Logitech MeetUp ve Group Ürünleri ile Skype For Business Entegrasyonu – Daha Verimli Toplantılar İçin Logitech ve SFB Kullanın

Logitech MeetUp ve Group Ürünleri ile Skype For Business Entegrasyonu – Daha verimli Toplantılar için Logitech ve SFB Kullanın

Malum günümüzde en değerli kavram sanırım zaman. Zamanımız el verdiğince aslında çalışıyor, üretiyor ve kendimize yine benzer şekilde vakit ayırmaya çalışıyoruz. Yaptığımız işleri daha verimli kılarak aslında zamanımızı daha değerli bir hale getirmeye çalışıyoruz. Biz bilişim uzmanları ve karar vericileri de mutlaka bu değişim ve gelişimi yakından takip edip, şirketimize rakiplerine karşı avantaj sağlayacak bu teknolojileri sunmakla görevliyiz.

Video konferans veya anlık mesajlaşma artık yeni bir teknoloji değil. Uzun yıllardır kullanıyoruz ve bunun sağladığı üretkenlik bence tartışılmaz. Tabii ki hala özellikle IM yani instant messaging Türkçe karşılığı anlık mesajlaşmayı keşfetmeyen şirketler var, ancak bunların azınlıkta olduğunu düşünüyorum. Video konferans ise özellikle yoğun bir şekilde toplantı yapan çalışanlar için büyük bir nimet.

Peki bu makalemde size ne anlatacağım? Aslında bildiğim bu teknolojileri basit bir şekilde birleştirerek son derece verimli çalışma alanları ve imkanları sağlayabileceğimizi göstermek istiyorum.

Öncelikle bir işin başarısına inanmak için gerçekten mevcut durumu incelemek gerekli, mevcut durum nedir? Bizler zamanımızın ne kadarını toplantıya ayırıyoruz? İşte bu sorunun cevabı

Tabiki bu araştırma Amerika’da yapılmış ama Türkiye’de de çok farklı olduğunu düşünmüyorum. Aslında biz teknik personeller video konferans için karşılık sayılabilecek remote support kavramını bulduk. Bu teknolojiler yokken nasıl müşterinin bulunduğu lokasyona gidiyor ve doğal olarak bir günde sadece bir müşteriye destek verebiliyorken, remote support sayesinde ben bir günde 7 ayrı müşterinin projesini ofisten rahatlıkla yapabiliyorum.

Video konferans da aslında benzer iş toplantıları için bir çözüm oldu. Ama hala bazı insanlar video konferans olayına çok sıcak bakmıyor, haklılar mı? Bence kesinlikle EVET, çünkü bu teknolojiler çok eski ve özellikle ilk emekleme yıllarında çok popüler oldukları için herkes hala çok sorunlu olduğunu düşünüyor. Örneğin pek çok üst düzey yöneticiye sorsanız eminim “ya kesin bir sorun çıkar” diyeceğini tahmin ediyorum çünkü haklılar hep bir sorun çıkıyordu.

Temel sorunlarımız, ürünlerin çok karmaşık olması, özellikle sağlayıcı yazılımların yine on-prem temelli olması. Örnek; ben farklı kurumlarda çalışırken bizim yüzbinlerce dolat verdiğimiz toplantı odası sistemleri çalışmıyorken Skype’ ın çatır çatır çalıştığını gördüm, hatta yurt dışında gelen yöneticilerin, neden kasıyorsunuz Skype üzerinden yapalım işte dediklerini duydum. Çünkü sağlayıcı firma bulut temelli aslında sunucuları kurmuş, HA yapısını tasarlamış, milyonlarca hatta milyarlarca insanın kullandığı agent yazılımlarını yapmış, geriye tek size bir USB kamera ayarlamak kalıyor.

Şimdi geldiğimiz nokta aslında bu, basit ve hızlı çalışan sistemler istiyoruz. Kompleks toplantı odası sistemlerini artık kimse istemiyor. Örneğin Office 365, çok hızlı bir şekilde satın alıp, 15dk ya tüm şirketinizin video konferans yapması için yeterli, herhangi bir sunucu kurulumuna gerek yok.

Veya geniş bir toplantı mı istiyorsunuz https://broadcast.skype.com/tr-TR/# adresinden hızlıca planlayın.  Veya mutlak Skype kullanmışsınızdır, hızlıca Skype ile istediğiniz toplantıyı yapın!

Burada bir diğer önemli konu ise yazılım kadar seçilmesi gereken donanımlar. Burada size önerim Logitech cihazlarını mutlaka incelemenizdir. Tabii ki bu alanda pek çok marka var, pek çoğu zaten kendini kanıtlamış, peki neden özellikle Logitech’ e bir bakın diyorum? Her konuda olduğu gibi iş ihtiyacınız için en iyi çözümü bulmak adına.

