Bu makalemizde Ofis 365 üzerinde bulunan mahkeme nedeniyle tutma özelliğini ele alıyor olacağız. “Bu özellik nedir?” , “Ne işe yarar?” gibi kısımları aşağıdaki gibi soru cevap yaparak daha iyi anlamaya çalışalım.
Posta kutusunu neden mahkeme nedeniyle tutma durumuna alınır?
Kuruluşunuz bir yasal işlemle ilişkiliyse, kanıt olarak kullanılabilecek e-posta iletileri gibi ilgili verileri korumak için önlem almanız gerekebilir. Bu gibi durumlarda, belirli kişiler tarafından gönderilen ve alınan tüm e-postayı veya kuruluşunuzda belirli bir süre boyunca alınan ve gönderilen tüm e-postaları korumanız gerekebilir. Posta kutularını mahkeme nedeniyle tutma durumuna almak, bu tür yasal gereklilikleri sağlamanın ilk adımıdır.
Bir posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alındığında ne olur?
Kullanıcılar iletilerini Silinmiş Öğeler klasöründen sildiğinde ya da bir posta kutusu öğesini kalıcı olarak silmek için Shift+Delete tuşlarına bastığında silinen öğeler kullanıcının posta kutusunda gizli bir klasöre kopyalanır. Bu klasöre Kurtarılabilir Öğeler adı verilir. Aynı zamanda dumpster adı da verilir.
Dumpster klasöründeki öğeler varsayılan olarak 14 gün tutulur, ardından Microsoft Exchange tarafından silinir. Bir posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alındığında Dumpster klasörü silinmez ve klasördeki öğeler süresizce saklanır. Mahkeme nedeniyle tutma durumu kullanıcının günlük e-posta akışını etkilemez, böylece kullanıcılar normalde olduğu gibi posta kutusu öğelerini değiştirip silmeye devam edebilirler.
Kullanıcılar öğeleri Dumpster klasöründen el ile silebilirler.
- Microsoft Outlook 2010 Klasör sekmesini tıklatın, Silinmiş Öğeleri Kurtar > Seçili Öğeleri Temizle’yi seçin
- Outlook Web App Silinmiş Öğeler > Silinmiş Öğeleri Kurtar > Seçili Öğeleri Temizle
Kullanıcının posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumuna alınırsa, Microsoft Exchange Dumpster klasöründen el ile temizlenen öğeleri tutar.
Bir posta kutusu mahkeme nedeniyle tutma durumundan çıkarıldığında ne olur?
Bir posta kutusu artık mahkeme nedeniyle tutma durumunda olmadığında Microsoft Exchange silinen öğeleri ya da özellikleri değiştirilen öğelerin kopyalarını saklamaz. Mahkeme nedeniyle tutma nedeniyle tutulan öğeler anında Dumpster klasöründen silinmez ancak, Microsoft Exchange’in 14 günden eski öğeler için Dumpster klasörünü sonraki denetlemesinde temizlenir.
Bu özelliğimizden bu şekilde bahsettikten sonra Ofis 365 Online Portal üzerinde bu özelliğin nasıl devreye alındığını inceleyelim. Öncelikle portalımıza yönetici hesabımızla login olalım.
Login olduktan sonra Admin panelimizden Exchange bölümünden “Manage” linkine tıklayalım.
Açılan ekranımızda kullanıcı ve gruplarımız listelenmektedir. “Mahkeme Nedeni ile Tutma” ilkesi atamak için bir kullanıcı seçip “Ayrıntılar” butonumuza tıklayalım. Ben “UFUK ŞAHAN” isimli kullanıcımı seçip “Ayrıntılar” butonuna tıklıyorum.
Açılan ekranımızda Organizasyonumuz içerisinde daha önce oluşturduğumuz kullanıcının özelliklerin bulunduğu konsol karşımıza geldi. Bu konsol kullanıcının özelliklerinin yönetilebileceği, değiştirilebileceği birçok ayarı içermektedir.
Biz makalemizin de konusu olan ”Mahkeme Nedeniyle Tutma” özelliğini aktif edeceğiz. Bu işlem için kullanıcı özelliklerinden “Posta Kutusu Özellikleri” ekranını açalım. Bu kısımda kullanıcımızın Arşiv ve Mahkeme Nedeniyle Tutma Özellikleri Aktif veya pasif edilebilmektedir. Kullanıcımız üzerinde bu ayarın üzerine gelerek “Etkinleştir” butonumuza tıklayalım ve ayarların etkin olması için “Kaydet” butonumuza tıklayalım.
Şu anda ayarımız etkin olarak gözüküyor. Bu ayarımızın tam olarak aktif bir şekilde çalışabilmesi için 1 saat gibi bir süreye ihtiyaç vardır. Bu bazen bu sürenin altında da olabilir. Bu özelliğimizin üstüne çift tıklayarak kullanıcının posta kutusunun “Mahkeme Nedeniyle Tutma” ilkesine tabi olduğunu belirtebiliriz. Bu bildirimi kullanıcı Outlook 2010 kullanıyorsa görebilir.
Ayarımız etkin oldu.
