Ortak dosya kullanımı

Microsoft Office SharePoint Designer 2007 ile sitenize veya uygulamanıza özel kod yazmak zorunda kalmadan uygulama mantığı ekleyen iş akışlarını tasarlayabilirsiniz. Workflow Designer kullanarak, Microsoft SharePoint liste ve kitaplıklarındaki öğelerle koşul ve eylemleri ilişkilendiren kurallar oluşturabilirsiniz, bu nedenle listelerdeki veya kitaplıklardaki öğeleri değiştirmek iş akışındaki eylemleri tetikler.

Örneğin kuruluşunuzdaki belge inceleme, onay, arşivleme ve bu gibi daha pek çok iş sürecini otomatik hale getirmek için iş akışları tasarlayabilirsiniz. Ya da uyarı gönderme veya görev oluşturma gibi takım sitenizdeki düzenli işlemlerle ilgilenmek için çabucak iş akışları oluşturabilirsiniz.  

Bu makale, tasarımda dikkat edilmesi gereken bazı kilit konuları açıklayarak ve temel bir yordam sağlayarak işe başlamanıza yardımcı olur. Son bölümde eksiksiz iş akışı örnekleri için bağlantılar bulabilirsiniz.

İş akışları hakkında daha fazla bilgi için bkz. İş akışlarına giriş.

 Önemli   İş akışı oluşturmak için sitenizin Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 çalıştırılan bir sunucuda veya Microsoft Office SharePoint Server 2007 uygulamasında bulunması gerekir.

• İş akışı adımları nasıl değerlendirir?

• Başlamadan önce

• İş akışı tasarlama

• Önerilen sonraki adımlar

İş akışı adımları nasıl değerlendirir?

İş akışındaki bir adımı basit olarak, ilgili koşul ve eylemler kümesini bir araya getiren, Workflow Designer içindeki bir sayfa olarak düşünebilirsiniz. Söz konusu sayfadaki tüm koşul ve eylemler bir defada değerlendirilir ve işlenir. Bir iş akışı başlatıldığında (el ile veya otomatik olarak) her adım için oluşturulan her türlü koşulu değerlendirir ve ardından Workflow Designer'da seçtiğiniz eylemleri yerine getirir. İş akışında bir adım e-posta göndermeden, bir liste öğesi oluşturma, kopyalama, taşımaya veya silmeye kadar pek çok eylemi gerçekleştirebilir.

Çok adımlı bir iş akışı oluşturduğunuzda, önemli noktalardan biri iş akışının her adımındaki eylemleri ve koşulları nasıl gruplandıracağınızdır. Bir adımdaki kurallar bir sonraki adıma geçmeden önce bir sonuç oluşturur, dolayısıyla istediğiniz eylemleri veya belirli bir eylemi etkileyecek her kuralı aynı adımda gruplandırmak istersiniz.

Ayrıca, iş akışını her adım önceki adımı mantıklı bir şekilde takip edecek biçimde tasarlamanız gerekir. Örneğin eğer iş akışı bir iş akışı katılımcısının yanıtına dayanıyorsa iş akışının olası yanıtların tümünü barındırması için gereken koşul ve eylemlere sahip olması gerekir.

Bir iş akışı tasarladığınızda, bu iş akışının her adımı nasıl değerlendirdiği önemlidir. Aşağıdaki ifadelerin tümü doğrudur:

• Bir adım koşulları içermeyip, yalnızca eylem içeriyorsa, iş akışı her zaman söz konusu eylemleri yerine getirir.
  
• Bir adımda koşullu dallar varsa ve her dalda bir koşul varsa, iş akışı eylemi yalnızca dallardan birindeki koşul yerine getirildiğinde gerçekleştirir. Herhangi bir daldaki koşul gerçekleştirilmediğinde, iş akışı varsayılan olarak bir sonraki adıma geçer.
  
• Bir adımda koşullu dallar varsa ve en son dal hariç dalların her biri bir koşula sahipse, iş akışı bir eylemi yalnızca dallardan birindeki koşul gerçekleştirdiğinde yerine getirir. Veya, hiçbir koşul yerine getirilmediğinde, iş akışı koşulu olmayan en sondaki daldaki eylemini gerçekleştirir.

