Kurumlarda e-posta hacmi büyümeye devam ettikçe, bu bilgilerin arşivlenmesi de giderek daha fazla önem taşıyan bir öncelik haline gelmeye başladı. Arşivleme sayesinde kullanıcılar daha iyi bir e-posta deneyimi elde ediyor, posta kutusunda boş yer açarak daha üstün bir performans sağlayabiliyorlar. Yine arşivlemenin sağladığı kolaylıklar sayesinde kurumlar daha yüksek düzeyde adres uyumluluğu elde ediyor, e-posta yönetim ve arama süreçlerini kolaylaştırarak, yasal elektronik keşif gereksinimlerine de katkıda bulunuyorlar. Bu ihtiyaçları karşılamak amacıyla Exchange Server 2010, yeni arşivleme yeteneğini gelişmiş posta kutusu yönetimi özellikleriyle bir arada sunuyor. Bu özellikler arasında gelişmiş, çoklu posta kutusu arama, hukuki takip ve granüler saklama bulunuyor. Kullanımı ve kurulumu kolay bu işlevsellik düzeyi sayesinde kurumlar, bağımsız arşivleme çözümlerine duydukları bağımlılığı azaltabilir, yasal süreçler ve uyum süreçlerini daha basit hale getirebilirler.

İşlev Tanımları

Kişisel Arşiv: Kişisel Arşiv, kullanıcının ana posta kutusuyla ilişkili ek bir posta kutusudur. Outlook dahilinde ana posta kutusu klasörlerinin yanında görüntülenir. Bu şekilde kullanıcı, arşivde bulunan e-postalarına da aynı ana posta kutusuna erişim sağlıyormuş gibi doğrudan erişebilir. Kullanıcının PST dosyalarını Kişisel Arşiv içerisine sürükleyip bırakmasıyla, daha kolay bir çevrimiçi erişim elde edilir, kurum tarafında daha verimli bir keşif sürecinden faydalanılır. Saklama İlkeleri (Retention Policies) kullanılarak posta kutusu nesneleri Kişisel Arşive otomatik olarak devredilebilir, böylelikle ana posta kutusunun hem boyutu azaltılır, hem de çok daha üstün bir performans elde edilir. Tüm bunlara ek olarak kullanıcı, Outlook kullanarak hem Kişisel Arşiv üzerinde, hem de ana posta kutusu üzerinde eş zamanlı olarak arama yapabilir.

Saklama İlkeleri: Bu ilkeler sayesinde bir posta kutusunda bulunan belirli nesnelere yönelik saklama ayarları uygulanabilmektedir. Bu ilkeler, Exchange yöneticisi tarafından yapılandırılmakta ve her bir e-posta dahilinde, uygulanan ilke ve silme tarihinin belirtildiği bir başlık ile birlikte görüntülenmektedir. Bu başlıklar sayesinde, bir e-posta iletisine erişim süresinin ne zaman sona ereceğini belirlemek ya da eğer iletinin daha uzun bir süreyle muhafaza edilmesi gerekiyorsa erişim için yeni bir sona erme tarihi uygulamak son kullanıcı için çok daha kolay olacaktır. Yöneticiler ayrıca, iletileri ana posta kutusundan otomatik olarak Arşive taşıyan varsayılan bir ilke düzeni de atayabilirler.

Çoklu Posta Kutusu Arama: Bu özellik sayesinde birden fazla posta kutusu üzerinde herhangi bir posta kutusu nesnesi aratılabilir. Bu nesneler arasında e-posta iletisi, eklentiler, takvim nesneleri ve görevler yer alabileceği gibi, IRM korumalı dosyalar da bulunabilir. Çoklu posta kutusu araması, kullanımı kolay kontrol paneli sayesinde hem ana posta kutuları hem de Kişisel Arşivler dahilinde eş zamanlı olarak işletilebilir. Bu sayede İK, hukuk ve uyum departmanlarından bulunan ve yetkisi olan kullanıcılar, diledikleri aramayı BT bölümüne bağlı kalmaksızın yürütebilirler. Hukuksal keşif amaçları doğrultusunda, arama yoluyla ulaşılan iletiler, yöneticinin bundan sonraki incelemeleri doğrultusunda, belirli bir posta kutusuna ya da harici belleğe aktarılabilir ya da kopyalanabilir. Gelişmiş filtreleme yetkinlikleri arasında ise şunlar yer alır: gönderen, alıcı, kullanım sonu ilkesi, ileti boyutu, gönderme/alma tarihi, bilgi/gizli alanları ve sürekli ifadeler.

Yasal Bekletme: Bu özellik sayesinde kullanıcı, hem ana posta kutusunda hem de Kişisel Arşiv kutusunda sildiği ve düzenlediği posta kutusu nesnelerini (e-posta iletisi, görüşmeler, görevler vb.) saklayabilir. Yasal Bekletme isteğe bağlı olarak bireysel posta kutularında ya da kurumsal platformda kullanılabilir. Ayrıca özellik kapsamında kullanıcıları posta kutusu üzerinde bir bekletme işlemi yürütüldüğüne dair otomatik olarak uyaran bir seçenek de bulunmaktadır.