Bu makalemizde gelişen bulut teknolojisi ile birlikte uygulamaların yavaş yavaş bulut sisteme kaydığı bir ortamda Exchange Mail hizmetinin bulut sistem üzerinden kullanılmasını ele alacağız. Çok değil bundan 10 yıl önce 56K modemlerle internete bağlanırken teknolojinin gelişimine ayak uydurmak çok zor bir hale geldi. İnsanlar artık teknolojiyi en iyi ve en yüksek düzeyde kullanacak şekilde bilinçlendiler. İnsanlar artık her yerden, her ortamdan mobilitiy en üst düzeyde kullanmak istiyorlar. Bu yüzden gerekli altyapının hazırlanması, gerekli iş gücünün istihdam edilmesi, gereli maliyetin gözden çıkarılması gerekiyor.
Birçok kullanıcı mail hesabını bilgisayarından kullanmayı, x bir noktada internetten erişip maillerini kontrol etmeyi ve telefonundan mail alıp vermeyi artık gününüzde olmazsa olarak görüyor. Bu ortamın kullanıcıya sağlanması için yaptığım araştırmada 60.000 TL gibi bir rakam ortaya çıktı. Bu biraz daha ufak maliyet ile halledilebilir ama oturmuş bir sistemde olması gereken rakam bu şekilde ortaya çıktı. Bu maliyetlerden kurtulmak ve bu hizmetlerden yararlanmak istiyorsak Bulut bu noktada bize yardım elini uzatır duruma geldi.
Günümüzde Google ve Microsoft firmaları bu hizmeti çok başarılı bir şekilde sunuyor. Google apps mimarisi genelde Gmail kullanımına benzemekte olup arka planda arşivleme ve Backup yapısı ile desteklenmiştir. Microsoft tarafında ise bu hizmette neredeyse iş yerimizde bir Exchange varmışçasına bulut ortamı bize yansıtılmıştır. Teknolojiyi yakından takip edenler ve bu alanın uzmanları bulutun kaçınılmaz olduğunu ve geleceğin bulut teknolojide olduğunu üzerine basarak anlatmaktadır.
Biz makalemizin bundan sonraki akışında lokalde bize yukarıdaki miktarda maliyet, istihdam, yönetim, soğutma gibi maliyetler çıkaran ve sistemin 5 yıl gibi bir sürede yenilenmesi gereken Exchange Server’ ın nasıl buluta taşınacağını ele alacağız.
İşlemlerimizi aşağıdaki sıralama ile anlatıp sistemin nasıl işlediğine adım adım değiniyor olacağım.
1-Gerekli Dns kayıtlarının Açılması
2-Yönetim Paneline login olma, Yönetim Panelini adım adım tanıma
3-Owa üzerinden mail sistemine erişim
4-Outlook üzerinden mail sistemine erişim
5-Pop3 olarak mail sistemine erişim
Şimdi bu kadar ön bilgi ve açıklamadan sonra adımlarımıza başlayalım.
1-Gerekli Dns kayıtlarının Açılması
|
MX |
10 |
EXHUB01.XXXCLOUD.COM |
|
MX |
11 |
EXHUB02.XXXCLOUD.COM |
|
MX |
12 |
EXHUB03.XXXCLOUD.COM |
|
MX |
13 |
EXHUB04.XXXCLOUD.COM |
|
MX |
14 |
EXHUB05.XXXCLOUD.COM |
|
MX |
15 |
EXHUB06.XXXCLOUD.COM |
|
A |
|
111.111.111.111 |
|
A |
Autodiscover |
111.111.111.111 |
Cloud hizmetinin kullanabilmek için hizmeti sunan Hosting firmasının bizden istediği kayıtları açmış ve hazır hale getirmiş olmamız gerekir. Gerekli olan kayıtları NS sunucularınız üzerinden aşağıdaki gibi tanımlamalısınız. Alan adınız ve Ns sunucularınız Hosting üzerindeyse hosting yönetim panelinden kendi lokalinizde ise kendi Local Dns serverınız üzerinden aşağıdaki gibi tanımlamalısınız. Ben alan adımın ve Ns sunucumun hizmetini hosting üzerinden aldığım için ayarlarımı Hosting panelinden yapıyorum. Aşağıdaki tablodaki gibi tanımlamaları benden istenen doğrultuda yapıyorum. Var olan kayıtlara dokunmadan aşağıdaki kayıtları oluşturmanız yeterlidir. Aşağıda reklam olmaması için gerçek sunucu isim ve iplerini paylaşmıyor olacağım.