 Sayfanın Başı

Başlamadan önce

İş akışını tasarlamadan önce siteniz, listeniz veya kitaplığınız üzerinde gerekli değişiklikleri veya özelleştirmeleri yapmanız gerekir, örneğin:

• Bir iş akışı daima tek bir SharePoint listesine veya kitaplığına eklenir. İş akışını oluşturmadan önce sitenizde en az bir liste veya kitaplık bulunmalıdır. Sitenizde liste yoksa, iş akışı oluştururken sizden bir liste oluşturmanız istenir.
  
• İş akışınızda her türlü özel sütun ve ayarı kullanmak istiyorsanız, söz konusu sütunların ve ayarların Workflow Designer'da kullanımınıza sunulması için iş akışını oluşturmadan önce bu değişiklikleri yapmalısınız.
  
• İş akışınızda İçerik Onayı gibi varsayılan olarak etkinleştirilmeyen herhangi bir liste veya kitaplık özelliğini kullanmak istiyorsanız, iş akışını tasarlamadan önce bu özellikleri etkinleştirmelisiniz.

 Not   İş akışı özelliği, Microsoft Windows Workflow Foundation'ı temel alan bir Microsoft Windows bileşenidir. Workflow Foundation'ın aynı sürümü hem bilgisayarınıza hem de sunucuya yüklenmelidir. İş akışını ilk oluşturuşunuzda, sizden Workflow Foundation'ı yüklemeniz istenir.

 Sayfanın Başı

İş akışı tasarlama

İş akışı oluşturmanın temel adımları her zaman aynıdır: Önce iş akışını tanımlarsınız, ardından koşulları ve eylemleri seçerek kuralları oluşturursunuz.

1. Dosya menüsünde Site Aç'ı tıklatın.
   
2. Site Aç iletişim kutusunda, iş akışını oluşturmak istediğiniz yer olan SharePoint sitesini seçin, ardından Aç'ı tıklatın.
   
3. Dosya menüsünde Yeni'nin üzerine gelin ve ardından İş Akışı'nı tıklatın.
   

   Workflow Designeraçılır.

   
   

   

   
   
4. Bu iş akışına ad ver kutusuna bu iş akışı için bir ad yazın.
   

   Site ziyaretçileri tarayıcıdaki İş Akışı Durumu ve İş akışları sayfalarını görüntülediklerinde bu adı görürler. Yeni iş akışları varsayılan olarak otomatik olarak İş akışı 1, İş akışı 2 olarak adlandırılırlar ve adlandırma bu şekilde devam eder.

   
   
5. Bu iş akışı hangi SharePoint listesine eklenmeli? listesindeki bir seçeneği tıklatın.
   

   

   
   

   İş akışınızı bir SharePoint listesine veya belge kitaplığına eklemelisiniz. İş akışını hangi listeye eklediğiniz katılımcılarının iş akışını başlattıkları yeri belirtir. Örneğin, bir iş akışının Paylaşılan Belgeler'de bir öğe oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde başlatılmasını istiyorsanız söz konusu kitaplığı seçin. Eklenen liste, iş akışı durumunu ve geçmişini denetlemek veya bir iş akışını el ile başlatmak için gittiğiniz yerdir.

   
   

    Not   Bir öğe oluşturulduğunda veya değiştirildiğinde otomatik olarak başlatılan iş akışları, kaçınmanız gereken sayısız döngü içinde çalıştırılabilir. Örneğin, bir öğe değiştirildiğinde başlatılan bir iş akışı, ekli olduğu listedeki bir öğeyi hiçbir zaman değiştirmemelidir. Bir öğenin oluşturulduğunda başlatılan bir iş akışı, ekli olduğu listede bir öğe oluşturmamalıdır. Bu sorun, birden fazla iş akışı için de geçerlidir. Örneğin, İş akışı A Liste A'ya ve İş akışı B Liste B'ye ekli. Her iki iş akışı da, yeni bir öğe oluşturulduğunda otomatik olarak başlatılıyor. İş akışı A Liste B'de ve İş Akışı B Liste A'da bir öğe oluşturuyor. Böyle bir senaryo sonsuz bir döngünün oluşmasına neden olur. En iyi uygulama, iş akışınızın öğeleri oluşturduğu veya değiştirdiği herhangi bir liste veya kitaplıkta hangi iş akışlarının zaten çalıştırılmakta olduğunun bilinmesidir.

   
   
6. Bu listedeki öğeler için iş akışı başlatma seçeneklerini belirle öğesinin altında aşağıdakilerden birini veya birkaçını yapın:
   
   
   
   • Bu iş akışının bir öğeden el ile başlatılmasına izin ver onay kutusunu seçin.
     

