Ofis

Custom Maintenance Wizard ve Office 2003/2007 Özelleştirmeleri

Gokhan SENYUZ — Thu, 03 Apr 2008 20:31:00 GMT

Bir Exchange organizasyonunuz var. Kullanıcılarınız şirket içi ve şirket dışı elektronik haberleşme için Exchange sunucunuzu kullanıyorlar. Yoğun bir mail trafiğiniz var. Bu durumda mailleri depolamak için iki farklı yöntem kullanabilirsiniz. Exchange üzerinde mailbox kullanabilirsiniz ki bu durumda tüm mail öğeleri Exchange sunucunuz üzerindeki veritabanında tutulur. Diğer yöntemde ise her kullanıcı kendi kullandığı bilgisayarda yerel olarak bir PST veritabanında tüm mail öğelerini tutabilir.

Her iki uygulamanın da kendi içlerinde avantajları ve dezavantajları bulunmaktadır. Örneğin Exchange 2003 Standart sürüm kullanıyorsanız ve kullanıcılarınız maillerini mailbox’ta tutuyorlarsa bir süre sonra veritabanınız maksimum limit sınırına gelecektir. Tersi durumda yani lokalde PST dosyası kullanırsanız, Outlook 2003’ten itibaren kullanılan Unicode PST dosyalarının boyut limiti teorik 20 gigabyte’tır. Aynı şekilde yoğun mail kullanan kullanıcılar bu kadar yüksek boyutlu veritabanı dosyasını çalıştırırken sorun yaşayabilirler, PST dosyası bozulabilir, farklı bilgisayarlarda kullanım zorlukları çıkabilir.

Bu noktada şirketinizin gereksinimlerine göre tercihlerinizi belirleyebilirsiniz. Peki, tüm kullanıcılarınızın Default Delivery Location (Gelen mailin teslim edileceği konum) bilgisini değiştirmek isterseniz, bunu nasıl gerçekleştireceksiniz? Her kullanıcıya bunu nasıl yapacaklarını anlatan bilgi maili mi atacaksınız, tek tek gidip her bilgisayarda siz mi değiştireceksiniz?

Microsoft Outlook 2003 ya da 2007 yazılımları üzerinde hali hazırda kurulu ve kullanılan sistemlerde toplu olarak Default Delivery Location’ı Mailbox olarak ayarlamak için Office Resource Kit ile beraber gelen Custom Maintenance Wizard’ı kullanabiliriz. CMW uygulamasını sadece bir profil dosyası oluşturmak için kullanacağız. Bunun için;

1- Office Resource kiti herhangi bir işletim sistemi üzerine kuralım. ORK dosyasını indirmek için
http://download.microsoft.com/download/0/e/d/0eda9ae6-f5c9-44be-98c7-ccc3016a296a/ork.exe linkini kullanabilirsiniz.

2- Kurulum tamamlandıktan sonra Start---All Programs---Microsoft Office----Microsoft Office Tools---Microsoft Office 2003 Resource Kit---Custom Maintenance Wizard uygulamasını çalıştıralım.

3- Sihirbazda direkt olarak ikinci adıma geçebiliriz. Burada Office 2003 kurulum klasöründeki Pro11.msi dosyasını göstermemiz gerekiyor. Bunu sihirbazı çalıştırdığımız bilgisayara kurulum dosyalarını kopyalayarak gösterebileceğimiz gibi sunucular üzerinde kurulum dosyaları varsa bunları da gösterebiliriz.

4- Üçüncü adımda Create a New CMW File komutunu verip devam edeceğiz.

5- Dördüncü adımda CMW dosyasını kayıt edeceğimiz yeri ve dosya adını belirliyoruz. Gerçekte bir CMW dosyası yaratmayacağımız için buradaki bilgiler çok önemli değil bizler için.

6- On ikinci adıma kadar hiçbir ayarı değiştirmeden devam edeceğiz. 12. Adımda Modify Profile komutunu vereceğiz.

7- On üçüncü adımda Configure An Exchange Connection ayarını seçeceğiz. User Name kutusunda varsayılan olarak %username% ayarı vardır. Bu ayarla oturum açan kullanıcı adına atanmış mail hesabını alıyor. Exchange Server kutusuna Exchange sunucumuzun adını yazacağız. Bu ekranda en önemli alan Overwrite existing Exchange Settings if an Exchange Connection exists (only applies when modifying profile) kutusu. Bu kutunun işaretli olması gerekiyor. Diğer ayarlar değiştirilebilir ya da varsayılanda bırakılabilir.

