Microsoft 365’de birincil posta kutusu doluluk oranı artan kullanıcılar için genellikle “yerinde arşiv” (in-place archiving) özelliğini aktif ederek arşiv posta kutusunu devreye alırız. Belirleyeceğiniz bir bekletme ilkesi ile birlikte belli bir dönemden önceki mailleri arşive gönderebiliriz. Örn: 1 yıl önceden eski mailleri arşive gönder.
Eğer Exchange Online Plan1 kullanıyorsanız 50 GB olan birincil posta kutunuza ek olarak 50 GB arşiv posta kutusu kullanma hakkınız olur. Exchange Online Plan2 veya Exchange Online Arşiv lisansı kullanıyorsanız 100GB posta kutunuza ek olarak başlangıçta 100GB arşiv posta kutusuna sahip olursunuz.
İşte burada Auto-Expanding Archive özelliği devreye giriyor. Eğer kullanıcı veya kuruluş bazında Auto-Expanding özelliğini aktif ederseniz arşiv posta kutusu doluluk oranı her %90’a ulaştığında arşiv posta kutusu kotası otomatik olarak genişler. Örneğin arşiv posta kutunuzun doluluk oranı 91 GB’a ulaştığında toplam arşiv kotanız otomatik olarak 110 GB’a yükselir. Doluluk oranınız 101 GB olduğunda ise kotanız 130 GB’a yükselir. Arşiv kotanız bu şekilde kademeli olarak genişler ama sizin özellikle bir kota belirleme yetkiniz yoktur. Bu şekilde 1.5 TB’a kadar arşivleme yapmanıza olanak sağlanır. Daha önceleri sınırsız arşivleme olarak da bilinen bu özellik geçtiğimiz aylarda 1.5 TB ile sınırlanmıştı.
Peki Auto-Expanding özelliğini nasıl aktif hale getiririm?
Bu özelliği aktif etmeden önce bilmeniz gerekenler ve bazı gereksinimler aşağıdaki gibidir;
– Auto-Expanding özelliği kullanıcı veya organizasyon bazında aktif edilebilir ancak tekrar kapatılamaz.
– Auto-Expanding özelliğini aktif etmek için kullanıcının yerinde arşiv özelliğinin aktif olması gerekir. Ayrıca kullanıcının Exchange Online Plan2 lisansına sahip olması gerekir. Eğer kullanıcıda Exchange Online Plan1 lisansı varsa ek olarak Exchange Online Archiving lisansı atamak gerekir.
– Ayrıca Auto-Expanding özelliği, günde 1GB’dan daha fazla büyüyen posta kutularında verimli bir şekilde çalışmamaktadır.
– Auto-Expanding özelliğinin aktif olması için gereken ek depolama alanının sağlanması 30 gün kadar sürebilir. Yani siz özelliği aktif etmenize rağmen genişleme çok uzun zaman alabilir. Bu tarz gecikmelerde Microsoft 365 destek birimi ile görüşmeniz size zaman kazandıracaktır.
– Gerekli lisansları atadığınız durumda paylaşımlı posta kutularında da auto-expanding özelliği kullanılabilir.
– Eğer auto-expanding özelliğinin aktif olduğu bir posta kutusunu pasif duruma çekerseniz. (işten ayrılan bir personel posta kutusu gibi) tekrar aktif hale getiremezsiniz. Bu kullanıcının maillerini kurtarmanın tek yolu M365 Uyumluluk Merkezi içerisinden “İçerik Arama” özelliği ile mailleri dışarıya aktarmak ve tekrar import etmek olabilir.
– Auto-Expanding yani otomatik genişleme işlemi gerçekleştiğinde (her zaman olmasa da) arşiv mailbox altında bir alt klasör oluşabilir. Bu size sağlanan ek depolama alanından kaynaklanmaktadır.
– Auto-Expanding özelliğini aktif etmenin tek yolu Exchange Online Powershell’e bağlanmaktır. Herhangi bir arayüzden aktif edemezsiniz.
Exchange Online Powershell’e bağlanalım
Bilgisayarınızda powershell uygulamasını yönetici olarak çalıştırın ve aşağıdaki komutları sırayla çalıştırın.
Set-ExecutionPolicy RemoteSigned
Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement -RequiredVersion 2.0.5
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName globaladmin@yourtenant.com -ShowProgress $true
Exchange Online Powershell’e bağlantıktan sonra aşağıdaki komutu çalıştırarak Auto-Expanding özelliğini belirli bir kullanıcı için aktif ediyoruz.
Enable-Mailbox mail@tayfuntech.com -AutoExpandingArchive
Get-Mailbox mail@tayfuntech.com | FL AutoExpandingArchiveEnabled komutu ile de belirli bir kullanıcının Auto-Expanding durumunu kontrol ediyoruz.
Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive komutu ile kuruluş bazında tüm kullanıcıların Auto-Expanding özelliğini aktif ederken Get-OrganizationConfig | FL AutoExpandingArchiveEnabled komutu ile de kuruluş bazında auto-expanding durumunu kontrol edebilirsiniz.
Auto Expanding Archive kullanımı hakkında dipnotlar;
-Auto Expanding Archive verileri için bir transport rule, yönlendirme, otomatik yanıt gibi Exchange özelliğini kullanamazsınız. Ayrıca yerinde arşiv verilerine sadece posta kutusu sahibi erişebilir.
– Auto Expanding Archive görüntülemek için aşağıdaki Outlook versiyonlarına sahip olmanız gerekir. Mobil sürümlerde yerinde arşiv verilerine erişemezsiniz.
Outlook 2016, Outlook 2019, Microsoft 365 Outlook
Outlook Web sürümü
Outlook 2016 Mac, Outlook 2019 Mac ya da Microsoft 365 Outlook Mac
– E-Discovery sorgularına, Litigation hold gibi saklama ile tutma ilkelerine ve MRM ilkelerine auto expanding arşiv verileri de dahil edilir.
– Kullanıcı arşivine 100GB’a kadar pst dosyası import edebilirsiniz.
Auto-Expanding Archiving ile ilgili sağladığım güncel bilgiler umarım sizin için faydalı olmuştur.