     Bu seçenek, kullanıcıların söz konusu öğeyle ilgili iş akışını başlatmak üzere komutu tıklatmaları için bir liste öğesine İş akışları komutunu ekler.

     
     
   • Yeni bir öğe oluşturulduğunda bu iş akışını otomatik olarak başlat onay kutusunu işaretleyin.
     
   • Bir öğe değiştirildiğinde bu iş akışını otomatik olarak başlat onay kutusunu işaretleyin.
   
   

    Not   İki veya üç seçenek işaretleyebilmekle birlikte iş akışını çalıştırmak için en az bir seçenek işaretlemelisiniz. Bir seçenek işaretlemiyorsanız, iş akışını tasarlayıp ardından Son'u tıklatabilirsiniz, ancak iş akışı başlamayabilir. Daha sonra, iş akışını açabilir (Dosya menüsü, İş Akışı Aç komutu), bir başlangıç seçeneği işaretleyip Son'u tıklatabilirsiniz. Bu, tasarlama sürecindeki bir iş akışını kaydetmek için yararlı bir yöntemdir.

   
   
7. İleri'yi tıklatın.
   
8. Adım Adı kutusuna iş akışınızın ilk adımının adını yazın.
   

   

   
   

   Artık, iş akışınızdan gerçekleştirmesini istediğiniz eylemleri ve söz konusu eylemler için yerine getirilmesi gereken koşulları seçerek kuralları oluşturmuş durumdasınız.
   

    Not   Her adımın bir koşul içermesi şart değildir; örneğin, yalnızca gerçekleştirilecek eylemlerin bir listesi olan adımlara sahip olabilirsiniz. Ancak, her adım ilişkilendirilmiş koşulu olmayan bir eylemi içeren bir koşullu dala sahip olmalıdır. Bunun nedeni, bir koşula sahip olmayan bir koşullu dalın bir "Else If" koşullu dalındaki "Else" gibi davranmasıdır. A koşulu doğruysa, B eylemini gerçekleştirin; aksi halde (Else) C eylemini gerçekleştirin. Bunun gibi, birden fazla "Else" dalına sahip olmanızın bir anlamı yoktur, çünkü sonuncu dala hiçbir zaman erişilemez.

   
   

    

   
   
9. Belirtmek istediğiniz her koşul için önce Koşullar'ı, ardından liste içinde bu koşulu tıklatın. Eklemek istediğiniz tüm koşulları belirtene kadar işlemi yineleyin.
   

    Not   Birden fazla koşul seçebilirsiniz. Bunu yaptığınızda koşullar and ile eklenir, bu tüm koşulların, iş akışının ilişkilendirilmiş eylemleri gerçekleştirmesinden önce yerine getirilmesinin zorunlu olduğu anlamına gelmektedir. Birden çok koşul aşamalı bir filtre oluşturur, bunun nedeni söz konusu filtrelerde birinci koşulun önce değerlendirilmesine bağlı olarak sıralama sorunları mevcuttur. Koşullar listesinde bir koşul aşağıya veya yukarıya geçmek için sırasıyla koşulu, görünen aşağı okunu ve listede Bir Koşul Yukarı Taşı veya Bir Koşul Aşağı Taşı'yı tıklatın.

   
   

   Office SharePoint Designer 2007 önceden tanımlanmış çok sayıda koşul sunar. Ayrıca, gelişmiş ve özel koşullar da oluşturabilirsiniz. Özel koşullarla, geçerli listedeki bir alanı bir değerle karşılaştırabilirsiniz. Gelişmiş koşullarla, bir değeri bir başka değerle karşılaştırabilirsiniz. Bu, herhangi bir listedeki bir alanla geniş bir kaynak aralığındaki bir değer arasında karşılaştırma yapmanıza olanak tanır.

   
   

   

   
   
10. Koşul ekledikten sonra, köprüleri tıklatın ve ardından istenen parametreler için bir değer seçin.
    

    Örneğin, bir koşul listedeki bir alanı, karşılaştırmayı ve bir değer seçmeyle ilgili bağlantıları içerebilir.

    
    

    

    
    
11. Eklemek istediğiniz her eylem için önce Eylemler'i, ardından listedeki eylemi seçin. Eklemek istediğiniz tüm koşulları belirtene kadar işlemi yineleyin.
    