8- On dördünce ekran Customize additional Outlook profile and account information ayarını seçeceğiz. Bu ayarı seçtikten sonra alt bölümde etkinleşecek Deliver new mail to the following location kutusunda Exchange server’ı seçeceğiz.

9- On beşinci ekranda Export Profile Settings butonuna tıklayarak şimdiye kadar yaptığımız Outlook profil ayarlarını PRF uzantılı profil dosyasına kaydedeceğiz. Böylece daha sonra bu ayarları Outlook içerisine alacağız.

10- Bu noktadan sonra CM Wizard ile ilgili bu işlem için yapacağımız bir uygulama yok, dolayısıyla devam etmeden direkt olarak sihirbazı kapatabiliriz.

Daha sonra istemci üzerinde Outlook kapalıyken örnek olarak

Outlook.exe /ImportPRF C:\Dosya_Adi.prf ya da

Outlook.exe /ImportPRF \\sunucu_adi\Paylasim\dosya_adi.prf

Komutlarını çalıştırarak oluşturduğumuz profil dosyasını import edebilir ve yaptığımız ayarları uygulayabiliriz. Dosya ve komut hem Outlook 2003 hem de Outlook 2007 sürümlerinde çalışmaktadır. İstenirse PRF dosyası sunucu üzerinde bir paylaşıma konularak Logon script aracılığıyla komutlar kullanılarak istenilen clientlara dağıtılabilir. Benim önerim ilk etapta production ortamından önce test sistemlerinde denemenizdir.

Custom Maintenance Wizard ile tüm Office kurulumunuza hükmedebilirsiniz, bunun için CMW aracını iyice incelemenizi ayrıca öneririm. İstediğiniz registry ayarlarını ekleyebilir, var olan kurulu Office bileşenlerini uzaktan kaldırabilir, profil, organizasyon bilgilerini değiştirebilirsiniz. Oldukça ayrıntılı bir shirbazdır Custom Maintenance Wizard ve özellikle kurulmuş Office sistemlerinde yapmak istediğiniz değişiklikler için sizin oldukça fazla zamanınızı kurtaracaktır.

Word ve Excel Belgeleri uzerinde IRM Uygulaması

Gokhan SENYUZ — Wed, 26 Mar 2008 19:22:00 GMT

Word ve Excel belgelerinin yazdırılamaması, kopyalanamaması, ekran görüntüsünün alınamaması vs. gibi sınırlandırmaların yapılabilmesi için Office 2003 ile beraber gelen IRM özelliği kullanılabilir. Bunu yapabilmek için;

1- Ücretsiz .Net hesabı kullanılabilir ki bu hizmet sınırlı imkanlar ve süre sunar.

2- Windows 2003 Server üzerinde RMS server kullanılabilir.

Bu belge üzerinde 1. yöntemin uygulamasını göreceğiz.

Word üzerinde IRM uygulaması (Excel üzerinde de geçerlidir.)

1- Word üzerinde belgemizi hazırlamayı tamamladıktan sonra File menüsünden Permissions seçeneğine gelip “Restrict permissions as” seçeneğini işaretliyoruz.

2- Karşımıza gelen ekranda belge üzerinde sınırlama yapacak yani belgenin sahibi konumunda olacak .Net hesabını belirtmeliyiz. Bu hizmeti ücretsiz olarak kullanacağımız için ayarları ekran görüntüsünde ki gibi yapacağız.

3- Bir sonra ki ekran da kullanacağımız .Net hesabı zaten mevcutsa bunu belirteceğiz, eğer mevcut değil ise ikinci seçenekten devam edebiliriz. Biz zaten var olan bir hesabı kullanacağız.

4- Bir sonraki ekranda oturum açacağımız .Net hesabını ve parolasını yazıyoruz.

5- Bir Sonraki ekranda ise IRM özelliklerini kullanacağımız yine aynı .Net hesabı ve parolasını belirtiyoruz.

6- Bir sonra ki ekranda IRM için kullanılacak sertifika türünü tercih etmeliyiz. Standart tür sertifika seçersek MS’in belirlediği süre boyunca bu sertifika kullanılabilir olacaktır, bu süre içerisinde tekrar tekrar sertifika yenileme işlemine gerek kalmamaktadır. Temporary sertifika ise sadece o anda üzerinde çalışılan belge için geçerli olup, diğer belgeler için yukarıda ki prosedür tekrar uygulanmalıdır.

