İş hayatında herkesin başına gelmiştir. Bir belge yanlış yerleştirilir veya kaybolur, siz o belgeyi bulmak için saatlerinizi harcarsınız ve sonunda bulursunuz. Peki, sorun çözüldü mü? Belki şimdilik. Bir de söz konusu belgenin işinizle ilgili kritik bir mesele olduğunu düşünün, ya da bu belgenin çok önemli bir projeye başlamanız için ihtiyacınız olan şey olduğunu. Hatta belgeyi derhal bulamamanızın size çok pahalıya mal olacağını, şimdi sorun bambaşka bir hal aldı değil mi?
Sadece bu sorunlar bile sizi büyük bir yükten kurtaracak kapsamlı bir Elektronik Doküman Yönetim Sistemine ihtiyaç duyduğunuza işarettir. Bu yazı serisinde yukarıdaki sorunlar ve daha nicesine çözüm sağlayan, %100 yerli mühendislik ile geliştirilmiş, kapsamlı ve iddialı bir doküman yönetim sistemi olan DocCastle’ı inceleyeceğiz.
DocCastle Nedir?
DocCastle her ölçekteki şirket ve kuruluşa kurumsal doküman yönetimi gücünü sunan yüksek performanslı bir süreç, belge, bilgi, arşiv ve doküman yönetim sistemidir. Sistem hızlı içerik alma ve elektronik belge otomasyonu sağlayarak iş süreçlerini hızlandırır, depolama maliyetlerini azaltır, güvenliği arttırır ve belgelere hızlıca ulaşmayı mümkün hale getirir.
DocCastle web sitesi: https://www.doccastle.com
Öne Çıkan Özellikleri
Her Şey Veri Tabanında
DocCastle geleneksel sistemlerden farklı olarak tüm belgeleri bir veri tabanında binary olarak depolar. Veri tabanı kuruluş ihtiyaçlarına ve lisans modeline bağlı olarak MSSQL, ORACLE, MYSQL, POSTGRESQL, SQLITE vb. popüler RDBMS ler üzerinde çalışabilir. Bu yöntemin birçok avantajı bulunmaktadır. Bazıları aşağıda sıralanmıştır;
- Belge Güvenliği: DocCastle’da belgeler binary formatta bir veri tabanında depolanır ve talep edildiğinde yine buradan okunur. Yetkisiz kişiler veri tabanına erişemez. Geleneksel sistemler ise klasör ve dizin mantığıyla çalıştığı için, sunucuya erişen belgelere de erişmiş olur.
- Belge Şifreleme: DocCastle talep edilmesi durumunda belgeleri veri tabanına yazmadan önce özel bir anahtar kullanarak şifreler. Bu sayede yetkisiz birisi veri tabanına erişse bile belgeleri göremez.
- Belge Sıkıştırma: DocCastle eklenen her görsel belgeyi 10 kata yakın sıkıştırır. Ayrıca binary formatındaki veri ekstra bir sıkıştırma işleminden geçer. Bu sayede toplam veri boyutu önemli ölçüde azalır ve milyonlarca belge büyük yer kaplamadan depolanır.
- Performans: DocCastle’da tüm belge ve bilgiler veri tabanında depolandığı için yazma ve okuma performansı geleneksel sistemlerin çok ötesindedir. DocCastle bağlı olduğu RDBMS’in tüm performans özelliklerini efektif biçimde kullanır ve performans sorunu yaşamadan çalışmanızı sağlar.
- Yedekleme/Geri Yükleme: DocCastle’da tüm arşivi yedeklemek ve yedeği geri yüklemek son derece kolay, otomatik ve hızlıdır. SQL yedeği belirli aralıklarla otomatik alınır ve tek bir yedek dosyası tüm arşivinizi içerir. Bir donanım sorunu oluştuğunda hızlıca geri yükleme yapılabilir.
Cryptolocker vb. Fidye Yazılımlarına Karşı Etkin Koruma
Son yıllarda bir çok kişi ve kuruluşun kâbusu haline gelen cryptolocker vb. fidye yazılımlarının verdiği zararlar ortadadır. DocCastle bu tarz zararlı yazılımlara karşı kuruluşun tüm belgelerini etkin şekilde korur. DocCastle belgeleri izole bir veri tabanında depoladığı için kullanıcı bilgisayarına sızan zararlı yazılımlar kuruluşun önemli belgelerine zarar veremez. Detaylı bilgi.
