yarı otomatik yedeklemeler ve güncellemeler gerektirir. Düşük maliyetli ve üst düzey güvenlikli dosya paylaşımı için bulut tabanlı dosya paylaşımı sizin için bir çözüm olabilir.
4. Bulut Tabanlı Dosya Paylaşımı
Bulut tabanlı dosya paylaşımı, üçüncü taraf bir satıcı tarafından barındırılan uzak sunuculara dosya yüklemenizi, depolamanızı ve paylaşmanızı sağlar. Günümüzün en güvenli dosya paylaşım yöntemlerinden biri olarak kabul edilir ve dünya çapındaki şirketler tarafından büyük ölçüde kullanılır. Veriler bulutta barındırıldığından, kullanıcılar dünyanın her yerinden dosyalara erişebilir ve bu da dosya paylaşımını çok erişilebilir hale getirir. Ayrıca, fiziksel altyapıya veya bakıma yatırım yapmaya gerek olmadığı için şirketler bulut tabanlı depolama ile tasarruf etmektedir.
İlgili İçerik: En İyi Bulut /Cloud Depolama Hizmetleri
5. Faks
Faks, belgeleri hızlı ve güvenli bir şekilde göndermek için kullanılan geleneksel bir dosya paylaşım yöntemidir. Fakslama, bir belgenin içeriğini alıcı faks makinesine göndermeden önce kodlayarak çalışır. Gönderilen veriler daha sonra alıcı cihaz tarafından çözülür ve ardından kağıda yazdırılır.
Fakat gelişen teknoloji, 1960’larda icat edilen faks makinesine olan ihtiyacı geride bıraktı. Faks, yüksek bakım maliyetleri (örn. yazıcı, toner, kağıt) nedeniyle pahalı olmasının yanı sıra modern ofislerin ve evlerin çoğunda artık bulunmayan sabit hatlı bir telefon numarası gerektirmektedir. Ayrıca, belgelerinizin alıcısının da bir faks makinesine sahip olması gerekir ki bu da pek olası değildir. Daha güvenli ve modern dosya paylaşımı için daha iyi dosya paylaşım türleri vardır.
6. Fiziksel Sürücü
Ağ tabanlı hiçbir seçenek ihtiyaçlarınızı karşılamadığında, dosya aktarım işleminiz için her zaman fiziksel bir sürücüye güvenebilirsiniz. Bu, verileri tam anlamıyla bir USB flash sürücüye veya harici sabit sürücüye kopyaladığınız ve bu cihazı hedef bilgisayara taktığınız anlamına gelir.
7. Peer to Peer (P2P)
P2P dosya aktarımının amacı, verileri barındıran merkezi bir sunucuya olan ihtiyacı ortadan kaldırmaktır. Bunun yerine, bireysel istemciler dağıtılmış bir eşler ağına bağlanır ve dosya aktarımlarını kendi ağ bağlantıları üzerinden tamamlar. P2P durdurulamaz bir TOR yaratmak için kullanılabilir. The Onion Router’ın (TOR) gerçek bir P2P ortamı olup olmadığı birçok faktöre bağlıdır, ancak daha güvenli bir çevrimiçi bağlantı yaratmada oldukça iyidir.
8. File Transfer Protocol (FTP)
FTP, ağlar arasında veri taşımak için icat edilen ilk yöntemlerden biriydi ve güvenilirliği ve verimliliği sayesinde bugün hala çok popüler. FTP işlemleri bir komut istemi penceresi veya kullanıcı arayüzüne sahip bir araç aracılığıyla çalıştırılabilir. Tek gereken, taşımak istediğiniz kaynak dosyayı ve yerleştirilmesi gereken hedefi belirtmenizdir.
İlgili İçerik: FTP Nedir, Nasıl Kullanılır?
Dosya Paylaşımının Avantaj ve Dezavantajları
Başkalarıyla dosya paylaşmanın potansiyel riskleri ve avantajları konusunda emin değil misiniz? Aşağıdaki listede dosya paylaşımının avantajlarını ve dezavantajlarını bulabilirsiniz:
Avantajlar
- Dosyalara hızlı ve kolay bir şekilde erişim sağlar ve diğer kullanıcılarla paylaşımı, işbirliğini ve iletişimi hızlandırır.
- Büyük dosyaları depolamak ve paylaşmak için etkilidir
- Birçok hizmet ücretsiz veya düşük maliyetli olduğundan, belge ve kaynak paylaşmanın uygun maliyetli bir yoludur.