Şimdiye kadar olan kısımda kullanıcının mailboxının “Mahkeme Nedeniyle Tutma” özelliğini aktif etme kısmına değindik. Şimdi ise bu kullanıcının maillerinin nasıl izleneceğiz ve silse dahi silinen maillere nasıl göz atacağımıza değinelim. Exchange Yönetim Paneli->Kuruluşumu Yönet->Posta Denetimi sekmesinde “Bulma” isimli bir butonumuz olması gerekir. Bu buton şu anda gözükmüyor.
Butonumuzun gözükmemesinin nedeni bulma işlemini yapacak olan yetkilinin bu görevi yapabilmesi için yetkili grubuna üye olması gerekmektedir. Bu şirket içinden biri olacağı gibi büyük bir kurumsa eğer gelen adli yetkiliye bir mailbox tanımlanıp bu yetki verilerek maillere kendisinin bakması sağlanabilir. Aynı yetki İnsan Kaynaklarına verilerek IT depertmanı üzerindeki yük azaltılabilir. Bu işlem için “Roller ve Denetim” sekmesine gelerek yönetici rolleri kısmındaki “Discovery Managenet” rolüne çift tıklatalım.
Açılan ekranda bu denetimi yapacak olan yetkiliyi bu role atayalım. Ben bu kısımda “RIZA ŞAHAN” kullanıcısını yetkili kıldım. Kaydet ile işlemimizi tamamlayalım.
Bu yetki işleminden sonra “BULMA” butonunun aktif olduğunu görebiliyoruz.
Şimdi “Mahkeme Nedeniyle Tutma” ilkesi uyguladığımız “UFUK ŞAHAN” kullanıcı mailboxına bakalım. Kullanıcımızın belli bir mail trafiği olduğunu görebiliyor.
Kullanıcının maillerini sildiğini ve geride yaşanabilecek hukuksuz bir olayda kanıt bırakmak istemediğini düşünelim. Bu nedenle kullanıcının tüm maillerini siliyorum.
Kullanıcımızın biraz iyi bir kullanıcı olduğunu planlayarak “Silinmiş Öğeleri Kurtar” kısmından da maillerini sildiğini düşünerek mailleri buradan da siliyorum.
Şu anda maillerimiz hem mailbox hem de silinmiş öğeleri kurtar kısmından tamamı ile silindi.
Şimdi hukuksal bir denetim olduğunu düşünerek “Mahkeme Nedeniyle Tutma” ilkesi uyguladığımız kullanıcımızın maillerine nasıl ulaşacağımıza bakalım. Exchange Yönetim Paneli->Kuruluşumu Yönet ->Posta Denetimi sekmesinde “Bulma” isimli bir butonumuza tıklayalım.
Karşımıza gelen ekranda “Yeni” butonuna tıklayarak yeni bir arama sorgusu başlatalım.
Karşımıza mail araması yapmak için detaylı bir sorgu ekranı geldi. Burada birçok kıstas ve arama kriteri belirleyebilirsiniz. Ben basit ve tarih v.s. sorgusu girmeden geniş kapsamlı bir arama yapacağım. Burada arama işlemini bir tek mailbox üzerinde yapacağım için ilkemin uygulanmış olduğu mailboxı seçiyorum. Arama işlemime bir isim veriyorum. Siz burada tüm organizasyonda bu ilkeyi uygulayabilir ve içeriği yasal olmayan bir postayı tüm kuruluş içinde aratabilirsiniz. Bu sizin şirket politikanızla ilgili bir durum.
Yukarıdaki ekranıma sığmadığı için ekranın alt kısmını bu resimde paylaşıyorum. Arama sonuçlarıma bakmak için bunların bir mailbox üzerine aktarılmasını istiyorum. Bu nedenle sonuçlara ulaşmak için “Discovery Mailbox” ı seçiyorum. Exchange üzerinde bulunan bu mailbox bu tarz işlerde kullanılmak için sistem tarafından otomatik olarak tanımlanmış durumdadır. Kaydet butonu ile arama sorgumuzu kaydederek aramanın başlatılmasını sağlıyorum.
Şu anda arama işlemimiz kriterlerimiz doğrultusunda başladı ve devam ediyor. Arama yapılan mailbox sayısı ve bunun içeriğindeki mail miktarına göre işlemimiz zaman alacaktır.
İşlemimiz şu anda tamamlandı. Bulunan öğeler Discovery Mailbox içerisine aktarıldı. Ok işaretinin gösterdiği alandaki “aç” kısmına tıklayarak maillerimizin açılmasını sağlayalım.
Şu anda “Mahkeme Kararı ile Tutma” klasörü altında kullanıcımızın mailboxında yer alan ve sildiğimiz mailboxları görebiliyoruz.
Yukarıda kullanıcının “Mahkeme Nedeniyle Tutma” ilkesinden etkilendiğinden haberdar olması için açıklama kısmına bir açıklama girmiştik bu açıklama ise aşağıdaki gibi Outlook üzerinde “Dosya->Bilgi “ menüsünde yer almaktadır. Bizim resimde seçili alana uyarımız eklenmedi. Bu uyarının eklenmesi için biraz zaman geçmesi gerekmektedir.
Ofis 365’in yetenekleri yavaş yavaş kullanıldıkça ortaya çıkıyor. Umarım yararlı olmuştur bir başka makalede görüşmek dileğiyle.
