IBM Lotus Notes 8 Ajanda ve Reminder Kullanımı

Merhaba

Lotus Notes 8 in büyük resmini lotus linkinden download edebilirsiniz. Anlatacaklarım step by step hazırlanmıştır. Resimden takip etmeniz daha kolay olacaktır.  

Calendar ı açıyoruz. Schedule a Meeting butonundan yeni bir Meeting başlatıyoruz.

Subject kısmına toplantının konusu yazılır. When kısmında toplantının ne zaman başlayacağı ve ne kadar süreceği yazılır. Her textbox manuel olarak doldurulabilir ya da yanlarındaki ajanda ve saat işaretleriyle gerekli tarih seçilebilir.

Eğer düzenleyeceğiniz toplantı belli aralıklar ile tekrar edilecek ise repeats i tıklıyoruz.

Repeats i tıkladığınızda karşınıza buna benzer bir pencere açılacaktır. Açılan pencereden hangi sıklıkla toplantı yapacağınızı ve toplantının ne zaman biteceğini belirtiyoruz. Örnek olarak her gün düzenlenecek ve 5 gün sonra bitecek bir toplantı düzenlenmiştir.

Invitees kısmı mail listesinde bulunan kişilerden toplantıya katılacak kişileri ekliyorsunuz. Manuel olarak ekleme yapılabileceği gibi yandaki simgeden çıkan listeden dilediğiniz kişiyi seçebilirsiniz.

Toplantı odası ve toplantıda kullanılacak araçları seçmek için Rooms ve resources ı ait simgeler ile açılan listeden seçebiliriz. Manuel olarak yapmak istersek Rooms kısmına plantınız da bulunan toplantı odalarından ilk üç harfini yazarak enter a basıyoruz ( Birden fazla aynı isimde toplantı odası var ise en yakın isimli olanlar listelenir ve dilediğinizi seçebilirsiniz). Online meeting yapabilirsiniz. Categorize kısmından yapacağınız toplantının hangi kategoriye gireceğini belirleyebilirsiniz.

Scheduler da seçtiğiniz toplantı odası, toplantıda kullanılacak araçlar ve katılımcılar için daha iyi bir zaman düzenlemesi yapabilirsiniz. Yeşil renkli bloğu sağa veya sola oynatarak değiştirebilir. Blok gri renge dönüşür ise seçtiğiniz aralık da toplantı yapılamayacağını gösterir. Blok ile yaptığınız değişiklik otomatik olarak daha önce girmiş olduğunuz toplantı saatini değiştirir ve tekrar toplantı saati girmek zorunda kalmazsınız.

Description kısmındaki attach simgesine tıklayarak dilediğiniz dosyayı meeting ile gönderebilirsiniz. Eklediğiniz dosyanın altına manuel olarak yazı yazabilirsiniz.

Toplantının Lotus Notes 8 tarafından hatırlatılmasını istiyorsanız. Sağ üstteki Notify me checkbox u işaretlenir.  Açılan pencereden gerekli değişiklikleri yapabilirsiniz. Defaultta toplantıdan 30 dakika önce alarm message box açılır.

Sol üstte bulunan Save and Send Invitations butonuna tıklayarak yaptığımız toplantı kaydını katılımcılara gönderiyoruz.

Lotus Notes 8  Inbox ını açtığınızda toplantı odasının ve toplantıya katılacakların toplantıya katılmayı onaylamışlar ise onay maillerini alacaksınız.

Katılımcı sayınız çok ise ve kimlerin katılıp katılmayacağını kontrol etmek istiyorsanız. Calendar dan daha önce yayınlamış olduğunuz toplantıyı açıyoruz. Scheduler kısmını açarak kontrol edebilirsiniz.

Talep olur ise sizler için bunun ile ilgili makaleler yazmayı bir borç bilirim.