Dezavantajlar
- Dosya paylaşımı sizi kötü amaçlı yazılım, casus yazılım ve virüs indirme riskiyle karşı karşıya bırakabilir.
- Bazı yöntemler, özellikle büyük dosyalar için veya birden fazla kullanıcı aynı dosyayı paylaştığında yavaş ve güvenilmez olabilir.
- Bazı dosya paylaşım hizmetlerini kullanırken telif hakkı ihlali potansiyeli vardır.
- Dosya paylaşım hizmetleri diğer bulut depolama çözümleriyle aynı düzeyde güvenlik sunmayabilir ve verilerinizi yetkisiz erişime karşı savunmasız bırakabilir.
En İyi Dosya Paylaşım Seçeneği Nasıl Seçilir?
Hangi dosya paylaşım yöntemini kullanacağınızı belirledikten sonra sıra bireysel bir hizmet veya ürün seçmeye gelir. Bu, köklü şirketlerden yeni girişimlere kadar çok sayıda seçenek olması nedeniyle zor olabilir.
Bir dosya paylaşım çözümü seçerken göz önünde bulundurmanız gereken bazı ipuçları aşağıdaki şekildedir:
1. Fiyat
Hizmetin peşin ve aylık ya da yıllık olarak ne kadar tutacağını bilin. Çünkü bazı durumlarda bir aktarım sırasında kullanılan bant genişliği için de ödeme yapmanız gerekebilir.
2. Güvenlik
Verilerinizi barındırması için bir bulut sağlayıcısına güvenecekseniz, bu bilgilerin nasıl saklandığını ve korumak için neler yapıldığını araştırdığınızdan emin olun.
3. Uyumluluk
Ne tür cihazların ve işletim sistemlerinin dosya aktarımlarını destekleyeceğini öğrenin. Kullanıcılarınızdan bazıları yeni teknoloji konusunda rahat değilse, basit arayüzlere sahip seçeneklere bakın.
4. Sınırlamalar
Bir dosya paylaşım hizmetine büyük bir yatırım yapmadan önce sağlayıcının paylaşılan dosya sayısı veya depolanan toplam veri miktarı açısından sahip olduğu herhangi bir sınırı veya kısıtlaması olup olmadığını kontrol edin.
5. Yüksek hızlı aktarım
Genellikle video veya müzik dosyaları gibi büyük dosyaları bir sunucuya yüklüyorsanız, işlem neredeyse tüm gün sürebilir. Aynı durum, başka bir kullanıcının bu dosyalara erişme ve indirme zamanı geldiğinde de geçerlidir. Dosyaların yüklenmesi veya indirilmesi ne kadar uzun sürerse, siz ve ekibiniz bu dosyalar üzerinde işbirliği yapmak için o kadar az zamana sahip olursunuz.
Bazı dosya paylaşım programlarında aktarım hızı bağlantı hızınızla sınırlıdır. Buna ek olarak, bazı internet servis sağlayıcıları sınırlama getirmektedir, yani 1 GB veya daha büyük bir dosya yüklemeye çalıştığınızda bağlantınız ciddi şekilde yavaşlayabilir. Bulut tabanlı dosya depolama ve paylaşım programları içeriği uzaktan depoladığından, bunları belirli bir cihaza indirmeye gerek yoktur. Dosyalar anında yüklenebilir, böylece siz ve ortak çalışanlarınız hemen çalışmaya başlayabilirsiniz.
6. Basit dağıtım ve yönetim
Yeni bir dosya paylaşım programı kullanmaya başladığınızda, ekip üyelerinizi bu yazılıma alıştırmanız gerekir. Fakat bunu yapmak çok karmaşık olmamalıdır. Kurulumu kolay bir program muhtemelen halihazırda kullandığınız uygulamalarla entegre olur ve sorunsuz bir işe alım deneyimi yaratır.
Programı uygulamaya koyduktan sonra günlük yönetiminin kolay olması da çok önemlidir. Örneğin, güncellemeler önemlidir, ancak güncel olmayan bir sistemi kullanma riskini almanıza neden olacak kadar çok güncelleme yapılmamalıdır. Yazılımın şirketi sizi her türlü gelişme ve değişiklikten haberdar etmeli ve ayrıca platformlarının mevcut en iyiler arasında olmasını sağlamaya kararlı olmalıdır.