7- Bir sonraki adımda sertifika sunucudan sisteminize yüklenir.

8- Son adımda işlem tamamlanmıştır ve FINISH butonu ile sonlandırabiliriz. Sonrasında sertifika ve oturum açma bilgilerinin doğruluğu sınanır.

9- Bu aşamadan sonra File menüsünden Restrict permissions as menüsünü kullanarak izinler tanımlayabiliriz.

Bu ekranda işlem yaparken en üstte bulunan “Restrict permission to this document” ayar kutusu işaretli olmalı. Bu ekranda iki ana başlık altında izin verebiliyoruz;

Read(OKUMA): Bu izne sahip kullanıcılar belgeyi sadece görüntüleyebilirler, ama belge içeriğini değiştiremez, kopyalayamaz ve yazdıramazlar.

Change(DEĞİŞTİRMEK): Bu izne sahip kullanıcılar belgeyi okuyabilir, düzenleyebilir ve değişiklikleri kaydedebilir ancak yazdıramaz.

İleri düzey izinler için “More Options” butonuna basarak bir sonraki ekrana geçebiliriz.

10- More Options ekranında belge için izin verdiğimiz tüm kullanıcıları görüntüleyebilir, yeni kullanıcı ekleyebilir ya da var olan kullanıcıları silebiliriz.

Ayrıca bu ekran içerisinde belgenin hangi tarihe kadar geçerli olacağını belirleyebiliriz. Bu tarihten sonra belge açılmayacaktır. “Print content” seçeneği ile belgenin yazdırılabilmesine izin verebiliriz. Varsayılan olarak bu seçenek işaretsizdir. Ayrıca dosyalarda okuma izni olan kullanıcılara içeriği kopyalama izni de verebiliriz. Varsayılanda bu izinde işaretsizdir.

Bu ekranda da istediğimiz düzenlemeleri yaptıktan sonra belgemizi kaydedip, kapatabiliriz.

NOT: Bu ekranda yapılan değişiklikler TÜM kullanıcıları kapsar. Örneğin yazdırma izni verildiğinde bu READ izni olan kullanıcılara da yazdırma izni verecektir.

BELGELERİN DİĞER KULLANICILARDA AÇILMASI

Bundan sonra ki aşamada dosyamızı herhangi bir mail istemcisi ya da web mail üzerinden gönderebiliriz. Gönderdiğimiz kişiler bu dosyayı açmak istediklerinde dosya içeriğinin sınırlandırıldığına dair bir uyarı alacaklardır. Bu uyarıdan sonra eğer bilgisayarlarında Windows Rights Management Client (WRMC) yüklü değilse, bu yazılımın yüklenmesi için yönlendirecektir. Windows RM client’in son sürümünü Bu adresten bilgisayarınıza yüklenebilir.

WRMC sisteme bir kere yüklenmesi yeterli olacaktır. WRMC sisteme yüklendikten sonra belge açılmak istendiğinde aşağıdaki uyarı ekranı çıkacaktır.

Bu uyarıyı alıcı OK butonu ile geçtikten sonra 2 -3-4-5-6. adımlarda kimlik doğrulama işlemlerini gerçekleştirmelidir.

Kimlik doğrulama işlemlerinden sonra belge açılacaktır. Kullanıcı belgeyi izin verildiği ölçüde kullanabilecektir. Kullanıcı isterse izinlerini “View my permissions” linkine basarak görüntüleyebilir. Aşağıda iki farklı kullanıcı için farklı izinler görüntülenmiştir.

Eğer IRM ile erişimi sınırlandırılan belgeler SPS üzerinde ki web sitesi üzerine upload edilirse erişim yapmak isteyen kullanıcı yukarıda ki adımlardaki kimlik doğrulama işlemlerinin aynısı gerçekleştirerek belgeleri açacaktır. Eğer kimlik doğrulama bilgileri girilemezse belge açılmayacaktır.

Gökhan ŞENYÜZ

Microsoft PSS

Customer Support Engineer

Mail Merge - Adres ve Mektup Birleştirme

Gokhan SENYUZ — Wed, 26 Mar 2008 19:18:32 GMT

Mail merge Office programının 2000 versiyonundan beri var olan bir özellik. Kısaca bahsetmek gerekirse elinizde bir adres veritabanı var ve siz bu kişilere mail, faks(faks sadece 2000 de desteklenir)etiket yazdırma gibi işlemler yapmak istiyorsunuz ama bunlarla tek tek uğraşmak istemiyorsunuz. Günümüzde bu durum daha çok mail gönderimi yolu ile yapıldığı için mail merge işlemine değinmek istiyorum.