2-Yönetim Paneline login olma, Yönetim Panelini adım adım tanıma
Yukarıdaki kayıtlardan sonra hosting firması bizim için yönetim panelini hazır duruma getirecektir. Bizden alınan bilgiler doğrultusunda sisteme kaydımız yapılacak ve gerekli ortam eksiksiz olarak hazırlanıp panele erişim için kullanıcı adı şifre belirttiğimiz mail adresine gelecektir. Bu işlemlerden sonra konsolumuza login olalım.
Konsola login olduktan sonra aşağıdaki gibi bir ekran bizi karşılamaktadır. Bu ekranda konsol üzerinden yapacağımız işlemler doğrultusunda menüler eklenmiş bulunmaktadır. Giriş ekranında konsolun dili değiştirilebilmekte, yeni kullanıcı eklenebilmekte, dışarıdan toplu kullanıcı import edilebilmekte ve kullanıcıların listesi görüntülenebilmekle birlikte kullanıcı araması yapılabilmektedir. Konsolun sağ üstünde bulunan Yardım sistem hakkında bir sorun olduğunda destek birimi ile görüşmeyi sağlamakta, Parola kısmı konsola erişim parolasını değiştirmekte, oturumu kapat ise güvenli bir şekilde oturumu kapatmaktadır. Konsolu adım adım anlatacağım için bu kısmı aradan çıkarmak istedim.
Şimdi Müşteriler Menüsü altındaki “Müşteriler” linki ile devam edelim. Bu ekranımızda Müşteri bilgileri düzenlenebilir. Sistemde tanımlanmış olan kullanıcılar görüntülenebilir ve Provizyon işlemi yapılabilir. Provizyon yapılan işlemlerin aktif olmasını sağlar örneğin bir kullanıcı tanımladığınızda provizyon ettikten sonra bu kullanıcı aktif hale gelir.
Şimdi Müşteri linkinin detaylarını görelim kullanıcılar sekmesini zaten ilerleyen aşamalarda detaylı olarak göreceğiz. Bu ekranımızda Firma bilgileri ve işlemler sırasında olayların raporlar edileceği mail adresi bilgisi tanımlanır. Sistem üzerinde yapılan tüm işlemlerde bu adrese mail düşer. Bu ekranda ek Seçenekler kısmında adres ve farklı bilgiler tanımlanarak kullanıcıların Password karakter sayısı gibi özellikler belirlenir.
Bu ekranımızda kullandığımız domainlerin bir listesi yer alır örneğin accept domain olarak 5 domain kullansaydık burada 5 domain listelenecekti.
Bu ekranımızda güvenlikle ilgili bilgiler yer almaktadır. Konsola bir sonraki erişimde hangi aksiyonların alınması gerektiği konusunda parola ile ilgili işlemler yapabiliriz.
Müşteri başlığının altındaki “Müşteri Servislerini Yönet” linki ağırlıklı olarak hosting firması tarafından düzenlenen bir bölümdür. Bu kısımda kaç Gb alanla bu hizmeti kullandığımız hangi alan adlarına hizmet verileceği, hangi servislerin kullanılacağı, fatura bilgisi gibi bilgilere yer verilir.
Müşteri başlığının altındaki “Müşteri Hiyerarşisi” linkinde kullanıcılarımızın hangi servisleri kullanıp kullanmadığı konusunda bilgi sahibi olabilir. Şu anda Rıza ve Ufuk kullanıcıları Hosted Exchage kullanıyor diğerleri ise hiçbir servis kullanmıyor.