1 Tane toplantı odanız var bütçeniz sınırlı zaten bütçenize uygun mutlaka bir ürün vardır.

1 merkez 5 tane şubeniz var, merkeze ses duyarlı pahalı bir sistem almak istiyorsunuz, peki alın. Ama 5 şube için? Rakam gözünüzü mü korkutuyor, normal 5 şube için Logitech ürünlerine bakın.

3 büyük toplantı odanız var, 20 tane ise grup toplantı odalarınız var, yine benzer şekilde isterseniz ana toplantı odaları için farklı markalar düşünebilirsiniz ama 20 toplantı odası için toplam bütçeniz çok yüksek olabilir.

Özetle mutlaka size uygun bir model bulacağınızı düşünüyorum.

Örnek; biz kendi ofisimizde iki farklı modeli test ettik.

Öncelikle en yeni nesil ürün olan MeetUp’dan bahsetmek istiyorum.

Öncelikle ürünün en sevdiğim özelliği her şeyi içinde olması, yani bir kablo karmaşası yok. Bir diğer konu aslında çok kapsamlı bir cihaza bakıyor olmanıza karşın bir Web Cam gibi düşünebilirsiniz. Neden böyle basit bir şekilde anlatmak istiyorum çünkü günün sonunda bilgisayarınıza USB ile bağlamanız yeterli;

Bu bize inanılmaz bir kolaylık sağlıyor, Skype, Skype for Business veya ne kullanmak istiyorsanız hızlı bir şekilde kullanabiliyor olmanız çok güzel

Bu arada makalenin neresinde Skype for Business entegrasyonu derseniz işte burada. Yani aslında Office 365 kullanıyorsanız veya on-prem SFB, yapmanız gereken tek şey istemciye bir Logitech kamera bağlamak.

Bu tabii ki benzer şekilde Skype ve diğer mesajlaşma ürünleri içinde geçerli.

Peki ürün son derece pratik gördük, temel olarak toplantı odasında TV altına, üstüne veya uygun bir yere monte ettikten sonra son derece uzun olan (5 metre) USB kablosu ile toplantı odasındaki bir laptop, mini pc ya da kendi bilgisayarınıza bağlamanız yeterli.

Cihaz 120 derecelik bir açı sunuyor, üzerindeki lens 4K destekliyor. İstenirse yukarıdaki resimde olduğu gibi ek mikrofon sayesinde toplantı masasına uzak bir lokasyonda durduğunda ses iletim sorunu olmasını engelleyebiliyorsunuz.

Windows 7 ve sonrası ayrıca MAC OS X 10.10 ve sonrası işletim sistemi desteği var.

Uygulama olarak aslında dediğim gibi her uygulama ile kullanabilirsiniz ama özellikle üretici tarafından sertifikalanan yani uygunluk verilen uygulamalar aşağıdaki gibidir;

Skype for Business

Cisco Compatible (Jabber)

Cortana Certified

Ama uygulama olarak piyasadaki hemen hemen her uygulama ile sorunsuz çalışıyor. (Google Hangouts, Go to Meeting, Zoom, BlueJeans, Broadsoft, Starleaf, Pexip, Vidyo vb)

Diğer teknik özellikle için bu link’ i inceleyebilirsiniz.

https://support.logitech.com/en_roeu/product/meetup-conferencecam/specs

Yine kamerada çok sevdiğim bir özellik remote control, yani uzaktan kumandası olması.

Son derece kullanışlı olan bu kumanda sayesinde kameranın açısını istediğimiz gibi değiştirebiliyoruz veya önceden tanımlı olan hafızadaki alanlara tek bir tuş ile yönlenmesini sağlayabiliyoruz.

Pek çok üreticide olduğu gibi fiziksel kumanda yerine mobile uygulama ile de aynı işlevi yerine getirebiliyorsunuz.

https://itunes.apple.com/us/app/logitech-conferencecam-soft-remote/id1246529962?ls=1&mt=8

Yani fiziksel olarak illaki kumandayı taşımanız ve kullanmanız şart değil. Yazılımı yükledikten sonra bluetooth ile hızlı bir şekilde cihazı buluyor ve aynı kumandadaki fonksiyonları cep telefonunuz üzerinden gerçekleştirebiliyorsunuz.

Peki gelelim gerçek hayat kullanım senaryolarına.

Biz öncelikle ofisimizdeki iki toplantı odasına Logitech cihazlarını aldık, ana toplantı odamızda MeetUp, diğer odamızda ise Logitech Group’ u kullandık.