Dâhili Word & Excel
DocCastle masaüstü ve web sürümlerinde kullanıcıların herhangi bir harici yazılıma ihtiyaç duymadan Word ve Excel belgelerini düzenleyebilmesini sağlayan entegre araçlara sahiptir. Bu araçlar MS Word ve MS Excel ile %95 oranında aynı işlevselliğe sahiptir. Bu sayede kullanıcılar MS Office lisansına gerek olmadan sınırsız sayıda ofis dosyası oluşturabilir ve düzenleyebilir. Öte yandan ofis belgeleri veri tabanında depolandığı için kullanıcı bilgisayarında yedek almaya değer fazla belge kalmaması sağlanır. Detaylı bilgi.
Web, Masaüstü & Mobil Sürümleri
DocCastle masaüstü, web ve mobil olmak üzere üç ayrı platformu desteklemektedir. Burada üzerinde durmaya değer bir konu web sürümünün masaüstü sürümdeki tüm özellikleri desteklemesidir. DocCastle web sürümü, geleneksel sistemlerde “web erişimi” diye adlandırılan ve kısıtlı kullanım imkânı sunan sistemlerden oldukça farklıdır. Web sürümü tam işlevsellikte çalışabilen ayrı bir sistemdir.
Üçüncü Parti Yazılımlara Benzersiz Entegrasyon
DocCastle’ın üzerinde durulması gereken en önemli özelliklerinden bir diğeri ise benzersiz entegrasyon yeteneğidir. DocCastle herhangi bir yazılıma kolayca entegre olabilmektedir. Sistem, üçüncü parti yazılım üreticisi tarafından herhangi bir iş birliği veya entegrasyon sağlanmasına gerek duymadan, entegre olacağı yazılımın ekran bilgilerini okuyarak benzersiz bir entegrasyon imkanı sunmaktadır. Bu teknoloji sayesinde kuruluş tarafından kullanılan diğer tüm yazılımlara doküman yönetim özelliği kazandırılabilmektedir. Detaylı bilgi.
İşletmelere Sağladığı Başlıca Faydalar
Doküman/Belge Depolama
DocCastle EDYS, daha sonradan erişilebilen, görüntülenen, değiştirilen ve iş arkadaşlarıyla paylaşılan tüm önemli belgeleriniz için merkezi bir depo görevi görür. Sizi tek bir belge bulmak için klasör yığınlarını arayarak değerli saatlerinizi harcamaktan kurtarır. Belgelerinizi içe/dışa aktararak kolayca yönetmenize ve dilerseniz tarayarak da kaydetmenize olanak sağlar. Tüm şirket belgeleriniz güvenli bir veri tabanında tutularak istediğinizde kolayca erişebileceğiniz bir pozisyonda yer alır.
Doküman Güvenliği
Belgeler yönetilmediğinde, yanlış kişilerin eline düşme ihtimali oldukça fazladır. Yanlış ellere düşen hassas bilgiler, bir işe geri döndürülemez şekilde zarar verebilir. DocCastle EDYS, yetkili kullanıcıların yalnızca belirli dosyaları veya belgeleri görmelerine izin verildiği sıkı güvenlik politikaları ve rol tabanlı erişim denetimi ile gizli ticari bilgileri korumanıza olanak sağlar. Ayrıca çeşitli felaketler veya doğal afetler gibi durumlarda, işinizle ilgili verilerin sonsuza dek kaybolmasının önüne geçer.
Her Zaman/Her Yerde Erişim
Web tabanlı erişime izin veren DocCastle EDYS, kullanıcılara kullanılan cihazdan bağımsız olarak, dosyalarına ve belgelerine uzaktan erişebilmelerini sağlar. Özellikle de hareket halinde olan ekip üyeleri ile projelerde işbirliği yapmayı mümkün kılar.
Daha İyi Organizasyon
Dosyalarınızı ve belgelerinizi işaretlemek için verilen isimler, kategoriler ve alt kategorilerle gelecekteki kullanım için organize etmek, bulmak ve almak daha kolay hale gelir. Uygun anahtar kelimeleri kullanarak yapılan bir arama, kısa süre içinde sonuç vererek aranan dokümanı karşınıza getirir.