Bu ekranımızda kullanıcı grupları ve organizasyonun tümü üzerinde işlemler yapabilmek için Exchange üzerinde olduğu gibi izin verdiğimiz özelliklerde kullanıcı tipleri tanımlayabiliriz. Örneğin sadece kullanıcıların şifresini resetleyebilecek bir kullanıcı oluşturma.
Kullanıcılar Menüsü “Yeni kullanıcılar” linkinden yeni kullanıcı oluşturabilmekteyiz. Öncelikle sizinle konsolun tüm bir resmini paylaşacağım. Aşağıdaki ekranda farklı işlemler yapabilmek için solda farklı menüler yer almaktadır. Orta ekranda ise kullanıcı tanımlamak için gerekli ekran yer almaktadır. Bu ekranın detaylarını aşağıda parça parça paylaşıp anlatıyor olacağım.
Burada gerekli kullanıcı bilgilerini tanımladıktan sonra istersek ek seçeneklerden kullanıcı ile ilgili detaylı tüm bilgileri girebiliriz.
Bu ekranda kullanıcımıza gerekli olan parolayı belirleyebiliriz.
Bu ekranda kullanıcının parola ayarları ile ilgili aksiyonları belirleyebiliriz. Gelişmiş seçeneklerden kullanıcıya istersek özel bir role tanımlayıp özel yetkiler verebiliriz. Exchange üzerindeki çeşitli düzeylerde admin hakları gibi.
Bu ekranda kullanıcıya istersek farklı bir adres daha tanımlayarak buradan mail çekmesini sağlayabiliriz. Kullanıcı oluşturma aşamasında adımlarımız bu kadar daha sonra provizyon butonuna tıklatarak işlemlerimizin cloud üzerinde gerçekleşmesini sağlayalım.
Kullanıcımız oluştu Kullanıcımız ile ilgili olarak ana ekrana düştük. Burada Servisler seçeneğinden kullanıcının bir dağıtım grubuna üye olmasını, mail atıp alamama konusunda kısıtlanmasını, kullanıcının bir yetki grubuna dâhil edilmesini, mailbox boyutunun limitinin ayarlanmasını, giriş yapabileceği owa adresinin tanımlanmasını, mail yönlendirmesinin yapılması gibi işlemleri yapabiliriz. Diğer seçeneklerde maili devre dışı bırakabilir, silebilir, Kullanıcı bilgilerini düzenleyebilir, kullanıcıya farklı bir kullanıcı hakkı ile gezmesine izin verebilir ve kopyalayabiliriz. Bu kısımda exchange üzerinde bir kullanıcının üzerinde yapılabilecek birçok işlem yapılabilmektedir.
Kullanıcılar Menüsünden “Kullanıcılar” linkine tıkladığımızda kullanıcılarımızın bir listesi gelmektedir. Konsolun kenarında yer alan menüler hep sabit olduğu için arama yap, excel aktar, toplu kullanıcı alma v.s. bu nedenle bu özelliklere değinmiyorum. Ekranda listelenen kullanıcılar üzerine tıkladığınızda yukarıdaki ekran karşınıza gelmektedir. Bu ekrandan kullanıcı ile ilgili yapmak istediğiniz ayarlamaların hepsini yapabilirsiniz. Burada kullanıcıların kullandığı servis sayısı gibi özet bilgiler yer almaktadır. Örneğin servis kullananlar bir hosted üzerinde sharepoint, Lync gibi servisler kullanılıyor olsa bu sayı 2-3 olacaktı. Admin olan kullanıcının ikonu farklı olarak öne çıkmaktadır.
Kullanıcılar Menüsü “Toplu Kullanıcı Alma” linkinde ise sisteme toplu olarak kullanıcılar eklenebilir. Bunun için Mevcut şablona bakılarak yeni bir şablon oluşturulup daha sonra Göz at butonu ile yolu gösterilerek sisteme dahil edilebilir. Günümüzde 4 haneli rakamlarda olan kullanıcıların bile cloud yapısına geçtiği düşünülür ise güzel bir özellik.
Kullanıcılar Menüsü “E Posta Ayarlarını Yapılandır” linkinde ise resimde belirlenen aksiyonlara göre belirlenen adrese rapor gitmesi sağlanmaktadır.