Öncelikle makalemin tam bu noktasında yine kullanıcı dostu olacak bir bilgi vermek istiyorum. Toplantı odaları için kamera seçimlerinde kişi sayısı son derece önemli bir kriterdir. Yani toplantı odası için yanlış alınacak bir kamera aslında başarısız toplantıların düzenlenmesine neden olacaktır. Bu nedenle özellikle sektörde ne yazık ki istemesek de şahit olduğumuz yanlış satın alımlardan dolayı markalara olan bir takım negatif algıları düzeltmek adına aşağıdaki gibi her üreticinin sizlere sunacağı en ideal ürün – toplantı odası çiftini seçmeniz için gerekli bilgilendirme dokümanlarını lütfen inceleyiniz

Özetle küçük bir toplantı odanız ve katılımcı sayınız var ise BCC950 veya şahsen benim kendi Web seminerlerimde kullandığım Connect ürününü tercih edebilirsiniz.

Eğer daha büyük toplantı odaları için kamera ihtiyacınız var ise bu durumda Group çözümleri daha doğru bir seçenek olacaktır

Benim testleri gerçekleştirdiğim toplantı odaları 20 metre karedir, ancak metre kareden daha önemlisi toplantı odası zaten 10 kişilik ve genelde video konferanslar da maksimum 8 kişi katılım gösteriyoruz, bu nedenle meetup ürünü bizim için çok başarılı bir çözüm.

Yaptığım işlem ise çok basit, hali hazırda Office 365 kullandığımız için toplantı yapmak istersek Skype veya Skype for Business uygulamasını açmamız ve kameraya bağlanmamız yeterli. Burada Logitech ürünlerinin en büyük avantajı inanılmaz kolay olması. Günün sonunda bir elektrik bir de usb kablo ile sorunsuz video konferans yapabiliyorsunuz.

Öncelikle ana toplantı odamıza MeetUp’ ı kurduk.

TV’ den aşağıya sarkan kablo Logitech’ in USB kablosu. Siz tabii ki bu kabloyu diğer HDMI ve benzeri kablolar ile gömülü olarak toplantı masasına uzatabilirsiniz. Biz öncelikle cihazları test etmek için hızlıdan kurulum yaptık. Aslında kurulum dediğimiz cihazı televizyonun üstüne koyduk, adaptörü fişe taktık ve USB kablosunu da bilgisayarımıza. Hepsi bu kadar!

Group ise MeetUp’ a göre biraz daha parçalı, ama onun da kurulumu son derece kolay. Temel olarak küçük bir Hub hem mikrofon hem de kameraya bağlanıyor, Hub’ dan çıkan USB kablo ise bilgisayarınıza.

Eğer yine de detay görmek isterseniz bu video çok güzel bir sunum paylaşıyor sizlerle.

https://www.youtube.com/watch?v=k_a5aRY3SPA

Sonuçlar ise gayet başarılı;

Bu görüntü küçük toplantı odasından, Yunus’ un bulunduğu odaya Group kurulmuş durumda.

Burası ise 20 metre karelik ana toplantı odamız, dikkat ederseniz görüş açısı inanılmaz yüksek. Zaten 120 derece olduğunu paylaşmıştık.

Aşağıdaki görsel ise Microsoft Türkiye ofisinde gerçekleştirdiğimiz etkinlik’ ten aldığımız görüntüler. Birisi malum katılanların bildiği 75 kişilik salon.

Tabiki 75 kişilik bir etkinlik toplantı değil sunum olur, ama bunu paylaşmamdaki ana sebep aslında kameranın doğru açı ile bu kadar büyük bir salonun tamamına yakını alabildiğidir.

Aşağıdaki görüntü ise 25 kişilik bir toplantı odasındaki Meetup’ dan bir görüntü;

Özetle, malum dijital ortamda gerçekleştirilen toplantılar üretkenlik adına çok büyük bir önem taşıyor. Hem Green IT başlığı altında daha az seyahat edip karbon salınımını düşürmek, hem de iş ortamında üretkenliği arttıran zaman kazanımı sayesinde uzun yıllardır popülerliğini koruyor. Fakat pahalı ve karmaşık donanımlar ile yapılan toplantı odası çözümlerinin bir yerdeki başarısızlığı şirketleri bu konuda biraz isteksiz hale getirmiş durumda. Ancak Logitech gibi son derece pratik ürünlere sahip üreticiler ve tabiki Office 365 gibi bulut temelli platformlar sayesinde (şirketlerin video konferans yapmak için herhangi bir IT alt yapısına ihtiyaç duymuyor olması) şirketlerin işi son derece kolaylaşmıştır.

Umarım sizler için faydalı bir makale olmuştur, önerim mutlaka bu tür projeler için öncelikle cihazları denemenizdir, bu sayede gerçekten iş ihtiyacınız için en doğru ürünü almanız kolaylaşacaktır.