1- Belgenin hazırlanması:

Word içerisinde bir belge oluşturun. Bu belge örnekteki gibi diyelim ki SAYIN cümlesi ile başlıyor, sizde istiyorsunuz ki SAYIN kelimesinin yanına Outlook adres defterinizde ki kişilerinizin adı soyadı gelsin otomatik olarak.

2- Mail merge işlemine başlamak için Araçlar---Mektuplar ve postalar---Adres ve mektup birleştirmeyi seçiyoruz.

3- Sağ tarafta mail merge işlemini gerçekleştireceğimiz 6 adımlık bir bölüm açılacak, işlem kolayca buradan yapılacaktır. Burada e-posta göndereceğimiz için e-posta iletilerini seçiyoruz, diğer seçeneklerde kullanım olarak hemen hemen burada anlatılanlardan farklı değildir.

4- Bir sonraki adımda mail merge yapılacak belgeyi soracak. Biz elimizdeki belgeyi kullanacağımız için “GEÇERLİ BELGEYİ KULLAN” seçeneğini işaretleyip devam edeceğiz. Şablon veya daha önceden hazırladığınız bir belgede kullanabilirsiniz.

5- Bir sonraki adımda adres veri tabanımızı seçeceğiz. Burada benim tavsiyem varsa Outlook adres defteri kullanmak ya da bir Excel dosyasında oluşturacağınız veri tabanını kullanmak. Ben burada Outlook adres defteri üzerinden gideceğim. Outlook da birden fazla adres defteriniz varsa size gelen listeden seçmelisiniz ve bir sonraki adıma geçmelisiniz.

6- Bir sonraki adıma geçtiğinizde aşağıda ki kontrol ekranı gelecek. Buradan seçtiğiniz adres defterindeki kişiler listelenecek. Bilgilerin doğru olduğuna ve tüm alıcıların işaretli olduğuna emin olun.

7- Bu bölüm çok önemli. Postamızda mail merge in nimetlerinden faydalanma zamanı geldi. Burada hangi bölümlere veri tabanından bilgi aktarılacaksa onları seçiyoruz. Burada ben mektubumda SAYIN kelimesinden sonra göndereceğim kişinin ADI ve SOYAD’ının gelmesini istediğim için bu alanları ekliyorum. Bunun için ilk önce SAYIN kelimesine bir boşluk bırakıyorum ve cursor’un orada kalmasını sağlıyorum. Sonra Ek öğeler bölümünden FIRST ile adını seçip ekle diyorum ve kapat diyorum. Sonra gelen <<first>> alanına bir boşluk veriyorum ve ek öğelerden LAST ile soyadını ekliyorum ve kapat ile menüyü kapatıyorum. Görünüm aşağıdaki gibi. Bir sonraki ön izleme alanına geçebilirsiniz.

8- Bir sonraki aşamada postanızın ön izlemesini ilk adres için göreceksiniz. İsterseniz Alıcı butonu ile diğer alıcıları kontrol edebilirsiniz. Ön izleme yaptıktan sonra son adıma geçebilirsiniz.

9- Son ekranda Birleştir butonunun altındaki e-posta linkine tıkladığınızda e-postayla birleştir menüsü gelecek. Bu bölümünde kime bölümüne Email adres field ının seçin. Konuya istediğiniz konu başlığını seçin , posta biçimi olarak HTML tercih edin ve Tümü seçili iken Tamam’a basın.

Tamam dedikten sonra belgeniz ilgili alıcılara Outlook tarafından gönderilecektir. Takibini Outlookda giden kutusu ve gönderilmiş öğelerden yapabilirsiniz.

Ufak bir not Outlookdan gönderirken “başka bir program sizin yerinize mail göndermek istiyor” gibi bir hata alabilirsiniz bunun için http://www.contextmagic.com/express-clickyes/ bu adresteki ufak programı yükleyip çalıştırabilirsiniz. Programcık sizin yerinize otomatik olarak evet diyecektir. İlgili hata mesajlarıda sayfada bulunuyor. Ayrıca mail merge yapabilmek için mutlaka Word ve Outlook sürümleri birbirleri ile aynı sürüm ve dil özelliklerine sahip olmalıdır.