Kullanıcılar Menüsü “Konumlar ve Departmanlar” linkinde hesap oluştururken kullanıcıların gruplara ve departmanlara dahil edilebileceğini söylemiştik. Bu kısımda bu grup ve departmanların bilgileri yer almakta var olanlar editlenip düzenlenebilmektedir. Bu grup ve departmanların oluşturulmasını ilerleyen menülerde göreceğiz.
Servisler Menüsü altında Exchange Sub Menüsü Altında “Dağıtım Grupları” linkinden Exchange üzerinde oluşturduğumuz gibi dağıtım grupları oluşturabiliriz. Şu anda benim hali hazırda olan grubum görünmekte. Yeni bir grup eklemek için solda menülerden Yeni Dağıtım Grubunu Tıklıyorum.
Burada gelen ekranda dağıtım grubuna isim veriyorum. İsim verdikten sonra oluşan dağıtım grubunun üzerine tıklayarak ayrıntılara giriyorum.
Üyelerini Bul butonundan seçiyorum ekliyorum. Exchange’ de mantık olarak dağıtım grubunda bir mail adresi olması gerektiği için bir mail adresi ekliyorum. Save ile kaydediyorum. Burada gelişmiş ayarlar kısmında bu grup için send as izni, gruba mail yollayabilecek kişileri seçme, grubun adı ile mail yollayabilecek kişileri seçme gibi işlemler yapabiliyorum.
Servisler Menüsü altında Exchange Sub Menüsü Altında “Kişiler ” linkinden kişi ekleme işlemleri yapabiliyoruz. Bu kısımda exchange üzerinde kullandığımız external kontak eklem işlemi ile birebir aynıdır. Yeni Kişi linkine tıklayarak kişiye ait çok detaylı bilgileri girerek external kontak listesi oluşturabilirsiniz.
Servisler Menüsü altında Exchange Sub Menüsü Altında “Kaynak Posta Kutuları” kısmından Excahange üzerinde olduğu gibi toplantı odası takipleri için kaynak odalar tanımlayabiliriz.
Servisler Menüsü altında Exchange Sub Menüsü Altında “Posta Fregmantleri” kısmından kuruluşumuza ait bir imza belirleyerek maillerimizde bu imzanın aktif olmasını sağlayabiliriz.
Raporlar Menüsünden raporlamalarla ilgili hazırlanmış Template ler dahilinde raporlar alabiliriz.
Yapılandırma Menüsünden Konsol ile ilgili ayarları yapılandırılmaktadır. Burada yeni kullanıcı grupları tanımlayıp konsol üzerinde bunlara roller verilebilir. Provizyonla ilgili e posta bildirimleri yapılabilir. Müşteri markaları ve portal servislerine erişim sağlanıp değişiklik yapılabilir.
Konsolumuzda anlatılması gereken kısımlara açıklamalı bir şekilde değindik. Buraya kadar olan kısımlarda mail tanımlaması, grup tanımlaması, dağıtım grubu tanımlaması external kontak tanımlaması gibi exchange üzerinde yapılması gereken temel işlevleri yerine getirdik. Bunun dışında makalemizde kullanıcı tanımlarken Exchange üzerinde olduğu gibi çok detaylı bir şekilde tanımla yapabilme imkânımız olduğunu, kullanıcının mailinin farklı bir mailboxa yönlendirilebildiğini, mailboxa kota verilebildiğini anlatmıştık. Konsoldaki genel işlevler zaten kullanıcı tanımlamak ve yönlendirmek veya dağıtım grupları tanımlamak gibi temel işlemlerdir. Şimdi biz bu yaptığımız ayarlardan sonra kullanıcının lokalde Exchange varmış gibi sisteme nasıl hangi ortamlardan erişebiliyor inceleyelim.
3-Owa üzerinden mail sistemine erişim
Makalemizin başında tanımladığımız A kaydı mail serverımıza erişmek içindi. Explorer üzerinden mail.rizasahan.com yazarak owa sunucuma bağlanıyorum ve oturum açıyorum.