Zaman/Maliyet Tasarrufu
DocCastle EDYS ile çalışanların verimliliği artar ve zamandan tasarruf sağlanır. İş dünyasında kazanılan zaman, maliyetten tasarruf demektir. Ayrıca DocCastle EDYS ile elektronik ortamda yönetilen belgeler kağıt masrafını tamamen ortadan kaldırır. Bunun ne ölçüde tasarruf yaratacağı açıkça görülmektedir.
Doküman/Dosya Paylaşımı
DocCastle EDYS sayesinde kullanıcılar, konumlarından bağımsız olarak iş arkadaşları ile dosya ve belgeler üzerinde paylaşımda bulunur ve işbirliği yapar. Belge geçmişi işlevselliği ile, belirli dosyaları veya belgeleri kimlerin görüntülediğini ve düzenlediğini bilebilir, bu da işlem hatalarının ve verimsizliklerin ortaya çıkmasının önüne geçilmesinde kritik bir önem taşır.
Versiyon kontrolü
Bir belgenin son versiyonu üzerinde çalışıp çalışmadığınızı hiç merak ettiniz mi? DocCastle EDYS olmayan bir şirkette, dosya paylaşımları dahili bir versiyon denetimi olmadığı için zor olabilir. Değişiklikleri anlamak için zamana geri dönebilmek de pek mümkün değildir. DocCastle EDYS, belgeleri otomatik olarak versiyonlayan ve mevcut belgenin geçmişinden emin olmanızı sağlayan dahili bir versiyon kontrolü ile beraber gelir.
İş Akışı
DocCastle EDYS, iş akışı işlevselliği ile kuruluşunuzun iş süreçlerinde her adımı otomatikleştirir. Belgeler ve dosyalar bir iş akışı oluşturduğundan, doğru zamanda doğru kişilere güvenli bir şekilde yönlendirilirler. Güçlü raporlama yetenekleri ile bir belgenin gelişimini izlemenize ve herhangi bir performans sorunun oluşmadan önce öngörülmesine olanak tanır.
Dahili E-Posta
E-Postalar, hiç şüphesiz şirketler için vazgeçilmez bir araçtır. DocCastle EDYS, dahili e-posta işlevselliği ile belgeleri e-posta yoluyla dağıtma konusunda harici bir yazılım ihtiyacını ortadan kaldırır.
Dahili Word/Excel
DocCastle EDYS içinde yer alan Word ve Excel ile şirketinizdeki belgeleri düzenlemek için şart olan bu iki yazılımın lisans bedellerini düşünmenize gerek kalmaz.
Üçüncü Parti Yazılımlarla Entegrasyon
Uygulama entegrasyonu, gereksiz veri girdisini ortadan kaldıran ve farklı platformlar arasında kesintisiz bilgi akışına izin veren bir özelliktir. Sadece size zaman ve emekten tasarruf sağlamakla kalmaz, aynı zamanda veri bütünlüğü ve doğruluğunu da korur. DocCastle EDYS, pek çok farklı yazılıma entegre olarak size çeşitli dosya ve belgeleri yönetme olanağı sunar.
Yedekleme
DocCastle EDYS’ nin belki de en önemli avantajı yedekleme işlemini çok kolay hale getirmesidir. Belgelerin kopyalarını üretebilmek ve güçlü bir yedekleme çözümüne sahip olmak bazı koşullarda şirketler için zorunlu hale gelebilir. DocCastle EDYS tüm dokümanları ve kayıtları merkezileştirir ve bu kayıtların oluşturulmasının ve yönetiminin tek bir yerde gerçekleşmesini sağlar. Bu da tüm içeriği düzgün bir şekilde yedekleme ve bu yedeği kolayca alabilmeyi kolaylaştırır. DocCastle EDYS ile şirketinizdeki tüm belgeleri yedeklemek istediğinizde, yalnızca belgelerin saklandığı veri tabanını yedeklemek yeterlidir.
Sonuç
DocCastle sağladığı elektronik belge otomasyonunun yanı sıra, bir kuruluştaki tüm elektronik bilginin tek bir merkezden yönetilmesi gibi oldukça iddialı bir yaklaşıma sahip. Sistem özellikle BT uzmanlarına maliyet ve yönetilebilirlik konularında büyük avantajlar sunmaktadır.