Çoğu durumda, bulut tabanlı bir çözüm dosya paylaşım hizmeti ihtiyaçlarınızı karşılar. Seçiminiz bu yönde olursa, kişisel kullanım için bir dizi ücretsiz seçenek bulabilirsiniz. Fakat kurumsal düzeyde dosya paylaşımı söz konusu olduğunda, sağlam ve esnek bir araç aramanız gerekir.
En İyi Dosya Paylaşım Yazılımları
Aşağıdaki listede en iyi dosya paylaşım yazılımlarının bir listesini bulabilirsiniz:
1. Google Drive
- Artıları: 15 GB’a kadar ücretsiz depolama alanı, kullanımı kolay, diğer Google ürünleriyle entegre
- Eksileri: Ücretsiz planda sınırlı depolama alanı vardır, bazı özellikler ücretli abonelik gerektirir.
2. Dropbox
- Artıları: 2GB’a kadar ücretsiz depolama alanı sınar, kullanımı kolaydır, güvenilirdir.
- Eksileri: Ücretsiz planda sınırlı depolama alanı varıdr, bazı özellikler ücretli abonelik gerektirir.
3. Microsoft OneDrive
- Artıları: 5 GB’a kadar ücretsiz depolama alanı sunar, diğer Microsoft ürünleri ile entegre olur.
- Eksileri: Ücretsiz planda sınırlı depolama alanı vardır, bazı özellikler ücretli abonelik gerektirir.
4. iCloud
- Artıları: 5 GB’a kadar ücretsiz depolama alanı sunar, Apple kullanıcıları için kullanımı kolaydır.
- Eksileri: Ücretsiz planda sınırlı depolama alanı vardır, bazı özellikler ücretli abonelik gerektirir, genellikle kişisel kullanım durumlarında kullanılır.
5. Box
- Artıları: İş kullanıcıları için güvenli, uyumlu ve ölçeklenebilirdir.
- Eksiler: Pahalıdır ve ücretsiz planda sınırlı depolama alanı sunar.
6. TakeTurns
- Artıları: TakeTurns sadece dosya paylaşımı için değil, aynı zamanda belirli bir katılımcı grubuyla bu belgeler ve dosyalar üzerinde işbirliğini desteklemek için tasarlanmıştır. Birçok dosya paylaşım çözümü tek yönlü olsa da TakeTurns, önemli konularda diğer taraflarla işbirliği yaptığınızda sıkça karşılaşılan ileri geri hareketleri destekler.
- Eksileri: Ücretsiz plan yoktur, profesyonel kullanımı hedefler.
7. Slik Safe
- Artıları: Masaüstü, mobil ve web uygulamaları ile çapraz platform uyumluluğu sunar. Paylaşılan dosyanın boyutunda sınırlama yoktur. Bağlantılar veya e-posta yoluyla paylaşımı destekler.
- Eksileri: Ücretsiz planda sınırlı depolama alanı vardır.
8. DocSend
- Artıları: Kullanımı FTP’den daha kolaydır (sadece dosya gönderir). Dosya üzerinde analitik içerir.
- Eksileri: Dosya gönderme ile sınırlıdır.
9. WeTransfer
- Artıları: Kullanımı kolaydır, büyük dosyaları göndermek için tasarlanmıştır, 2GB’a kadar dosya göndermek için hesap gerekmez.
- Eksiler: Ücretsiz kullanıcılar için sınırlı dosya boyutu sunar, ücretsiz planda reklam vardır.
10. OneHub
- Artıları: Dosya paylaşım portalı, bir işletmenin logosu, özel alan adı ve renkleri ile markalanabilir.
- Eksileri: Bazı kullanıcılar, özellikle küçük işletmeler veya yeni başlayanlar için OneHub’ın fiyatlandırmasını yüksektir.
En Çok Sorulan Sorular
1. Dosya paylaşımı için bazı önemli yöntemler nelerdir?
En yaygın yöntemlerden biri disk cihazını fiziksel olarak paylaşmak, bir FTP bağlantısı kullanmak veya bulut tabanlı bir sisteme veri yüklemektir.
2. Dosya paylaşımı için güvenli bir ev ofis ağı nasıl kurulur?
Giderek daha fazla insanın evden ve uzak ofislerden çalışması nedeniyle, herhangi bir dosya paylaşımı yapmadan önce ağınızı bir sanal özel ağ (VPN) istemcisi ile güvence altına almanız önemlidir.