Görüldüğü gibi hosted üzerinde tanımladığımız kullanıcının owa erişimi saniyeler içerisinde aktif olmaktadır.
Yeni bir mail yollama işlemi gerçekleştirelim.
Ekranımızda görüldüğü gibi tanımlamış olduğumuz gruplar, dağıtım gruplarımız ekranımızda yer almaktadır.
Mailimizin konusunu ve içeriği doldurup gönderiyoruz.
Mailimiz başarılı bir şekilde ve hızlı olarak ulaştı.
4-Outlook üzerinden mail sistemine erişim
Outlook Programını açalım. Başlangıç ekranını İleri ile geçelim.
Bu ekranı Evet seçeneğini seçerek İleri ile geçelim.
Bu ekranda kullanıcının mail adresini girerek parolasını girelim. Dns üzerindeki Autodiscover kaydı sayesinde hesabımız internet üzerinden otomatik olarak denetlenecektir. Exchange lokalde olsaydı makinamızın login name baz alınarak lokalde auto discover yardımı ile mail otomatik eklenecekti. İleri butonu ile ilerleyelim.
Bu ekranda gelen autodiscover bağlantısına izin verelim.
Karşımıza gelen hesap doğrulama ekranında kullanıcımızın cloud’ ta tanımlanan hesabına ait parolayı girerek tamam butonuna basalım.
Ayarlarımız kontrol edildi ve başarı ile bağlantı sağlandı. Son ile hesap ekleme işlemlerimizi bitirelim.
Outlook açıldı ve maillerimiz şu an karşımızda.
Yeni bir mail atalım görüldüğü gibi maillerimiz ve adres listemiz ost olarak Download edildi. Bu şekilde kullanıcılarımız hızlı bir şekilde Outlook erişimi sağlayacak.
Mailimizin konusu ve içeriğini yazıp gönderelim.
Mailimizin bir kopyasını da kendimize atmıştık. Sorunsuzca mailimiz geldi.
5-Pop3 olarak mail sistemine erişim
Pop3 mailimizi eklemek için Outlook programımızı açalım.
Pop mail eklemek için gerekli seçeneği seçelim.
Gerekli alanları dolduralım ve Diğer Ayarlar butonuna tıklayalım.
Sunucum Kimlik Doğrulaması Gerektiriyor seçeneğini seçelim.
Modemimizde veya firewallda 25 portu açıksa burada değişikliğe gerek yok ama kapalı ise 587 portunu SMTP portu olarak değiştirip tamam butonuna tıklatalım.
Hesap Ayarlarını Sına butonu ile hesap ayarlarımızı sınayalım.
Mail hesabı ekleme işlemimiz bitti. Son ile işlemlerimizi bitirelim.
Şu ana maillerimiz hesabımız üzerinden yani hosted exchange sunucumuz üzerinden pop3 mail protokolü ile makinamıza düşmeye başladı.
Şimdi test için dış bir mail adresine deneme maili atalım.
Şu anda farklı bir mail adresine mail atmıştım web mail üzerinden baktığımızda mailimizin başarı ile geldiğini görüyoruz.
Şimdi gelen maili yanıtlayarak bize gelip gelmeyeceğini test edelim.
Şu anda mailimizin başarı ile geldiğini görüyoruz.
Buraya kadar olan kısımda sizlere exchange hosted yapısını anlatmaya çalıştım. Sistemin şu anda saymadığımız birçok özelliği bulunmaktadır. Sistem akıllı telefonlar üzerinden senkronize bir şekilde çalışarak owa ve Outlook gibi bize maillerimizi telefonumuzdan yönetme, erişim imkânı da sağlamaktadır. Takvim paylaşımı, antispam ve anti virüs koruması sağlamaktadır. Bu sistemde lokalde exchange server üzerinde bulunan işlemlerin büyük bir kısmını hosted exchange yönetim panelinden yapma imkânına sahibiz.
Geleceğin sanal ve bulut sistemlerde olduğu günümüzde veri güvenliği sözleşmelerde teyit edilen bu sisteme geçerek işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Umarım yararlı olmuştur. Bir başka makalede görüşmek dileğiyle.