    Bu eylem listede görüntülenmezse sırasıyla Diğer Eylemler'i, istediğiniz eylemi ve Ekle düğmesini tıklatın.

    
    

    

    
    

     Not    Bir koşul için birden fazla eylem oluşturabilirsiniz. Bunu yaptığınızda, eylemler ya arka arkaya ("then" ile bağlanarak) veya aynı anda ("and" ile bağlanarak) çalıştırılır. Sırayla çalıştırma ve paralele olarak çalıştırma arasında geçiş yapmak için cetvelin sağ üst köşesindeki okun ardından Tüm Eylemleri Sırayla Çalıştır veya Tüm Eylemleri Paralel Çalıştır seçeneğini tıklatın.

    
    
12. Bir eylem ekledikten sonra, her bir köprüyü tıklatıp, istenen parametreler için bir değer seçin.
    

    Örneğin, eylem bir e-posta iletisi oluşturmayla ilgili bir bağlantı içerebilir.

    
    

    

    
    
13. Koşullu bir dal eklemek istiyorsanız 'Else If' Koşullu Dalı Ekle'yi tıklatın ve başka bir kural oluşturmak için 9 - 12. adımlar arasındaki adımları yineleyin.
    

    Önceki şekilde de gösterildiği gibi bir kural, ilgili koşullar ve eylemler kümesidir. Koşul doğru olduğunda iş akışı ilişkilendirilmiş eylemleri yerine getirir. Ancak, koşul doğru olmadığında ne olur? Koşullu dallar ekleyerek ilave koşulları belirtebilirsiniz. Örneğin, bir belgenin durumu Onaylandı, Reddedildi veya Beklemede olarak değiştirildiğinde bunun için üç farklı koşul oluşturabilirsiniz. İş akışının eylemi yalnızca önceki koşulların hiçbirinin yerine getirilmemesi halinde gerçekleştirdiği bir Else koşulu da oluşturabilirsiniz. Bir Else koşulu oluşturmak için, adımın son kuralı koşulsuz bir eylem olmalıdır. İş akışı tüm koşulları değerlendirir; bu koşullardan hiçbiri yerine getirilmediyse, iş akışı son dalda hiçbir koşula sahip olmayan herhangi bir eylemi gerçekleştirir.

    
    
14. İş akışının bu adımı tamamlandığında İleri'yi tıklatın.
    
15. İş akışındaki her adım için ek koşul ve eylem kümeleri oluşturmak için 8–14 arası adımları yineleyin.
    

    Adım eklerken her adımın yalnızca bir 'Else If' koşullu dallar kümesi barındırabileceğini unutmayın; burada her dalda bulunan eylemler yalnızca ilişkilendirilmiş koşullar karşılandığında gerçekleştirilir. Buna göre, şu durumlarda ek adım eklemeniz gerekir:

    
    
    
    
    • Birden çok 'Else If' koşullu dallar kümesinin değerlendirilmesi gerektiğinde.
      
    • Dallara ayrılmamış bir deyimden dallara ayrılmış bir deyimi ayırmanız gerektiğinde.
    
    
16. Workflow Designer'dan çıkmadan önce iş akışıyla ilgili hataları denetlemek için İş akışını denetle'yi tıklatın.
    

    Bir iş akışı hatası varsa, köprü renk değiştirir ve geçersiz parametreden önce ve sonra yıldız işareti görünür. Ayrıca, İş Akışı Adımları öğesinin altında hata içeren her adımın yanında bir hata simgesi görünür. Her bir hatanın geçerli olduğundan emin olmak için girilen parametreleri denetleyin.

    
    
17. Son'u tıklatın. İş akışı kaydedilir ve belirttiğiniz listeye eklenir.
    

     Not   İş akışını kaydettikten sonra eklendiği listeyi değiştiremezsiniz. Bunun yerine yeni bir iş akışı oluşturmalı ve bunu istediğiniz listeye eklemelisiniz.

 Sayfanın Başı

Önerilen sonraki adımlar

Artık kilit kavramları ve tasarımın püf noktalarını bildiğinize göre belirli bir uygulaması olan bir iş akışı tasarlamak isteyebilirsiniz. Ayrıca Bkz: bölümünde, eksiksiz iş akışı örnekleri bulunan makalelere bağlantılar bulabilirsiniz.

 Sayfanın Başı